Tổng hợp 10+ mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn 2026, có file Word

Khi có nhu cầu chấm dứt công việc tại một doanh nghiệp hoặc tổ chức, người lao động thường cần chuẩn bị đơn xin nghỉ việc để thông báo nguyện vọng và tạo điều kiện cho quá trình bàn giao. Một lá đơn được trình bày rõ ràng, lịch sự không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn góp phần hạn chế những vướng mắc trong quá trình nghỉ việc. Trong bài viết dưới đây, Luật Trí Minh sẽ tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ việc thông dụng năm 2026, đồng thời hướng dẫn cách viết và những lưu ý quan trọng theo quy định hiện hành.

1. Đơn xin nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là văn bản do người lao động lập để thông báo hoặc đề nghị chấm dứt quan hệ lao động với doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức đang làm việc. Nội dung đơn thường bao gồm thông tin cá nhân, vị trí công tác, lý do nghỉ việc, thời điểm dự kiến nghỉ và kế hoạch bàn giao công việc.

Thông qua đơn xin nghỉ việc, người sử dụng lao động có thể nắm bắt nguyện vọng của nhân sự, chủ động sắp xếp người thay thế và tổ chức bàn giao công việc phù hợp.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng pháp luật lao động không bắt buộc mọi trường hợp nghỉ việc đều phải sử dụng một mẫu đơn cố định. Tùy từng trường hợp, người lao động có thể thực hiện việc thông báo chấm dứt hợp đồng lao động bằng văn bản hoặc hình thức phù hợp với quy định và thỏa thuận giữa các bên.

2. Tổng hợp 10+ mẫu đơn xin nghỉ việc thông dụng năm 2026

Tùy theo hoàn cảnh cá nhân, tính chất công việc và quy định của từng doanh nghiệp, người lao động có thể lựa chọn mẫu đơn xin nghỉ việc phù hợp. Dưới đây là một số mẫu thường được sử dụng hiện nay.

2.1. Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn

2.2. Mẫu đơn xin nghỉ việc công ty đơn giản

2,3. Mẫu đơn xin nghỉ việc theo Nghị định 154/2025/NĐ-CP

2.4. Mẫu đơn xin nghỉ việc của Giáo viên

2.5. Mẫu đơn xin thôi việc của công nhân

2.6. Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do sức khỏe

2.7. Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do gia đình

2.8. Mẫu đơn xin nghỉ việc do thay đổi mục tiêu nghề nghiệp

2.9. Mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

2.10. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh/song ngữ

3. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn, chuyên nghiệp

Một mẫu đơn xin nghỉ việc không cần quá dài nhưng phải thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết, trình bày rõ ràng và sử dụng ngôn ngữ phù hợp. Khi soạn đơn, người lao động có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.

3.1. Phần mở đầu đơn xin nghỉ việc

Đối với mẫu đơn hành chính thông dụng, phần đầu thường bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề “ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC”.

Tiếp theo là mục kính gửi, ghi rõ tên doanh nghiệp, Ban Giám đốc, phòng nhân sự hoặc người có trách nhiệm tiếp nhận đơn.

Nếu sử dụng email thông báo nghỉ việc, người lao động có thể trình bày theo hình thức thư công việc mà không nhất thiết phải có quốc hiệu, tiêu ngữ.

3.2. Thông tin cá nhân của người làm đơn

Phần này cần cung cấp những thông tin cơ bản để doanh nghiệp xác định người gửi và vị trí đang đảm nhận, bao gồm:

• Họ và tên: Ghi đầy đủ, chính xác theo hồ sơ nhân sự.
• Chức vụ: Nêu rõ vị trí công việc hiện tại.
• Bộ phận công tác: Ghi tên phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc.
• Mã nhân viên: Bổ sung nếu doanh nghiệp có sử dụng hệ thống quản lý nhân sự.

Các thông tin cần thống nhất với hồ sơ lao động để thuận tiện cho việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục nghỉ việc.

3.3. Lý do xin nghỉ việc

Đây là phần thể hiện nguyên nhân người lao động mong muốn chấm dứt công việc. Tùy từng hoàn cảnh, có thể trình bày lý do liên quan đến sức khỏe, gia đình, thay đổi nơi cư trú hoặc định hướng nghề nghiệp.

Người lao động nên sử dụng ngôn ngữ trung thực, lịch sự và tránh những cách diễn đạt mang tính chỉ trích cá nhân hoặc doanh nghiệp. Đối với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định, người lao động không bắt buộc phải có lý do nghỉ việc, trừ những trường hợp pháp luật quy định khác.

3.4. Thời gian nghỉ việc và kế hoạch bàn giao

Người làm đơn cần ghi rõ ngày dự kiến nghỉ việc hoặc ngày làm việc cuối cùng. Thời điểm này phải được xác định trên cơ sở thời hạn báo trước theo quy định pháp luật hoặc thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.

Bên cạnh đó, nên thể hiện tinh thần trách nhiệm thông qua việc hoàn thành những công việc còn lại, bàn giao hồ sơ, tài liệu và tài sản của doanh nghiệp.

3.5. Lời cảm ơn và chữ ký

Phần cuối đơn nên có lời cảm ơn gửi đến Ban lãnh đạo, người quản lý và đồng nghiệp đã hỗ trợ trong quá trình làm việc.

Sau đó, người lao động ghi ngày lập đơn, ký và ghi rõ họ tên nếu nộp bản giấy. Đối với hình thức điện tử, việc xác nhận và gửi thông báo cần phù hợp với quy định, thỏa thuận và phương thức liên lạc được các bên chấp nhận.

4. Quy định về thời gian báo trước khi nghỉ việc năm 2026

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng thông thường phải bảo đảm thời hạn báo trước phù hợp với loại hợp đồng.

Loại hợp đồng lao động	Thời gian báo trước thông thường
Hợp đồng không xác định thời hạn	Ít nhất 45 ngày
Hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng	Ít nhất 30 ngày
Hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng	Ít nhất 03 ngày làm việc
Một số ngành, nghề, công việc đặc thù	Theo quy định riêng

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định một số trường hợp người lao động được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước, chẳng hạn:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật cho phép.
• Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn, trừ trường hợp ngoại lệ theo quy định.
• Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập, nhục mạ hoặc có hành vi làm ảnh hưởng đến sức khỏe, nhân phẩm, danh dự.
• Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo trường hợp được quy định tại Điều 138 Bộ luật Lao động.
• Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
• Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực theo quy định, làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động.

Lưu ý: Không phải mọi trường hợp nghỉ việc vì lý do sức khỏe hoặc cá nhân đều được miễn thời hạn báo trước. Người lao động cần đối chiếu hoàn cảnh thực tế với quy định áp dụng để tránh phát sinh tranh chấp.

5. Những lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ việc

Để quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi và hạn chế những sai sót không đáng có, người lao động nên chú ý một số vấn đề sau:

• Trình bày ngắn gọn: Nội dung đơn nên tập trung vào những thông tin cần thiết, thông thường chỉ cần khoảng một trang A4.
• Sử dụng ngôn ngữ lịch sự: Cách diễn đạt cần rõ ràng, nghiêm túc, tránh thể hiện cảm xúc tiêu cực hoặc sử dụng từ ngữ thiếu chuyên nghiệp.
• Kiểm tra thời hạn báo trước: Xác định đúng loại hợp đồng và quy định áp dụng trước khi ghi ngày nghỉ dự kiến.
• Thực hiện bàn giao công việc: Chủ động bàn giao tài liệu, hồ sơ, tài sản và những nhiệm vụ còn dang dở theo trách nhiệm liên quan.
• Lưu lại bằng chứng thông báo: Nên giữ bản sao đơn, email hoặc xác nhận tiếp nhận để có căn cứ khi cần thiết.
• Kiểm tra các quyền lợi liên quan: Quan tâm đến tiền lương, ngày phép năm chưa nghỉ, bảo hiểm và những khoản thanh toán khác theo quy định.

6. Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn xin nghỉ việc (FAQs)

6.1. Đơn xin nghỉ việc có bắt buộc phải viết tay không?

Không. Pháp luật không quy định chung rằng đơn xin nghỉ việc phải viết tay. Người lao động có thể đánh máy, viết tay hoặc sử dụng hình thức thông báo phù hợp với quy định và thỏa thuận áp dụng.

6.2. Nộp đơn xin nghỉ việc nhưng công ty không duyệt thì có được nghỉ không?

Có thể. Nếu người lao động thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định, việc nghỉ không phụ thuộc vào sự chấp thuận của công ty. Tuy nhiên, cần bảo đảm thời hạn báo trước hoặc thuộc trường hợp được miễn báo trước.

6.3. Có thể xin nghỉ việc ngay trong ngày không?

Có thể nếu hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng hoặc người lao động thuộc trường hợp được đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước. Những trường hợp khác phải tuân thủ thời hạn báo trước theo quy định.

6.4. Có cần ghi rõ lý do trong đơn xin nghỉ việc không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc ghi lý do. Tuy nhiên, người lao động có thể trình bày ngắn gọn để doanh nghiệp hiểu rõ nguyện vọng và thuận tiện trong quá trình tiếp nhận, xử lý thủ tục.

Trên đây là tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn năm 2026 cùng hướng dẫn cách viết và những quy định cần lưu ý. Việc chuẩn bị đơn rõ ràng, lựa chọn thời điểm nghỉ phù hợp và thực hiện đầy đủ trách nhiệm bàn giao sẽ góp phần bảo đảm quá trình chấm dứt quan hệ lao động diễn ra thuận lợi. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh