Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động là văn bản quan trọng trong doanh nghiệp, nhằm điều chỉnh hành vi của người lao động và người sử dụng lao động, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả. Đây không chỉ là công cụ quản lý nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp lao động. Vậy những công ty nào phải thực hiện? Thủ tục đăng ký nội quy lao động và thủ tục đăng ký nội quy lao động như thế nào? Mời bạn đọc cùng Luật Trí Minh tìm hiểu qua bài viết dưới đây:

1. Đối tượng phải đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải ban hành và đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Đối với doanh nghiệp có dưới 10 lao động, việc ban hành nội quy lao động bằng văn bản là không bắt buộc và không cần đăng ký.

2. Thời hạn đăng ký nội quy lao động

Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền.

3. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 Hồ sơ đăng ký bao gồm: 

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
• Bản nội quy lao động đã ban hành.
• Biên bản tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có).
• Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến tại cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.

4. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Thủ tục đăng ký nội quy lao động bao gồm các bước sau:

– Bước 1: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Người sử dụng lao động phải lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành nội quy. Quá trình này cần được lập biên bản để làm căn cứ.

– Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

– Bước 3: Nhận kết quả từ cơ quan quản lý

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ ban hành thông báo đăng ký nội quy lao động. Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Bước 4: Phổ biến nội quy lao động

Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

3. Nội dung chính trong nội quy lao động

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động phải bao gồm các nội dung bắt buộc sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định về giờ làm việc, nghỉ giữa ca, ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ lễ, nghỉ phép năm.
• Trật tự tại nơi làm việc: Các quy tắc ứng xử, kỷ luật cần tuân thủ trong quá trình làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động: Quy định đảm bảo sức khỏe, an toàn cho người lao động.
• Phòng, chống quấy rối tình dục: Quy định về hành vi bị cấm, biện pháp xử lý vi phạm.
• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, công nghệ: Quy định bảo vệ tài sản, thông tin của doanh nghiệp.
• Hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý: Các hành vi bị coi là vi phạm (ví dụ: đi muộn, không tuân thủ quy định) và hình thức xử lý (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải).
• Trách nhiệm vật chất: Quy định về bồi thường thiệt hại do vi phạm gây ra.

Ngoài các nội dung bắt buộc trên, doanh nghiệp có thể bổ sung các quy định khác phù hợp với đặc thù hoạt động, không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan.

4. Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký nội quy lao động

Khi tiến hành thủ tục đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau để đảm bảo đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý:

• Nội quy phải phù hợp với pháp luật hiện hành: Nội dung nội quy không được trái với Bộ luật Lao động, các nghị định, thông tư hướng dẫn. Đặc biệt, không được đưa vào những quy định làm giảm quyền lợi của người lao động so với luật định.
• Chỉ bắt buộc đăng ký khi có từ 10 lao động trở lên: Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc đăng ký nội quy lao động, nhưng nếu có ban hành bằng văn bản thì vẫn phải tuân thủ đúng quy định pháp luật.
• Phải có ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có): Trước khi gửi đăng ký, nội quy lao động cần được tổ chức công đoàn cơ sở hoặc đại diện người lao động tại cơ sở góp ý bằng văn bản.
• Thời hạn gửi hồ sơ đăng ký: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký ban hành nội quy. Quá thời hạn này có thể bị xử phạt hành chính.
• Phổ biến nội quy sau khi được đăng ký: Sau khi được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, doanh nghiệp có trách nhiệm phổ biến nội quy tới toàn bộ người lao động bằng hình thức phù hợp (niêm yết, bản in, email…).
• Xử phạt khi không đăng ký nội quy lao động: Nếu không đăng ký nội quy đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

5. Dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký nội quy lao động tại Luật Trí Minh

Việc soạn thảo và đăng ký nội quy lao động đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu quy định pháp luật, thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục này, Luật Trí Minh sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ.

• Tư vấn điều kiện, đối tượng phải đăng ký nội quy lao động
• Soạn thảo hoặc rà soát nội quy lao động theo đúng quy định pháp luật
• Góp ý chỉnh sửa nội dung nội quy theo yêu cầu của cơ quan chức năng
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động
• Đại diện khách hàng nộp và nhận kết quả tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

6. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh?

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải tuân thủ ngày càng nhiều quy định pháp luật về lao động, việc lựa chọn một đối tác tư vấn pháp lý chuyên nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý nội bộ. Luật Trí Minh – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn pháp luật doanh nghiệp, sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy giúp doanh nghiệp bạn thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động một cách bài bản, hiệu quả và đúng luật.

✔️ Hơn 15 năm kinh nghiệm – Uy tín được khẳng định: Luật Trí Minh là một trong những đơn vị tư vấn pháp luật lâu năm tại Việt Nam. Với hơn 15 năm đồng hành cùng doanh nghiệp từ nhỏ đến tập đoàn lớn, chúng tôi có kinh nghiệm sâu rộng trong việc xử lý hồ sơ nội quy lao động đúng chuẩn pháp luật và thực tiễn từng ngành nghề.

✔️ Am hiểu đa ngành – Linh hoạt theo từng mô hình doanh nghiệp: Chúng tôi không áp dụng công thức chung cho mọi khách hàng. Mỗi bộ nội quy lao động do Luật Trí Minh xây dựng đều được tùy chỉnh theo đặc thù hoạt động, số lượng nhân sự, văn hóa nội bộ và chiến lược quản trị của từng doanh nghiệp.

✔️ Đội ngũ chuyên gia tận tâm – Giải quyết bài bản mọi tình huống: Đội ngũ luật sư, chuyên viên tư vấn của Luật Trí Minh không chỉ giỏi chuyên môn mà còn tận tâm hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu soạn thảo nội quy, chuẩn bị hồ sơ đăng ký, đến phổ biến và áp dụng trong thực tế. Bất kể tình huống nào phát sinh, chúng tôi đều xử lý nhanh chóng và rõ ràng.

✔️ Hỗ trợ cả doanh nghiệp chưa có công đoàn: Nhiều doanh nghiệp chưa thành lập tổ chức công đoàn thường bối rối khi phải lấy ý kiến góp ý nội quy. Luật Trí Minh sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình với đại diện người lao động, đảm bảo đầy đủ căn cứ pháp lý khi nộp hồ sơ.

✔️ Cam kết xử lý nhanh – Không phát sinh chi phí: Chúng tôi cam kết xử lý trọn gói hồ sơ đúng tiến độ, đúng yêu cầu của cơ quan đăng ký. Mọi chi phí được minh bạch từ đầu, không phát sinh trong quá trình làm việc.

✔️ Hỗ trợ pháp lý hậu đăng ký – Luôn đồng hành cùng doanh nghiệp: Sau khi hoàn tất đăng ký nội quy, Luật Trí Minh vẫn tiếp tục đồng hành với doanh nghiệp trong việc áp dụng nội quy, xử lý vi phạm, tư vấn kỷ luật lao động, tranh chấp nếu có – đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định, đúng pháp luật, đúng định hướng.

Trên đây là những chia sẻ từ Luật Trí Minh về “thủ tục đăng ký nội quy lao động”. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.