Tổng hợp 7+ mẫu đơn xin nghỉ phép, đầy đủ các trường hợp

Khi cần nghỉ làm để giải quyết công việc cá nhân, chăm sóc gia đình hoặc nghỉ ngơi, người lao động thường phải thông báo và thực hiện thủ tục xin nghỉ theo quy định của đơn vị. Việc chuẩn bị mẫu đơn xin nghỉ phép đầy đủ, rõ ràng sẽ tạo thuận lợi cho quá trình xét duyệt và sắp xếp công việc. Trong bài viết dưới đây, Luật Trí Minh sẽ tổng hợp những mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng năm 2026 cùng hướng dẫn cách viết chi tiết để bạn tham khảo.

1. Đơn xin nghỉ phép là gì?

Đơn xin nghỉ phép là văn bản do người lao động, cán bộ, công chức, viên chức hoặc người học lập để đề nghị cơ quan, doanh nghiệp hay nhà trường cho phép tạm nghỉ trong một khoảng thời gian nhất định.

Nội dung đơn thường bao gồm thông tin người xin nghỉ, thời gian nghỉ, lý do, phương án bàn giao công việc (nếu có) và cam kết thực hiện các quy định liên quan.

Tùy từng trường hợp, đơn xin nghỉ phép có thể được sử dụng khi nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương hoặc xin nghỉ học. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp còn áp dụng hình thức đăng ký nghỉ phép trực tuyến thông qua email hoặc phần mềm quản lý nhân sự thay cho đơn giấy.

2. Tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng năm 2026

Dưới đây là những mẫu đơn xin nghỉ phép được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, cơ quan và trường học. Người sử dụng có thể điều chỉnh thông tin, nội dung và cách trình bày cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

2.1. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

2.2. Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty

2.3. Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức

2.4. Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương

2.5. Mẫu đơn xin nghỉ phép đối với giáo viên

2.6. Mẫu đơn xin nghỉ học

2.7. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

3. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn, chuyên nghiệp

Một mẫu đơn xin nghỉ phép không cần trình bày quá dài nhưng phải cung cấp đầy đủ thông tin để người quản lý xem xét và sắp xếp công việc. Khi soạn đơn, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.

3.1. Phần mở đầu đơn xin nghỉ phép

Đối với mẫu đơn theo thể thức hành chính, phần đầu thường bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề “ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP”.

Tiếp theo là mục kính gửi, ghi rõ người hoặc bộ phận có thẩm quyền phê duyệt, chẳng hạn như Ban Giám đốc, Trưởng phòng Nhân sự hoặc người quản lý trực tiếp.

Với các doanh nghiệp sử dụng mẫu nội bộ, người lao động nên ưu tiên trình bày theo biểu mẫu được cung cấp.

3.2. Thông tin người xin nghỉ phép

Người làm đơn cần cung cấp những thông tin cơ bản để đơn vị tiếp nhận xác định đúng người đề nghị nghỉ.

Thông thường, các thông tin bao gồm:

• Họ và tên người xin nghỉ.
• Chức vụ hoặc vị trí công tác.
• Phòng ban, bộ phận làm việc.
• Mã nhân viên hoặc thông tin liên hệ nếu cần thiết.

Các thông tin cần được ghi chính xác, thống nhất với hồ sơ nhân sự hoặc quy định của đơn vị.

3.3. Thời gian và lý do xin nghỉ phép

Đây là phần quan trọng nhất của đơn xin nghỉ phép. Người lao động cần ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tổng số ngày nghỉ dự kiến.

Đối với lý do xin nghỉ, nên trình bày ngắn gọn, trung thực và phù hợp với hoàn cảnh thực tế. Không nhất thiết phải cung cấp quá nhiều thông tin cá nhân nếu không cần thiết.

Ví dụ: “Tôi xin phép nghỉ từ ngày 12/10/2026 đến hết ngày 14/10/2026 để giải quyết công việc gia đình.”

3.4. Kế hoạch bàn giao công việc

Đối với những vị trí có công việc cần xử lý thường xuyên, người lao động nên bổ sung thông tin bàn giao để cấp quản lý chủ động sắp xếp nhân sự.

Nội dung có thể bao gồm người tiếp nhận công việc, các nhiệm vụ đang thực hiện và phương án xử lý những vấn đề phát sinh trong thời gian nghỉ.

Nếu chỉ xin nghỉ ngắn ngày và không có công việc cần bàn giao, phần này có thể được trình bày đơn giản hoặc lược bỏ theo quy định của đơn vị.

3.5. Lời đề nghị và xác nhận

Cuối đơn, người viết cần thể hiện mong muốn được cấp quản lý xem xét, chấp thuận thời gian nghỉ đã đăng ký.

Sau đó ghi ngày lập đơn, ký và ghi rõ họ tên. Với những mẫu đơn giấy có yêu cầu xác nhận từ trưởng bộ phận hoặc phòng nhân sự, cần bổ sung các mục ký duyệt tương ứng.

4. Quy định về chế độ nghỉ phép của người lao động năm 2026

Chế độ nghỉ phép là một trong những quyền lợi quan trọng của người lao động, được pháp luật quy định nhằm bảo đảm thời gian nghỉ ngơi và giải quyết các nhu cầu cá nhân. Tùy theo đối tượng, thời gian làm việc và hình thức nghỉ, số ngày nghỉ phép cũng như các quyền lợi liên quan sẽ có sự khác nhau.

4.1. Một năm được nghỉ phép bao nhiêu ngày?

Theo khoản 1 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho cùng một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Số ngày nghỉ cụ thể như sau:

• 12 ngày làm việc: Áp dụng đối với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày làm việc: Dành cho người lao động chưa thành niên, người khuyết tật hoặc người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày làm việc: Áp dụng đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Bên cạnh đó, Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 quy định cứ đủ 05 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động, người lao động được cộng thêm 01 ngày nghỉ phép năm. Trường hợp làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ sẽ được tính theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc thực tế theo quy định.

Đối với một số nhóm đối tượng khác, chế độ nghỉ được áp dụng như sau:

• Cán bộ, công chức: Được nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, Tết và nghỉ việc riêng theo quy định pháp luật áp dụng.
• Giáo viên: Ngoài các ngày nghỉ lễ, Tết, giáo viên còn có chế độ nghỉ hè và các khoảng thời gian nghỉ khác tùy theo cấp học, loại hình cơ sở giáo dục và quy định hiện hành.
• Học sinh phổ thông: Việc nghỉ học được thực hiện theo nội quy nhà trường. Theo quy định đánh giá học sinh trung học hiện hành, học sinh nghỉ học quá 45 buổi trong một năm học, bao gồm nghỉ có phép và không phép, sẽ không đủ điều kiện lên lớp theo quy định thông thường.

4.2. Nghỉ phép có được đóng bảo hiểm xã hội không?

Việc đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) trong thời gian nghỉ phép phụ thuộc vào hình thức nghỉ và thời gian người lao động không hưởng lương.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, người lao động không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng về nguyên tắc không phải đóng BHXH bắt buộc tháng đó, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận đóng theo quy định.

Cụ thể:

• Nghỉ phép năm có hưởng lương: Người lao động vẫn được hưởng lương theo hợp đồng nên việc nghỉ phép năm thông thường không làm gián đoạn quá trình đóng BHXH.
• Nghỉ không hưởng lương dưới 14 ngày làm việc trong tháng: Người lao động thông thường vẫn thuộc diện đóng BHXH bắt buộc nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.
• Nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng: Tháng đó thường không phải đóng BHXH bắt buộc, trừ trường hợp có thỏa thuận đóng phù hợp với quy định pháp luật.

Vì vậy, trước khi đăng ký nghỉ không hưởng lương dài ngày, người lao động nên trao đổi với bộ phận nhân sự để nắm rõ quyền lợi bảo hiểm trong thời gian nghỉ.

4.3. Không nghỉ hết phép năm có được thanh toán tiền không?

Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được thanh toán tiền lương cho những ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng hoặc chưa nghỉ hết trong trường hợp thôi việc hoặc bị mất việc làm.

Điều này có nghĩa là:

• Trường hợp thôi việc hoặc mất việc làm: Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán tiền lương tương ứng với số ngày phép năm còn lại theo quy định.
• Trường hợp vẫn tiếp tục làm việc: Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải thanh toán tiền cho những ngày phép chưa nghỉ hết chỉ vì người lao động không sử dụng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách có lợi hơn cho người lao động thông qua hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế nội bộ.

4.4. Quy định về cộng dồn ngày nghỉ phép năm

Theo khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để chia ngày nghỉ hằng năm thành nhiều đợt hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.

Như vậy, nếu chưa sử dụng hết số ngày nghỉ phép trong năm, người lao động có thể đề xuất chuyển số ngày còn lại sang năm tiếp theo. Tuy nhiên, việc cộng dồn không được thực hiện tự động mà cần có sự thống nhất với doanh nghiệp.

Chẳng hạn, một công ty quy định nhân viên chỉ được sử dụng ngày phép còn lại của năm trước đến hết tháng 3 năm sau. Trong trường hợp này, người lao động cần tuân thủ quy trình đăng ký và thời hạn sử dụng phép theo quy định nội bộ, trừ khi có thỏa thuận khác với doanh nghiệp.

Do đó, để tránh mất quyền lợi hoặc phát sinh tranh chấp, người lao động nên chủ động theo dõi số ngày phép còn lại, tìm hiểu quy chế nghỉ phép và trao đổi với bộ phận nhân sự trước khi đăng ký nghỉ gộp.

5. Những lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ phép

Để đơn xin nghỉ phép được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người lao động nên chú ý một số vấn đề sau:

• Sử dụng đúng mẫu đơn: Ưu tiên biểu mẫu do doanh nghiệp, cơ quan hoặc nhà trường quy định.
• Ghi rõ thời gian nghỉ: Cung cấp chính xác ngày bắt đầu, ngày kết thúc và số ngày nghỉ đề nghị.
• Trình bày lý do phù hợp: Diễn đạt ngắn gọn, trung thực, tránh đưa vào những thông tin không cần thiết.
• Chủ động bàn giao công việc: Sắp xếp các nhiệm vụ đang thực hiện và trao đổi với người phụ trách trước khi nghỉ.
• Tuân thủ quy trình xét duyệt: Gửi đơn đúng bộ phận, đúng thời hạn theo quy định nội bộ.
• Kiểm tra thông tin trước khi gửi: Rà soát lỗi chính tả, họ tên, ngày tháng và các nội dung liên quan.
• Lưu lại xác nhận nghỉ phép: Giữ email, đơn đã ký duyệt hoặc thông báo trên hệ thống nhân sự để thuận tiện đối chiếu khi cần.

Đối với các trường hợp nghỉ đột xuất, người lao động nên thông báo sớm nhất có thể cho người quản lý và hoàn thiện thủ tục theo quy định áp dụng. 

Trên đây là tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ phép năm 2026 dành cho nhân viên, công nhân, giáo viên, cán bộ, công chức, viên chức và học sinh, sinh viên. Tùy theo mục đích nghỉ và quy định của từng đơn vị, bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp, điều chỉnh nội dung và hoàn thiện các thông tin cần thiết trước khi gửi. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh