Quy trình xử lý kỷ luật lao động và những sai sót phổ biến

Trong quá trình quản lý nhân sự, việc người lao động vi phạm nội quy là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, để tránh rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của cả hai bên, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình xử lý kỷ luật lao động đúng quy định pháp luật. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Luật Trí Minh luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý minh bạch, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định hiện hành.

1. Cơ sở pháp lý

– Bộ luật Lao động năm 2019;

– Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020, hướng dẫn chi tiết thi hành một số nội dung liên quan đến điều kiện làm việc và quan hệ lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.

2. Kỷ luật lao động là gì?

Kỷ luật lao động được hiểu là những biện pháp xử lý do người sử dụng lao động áp dụng đối với người lao động khi họ có hành vi vi phạm các quy định về trật tự, nội quy tại nơi làm việc. Đây là công cụ nhằm duy trì nề nếp, kỷ cương lao động trong doanh nghiệp và được pháp luật quy định rõ tại Bộ luật Lao động năm 2019.

3. Các hình thức kỷ luật lao động

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người sử dụng lao động có thể áp dụng một trong các hình thức kỷ luật sau khi người lao động vi phạm nội quy:

• Khiển trách: Nhắc nhở bằng lời hoặc văn bản về hành vi vi phạm;
  Kéo dài thời hạn nâng lương: Trì hoãn thời điểm xét tăng lương không quá 6 tháng;
• Cách chức: Áp dụng đối với người lao động đang giữ chức vụ khi có vi phạm nghiêm trọng;
• Sa thải: Hình thức kỷ luật cao nhất, chấm dứt hợp đồng lao động trong một số trường hợp được quy định cụ thể.

4. Quy trình xử lý kỷ luật lao động

Trong quan hệ lao động, khi người lao động có hành vi vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp, người sử dụng lao động có quyền tiến hành các biện pháp xử lý kỷ luật lao động theo đúng trình tự, thủ tục được quy định tại Bộ luật Lao động 2019. Dưới đây là các bước cơ bản cần tuân thủ trong quy trình xử lý kỷ luật lao động:

– Bước 1: Lập biên bản vi phạm

Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm nội quy lao động tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động cần lập biên bản ghi nhận vi phạm.

Nếu hành vi vi phạm được phát hiện sau đó, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các bằng chứng để chứng minh lỗi của người lao động.

– Bước 2: Thông báo đến tổ chức đại diện tại cơ sở, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi

Sau khi lập biên bản, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông tin đến tổ chức công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động mà người vi phạm là thành viên.

Trong trường hợp người lao động dưới 15 tuổi, việc thông báo cũng cần gửi đến người đại diện hợp pháp của họ.

– Bước 3: Thu thập chứng cứ chứng minh lỗi (nếu có)

Theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 122 BLLĐ 2019 thì “Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động”. Như vậy trách nhiệm chứng minh lỗi là của Người sử dụng lao động. Trường hợp phát hiện hành vi vi phạm tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm thì Người sử dụng lao động có thể tiến hành lập biên bản vi phạm ngay nhưng trường hợp Người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì phải thực hiện thu thập chứng cứ để chứng minh lỗi của người lao động.

*** Lưu ý: Trong quá trình thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của Người lao động, Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh phù hợp với quy định tại Điều 128 BLLĐ 2019.

“Điều 128. Tạm đình chỉ công việc

1. Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc là thành viên.
2. Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.

Hết thời hạn tạm đình chỉ công việc, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc.

3. Trường hợp người lao động bị xử lý kỷ luật lao động, người lao động cũng không phải trả lại số tiền lương đã tạm ứng.
4. Trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật lao động thì được người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc.”

– Bước 4: Thông báo thông tin về cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 BLLĐ 2019, người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:

+ Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động thông báo các thông tin về cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp gồm tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên, người lao động trong vụ việc, luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa (nếu có), người đại diện theo pháp luật (trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi), bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp, các nội dung thông báo bao gồm:

• Nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động;
• Họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động;
• Hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động.

+ Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, các thành phần phải tham dự họp phải xác nhận tham dự cuộc họp với người sử dụng lao động. 

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.

– Bước 5: Họp xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đúng theo thời gian và địa điểm đã được thông báo trước đó ở bước 4.

Trường hợp có thành phần được mời tham dự nhưng không xác nhận hoặc vắng mặt, cuộc họp vẫn được tiến hành theo kế hoạch.

Việc diễn biến và kết luận cuộc họp phải được lập thành biên bản. Biên bản này cần được đọc lại, thống nhất nội dung và ký xác nhận trước khi cuộc họp kết thúc. Tất cả những người tham dự có trách nhiệm ký vào biên bản.

Nếu có bất kỳ cá nhân nào từ chối ký, người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và nêu lý do không ký (nếu có) trong phần cuối biên bản.

– Bước 6: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật, người có thẩm quyền thực hiện xử lý kỷ luật lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật và gửi văn bản này đến các đối tượng liên quan được nêu tại điểm b, c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.

Điều này đồng nghĩa với việc, dù tổ chức hoặc cá nhân thuộc thành phần mời tham dự cuộc họp không có mặt tại cuộc họp xử lý kỷ luật thì vẫn phải được gửi quyết định xử lý kỷ luật theo quy định.

*** Lưu ý: Người có thẩm quyền ký ban hành quyết định xử lý kỷ luật là người đại diện phía người sử dụng lao động trong giao kết hợp đồng lao động theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động, hoặc người được nêu rõ trong nội quy lao động của doanh nghiệp. (Căn cứ pháp lý: điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

5. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định tại Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật là:

• 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;
• Trường hợp có liên quan đến tài chính, tài sản, hoặc bí mật công nghệ: 12 tháng.

Nếu quá thời hạn trên, doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật lao động.

6. Hậu quả khi xử lý kỷ luật sai quy trình

Việc xử lý kỷ luật lao động không chỉ đòi hỏi sự chính xác trong việc xác định hành vi vi phạm mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, thủ tục theo quy định của pháp luật. Nếu quá trình này bị thực hiện sai lệch, không đúng quy trình, hậu quả sẽ không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn gây ra nhiều hệ lụy pháp lý và tổn thất cho người sử dụng lao động. Dưới đây là những hậu quả cụ thể khi xử lý kỷ luật sai quy trình:

• Quyết định xử lý kỷ luật có thể bị coi là không hợp pháp, không có hiệu lực và bị hủy bỏ.
• Người lao động sẽ không bị áp dụng các hình thức kỷ luật nếu quy trình xử lý sai luật.
• Người sử dụng lao động có thể phải bồi thường thiệt hại về vật chất và tinh thần cho người lao động.
• Người lao động có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện quyết định kỷ luật sai quy trình tại cơ quan chức năng hoặc tòa án lao động.
• Việc xử lý kỷ luật sai quy trình làm ảnh hưởng xấu đến uy tín và môi trường làm việc của doanh nghiệp.
• Làm giảm sự tin tưởng giữa người lao động và người sử dụng lao động, gây tác động tiêu cực đến quan hệ lao động.
• Người sử dụng lao động cần tuân thủ nghiêm túc quy trình xử lý kỷ luật để đảm bảo tính pháp lý và công bằng.

Việc xây dựng và thực hiện đúng quy trình xử lý kỷ luật lao động không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn tạo ra môi trường làm việc công bằng, chuyên nghiệp.. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.