Hình thức kỷ luật lao động theo quy định pháp luật mới nhất

Trong quá trình làm việc, việc tuân thủ nội quy là yếu tố then chốt để duy trì kỷ cương và hiệu quả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi xảy ra vi phạm, người sử dụng lao động cần áp dụng hình thức kỷ luật lao động đúng quy định nhằm đảm bảo tính công bằng và tránh rủi ro pháp lý. Với kinh nghiệm tư vấn pháp luật lao động nhiều năm, Luật Trí Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ các hình thức kỷ luật, điều kiện áp dụng và quy trình xử lý để bảo vệ tối đa quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp.

1. Kỷ luật lao động là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động là hệ thống các quy tắc liên quan đến việc chấp hành thời gian làm việc, quy trình công nghệ và sự điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, được người sử dụng lao động quy định trong nội quy và được pháp luật ghi nhận. 

Việc áp dụng kỷ luật lao động cần bảo đảm nguyên tắc khách quan, công bằng, tuân thủ đúng trình tự – thủ tục và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.

2. Các hình thức kỷ luật lao động hiện hành

Căn cứ Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có thể áp dụng 4 hình thức kỷ luật lao động sau:

2.1. Khiển trách

Khiển trách được xem là hình thức kỷ luật lao động nhẹ nhất theo quy định của pháp luật, áp dụng đối với những hành vi vi phạm lần đầu và chưa gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Mục đích chính của hình thức này không phải là trừng phạt mà nhằm nhắc nhở, răn đe và giúp người lao động nhận thức rõ sai phạm để điều chỉnh hành vi trong tương lai.

Việc khiển trách có thể được thực hiện bằng lời hoặc bằng văn bản, tùy vào tính chất, mức độ vi phạm cũng như quy định cụ thể trong nội quy lao động của từng doanh nghiệp. Trong trường hợp vi phạm được ghi nhận bằng văn bản, biên bản khiển trách phải nêu rõ thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm, ý kiến của các bên và được lưu giữ theo hồ sơ nhân sự để làm cơ sở xem xét nếu tái phạm.

Một số ví dụ điển hình của hành vi có thể bị khiển trách:

• Đi làm muộn hoặc ra về sớm so với giờ làm việc quy định mà không có lý do chính đáng.
• Không tuân thủ quy định về trang phục, bảo hộ lao động tại nơi làm việc.
• Gây mất trật tự, làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc nhưng ở mức độ nhẹ.

2.2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng

Đây là hình thức kỷ luật lao động ở mức độ trung bình, áp dụng đối với người lao động có hành vi vi phạm nghiêm trọng hơn khiển trách, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc hoặc kỷ cương lao động, nhưng chưa đến mức cách chức hoặc sa thải. Mục tiêu của hình thức này là tác động đến quyền lợi về thu nhập để người lao động nhận thức rõ hậu quả của vi phạm và điều chỉnh hành vi.

Việc kéo dài thời hạn nâng lương tối đa 06 tháng phải được quy định rõ trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Doanh nghiệp không được tự ý áp dụng nếu không có căn cứ pháp lý hoặc văn bản nội bộ đã đăng ký hợp lệ.

Một số trường hợp điển hình có thể bị áp dụng hình thức này:

• Người lao động nhiều lần vi phạm nội quy làm việc, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất hoặc chất lượng công việc.
• Không hoàn thành định mức hoặc chỉ tiêu công việc nhiều tháng liên tiếp mà không có lý do chính đáng.
• Vi phạm quy định an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy ở mức gây rủi ro nhưng chưa dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

2.3. Cách chức

Cách chức là hình thức kỷ luật lao động áp dụng cho người lao động đang giữ chức vụ, vị trí quản lý hoặc đảm nhiệm công việc có trách nhiệm cao khi họ vi phạm nội quy ở mức độ nghiêm trọng hơn khiển trách và kéo dài thời hạn nâng lương. Đây là biện pháp nhằm loại bỏ quyền quản lý, điều hành hoặc vị trí chức danh của người lao động, qua đó bảo vệ kỷ cương và uy tín của doanh nghiệp.

Theo quy định pháp luật, việc áp dụng hình thức cách chức phải có căn cứ rõ ràng trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể đã được ban hành và đăng ký hợp lệ. Doanh nghiệp không được áp dụng biện pháp này tùy tiện hoặc cảm tính, vì đây là hình thức kỷ luật tác động mạnh đến vị trí và danh dự của người lao động.

Một số trường hợp có thể bị áp dụng cách chức:

• Quản lý bộ phận vi phạm nghiêm trọng quy định về quản lý tài chính, tài sản của công ty.
• Người đứng đầu đơn vị để xảy ra sai phạm lớn trong vận hành, gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp.
• Lạm dụng chức vụ, quyền hạn để trục lợi hoặc ưu ái cá nhân gây ảnh hưởng đến lợi ích tập thể.

2.4. Sa thải

Sa thải là hình thức kỷ luật lao động nghiêm khắc nhất, dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động ngay lập tức. Biện pháp này chỉ được áp dụng đối với các hành vi vi phạm đặc biệt nghiêm trọng gây ảnh hưởng trực tiếp đến tài sản, uy tín hoặc hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Do mức độ tác động rất lớn đến quyền lợi người lao động, pháp luật quy định chặt chẽ về căn cứ và trình tự áp dụng hình thức này.

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, một số trường hợp sa thải hợp pháp bao gồm:

• Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc có hành vi khác xâm hại nghiêm trọng đến tài sản, danh dự của doanh nghiệp hoặc đồng nghiệp.
• Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng cho người sử dụng lao động.
• Tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên trong vòng 30 ngày hoặc từ 20 ngày cộng dồn trở lên trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.

Lưu ý: Người sử dụng lao động không được sa thải người lao động vì lý do mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi hoặc đang nghỉ ốm đau, tai nạn lao động có xác nhận của cơ sở y tế.

3. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động

Khi tiến hành xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động cần tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể như sau:

• Bảo đảm có mặt của người lao động, tổ chức đại diện người lao động (nếu có), và người bảo vệ quyền lợi (nếu người lao động yêu cầu).
• Phải có biên bản xử lý vi phạm.
• Không xử lý quá thời hiệu 6 tháng kể từ ngày vi phạm (hoặc 12 tháng với hành vi vi phạm trực tiếp liên quan đến tài chính, tài sản).

4. Thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định

Để đảm bảo việc xử lý kỷ luật lao động đúng luật và tránh tranh chấp, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Xác minh và lập biên bản vi phạm

Tiến hành kiểm tra, thu thập thông tin, chứng cứ về hành vi vi phạm.

Lập biên bản ghi nhận sự việc, nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung vi phạm và chữ ký của những người liên quan.

– Bước 2: Thông báo tổ chức họp xử lý kỷ luật

Gửi thông báo bằng văn bản đến người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), và người bảo vệ quyền lợi của người lao động (nếu họ yêu cầu).

Trong thông báo ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung họp và thành phần tham dự.

– Bước 3: Tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật

Đảm bảo có mặt đầy đủ các thành phần theo luật định.

Tiến hành họp, nghe trình bày của các bên, xem xét chứng cứ, và lập biên bản cuộc họp.

– Bước 4: Ra quyết định xử lý kỷ luật

Ban hành quyết định bằng văn bản trong thời hiệu luật định (06 tháng hoặc 12 tháng tùy trường hợp).

Nội dung quyết định phải nêu rõ hình thức kỷ luật, lý do áp dụng và căn cứ pháp luật.

– Bước 5: Gửi quyết định và lưu hồ sơ

Gửi quyết định cho người lao động hoặc thông báo theo phương thức phù hợp.

Lưu trữ toàn bộ hồ sơ, biên bản và quyết định tại doanh nghiệp để làm căn cứ pháp lý khi cần.

5. Rủi ro pháp lý nếu xử lý kỷ luật sai quy trình

Việc áp dụng kỷ luật lao động sai trình tự, thủ tục hoặc không đúng căn cứ pháp luật có thể khiến người sử dụng lao động đối mặt với nhiều hệ quả nghiêm trọng, chẳng hạn:

• Phải bồi thường cho người lao động trong trường hợp sa thải trái pháp luật hoặc xử lý kỷ luật không hợp lệ.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Bị người lao động khởi kiện ra Tòa án hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp lao động.

Để hạn chế tối đa rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Ban hành nội quy lao động rõ ràng, đầy đủ và phù hợp quy định pháp luật, đồng thời đăng ký hợp lệ với cơ quan có thẩm quyền.
• Tổ chức đào tạo, tập huấn cho bộ phận nhân sự, quản lý cấp trung về quy trình xử lý kỷ luật đúng luật.
• Tham khảo ý kiến luật sư hoặc chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng kỷ luật trong những tình huống phức tạp hoặc nhạy cảm.

6. Liên hệ luật sư lao động – Đồng hành cùng doanh nghiệp

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tư vấn và đại diện giải quyết tranh chấp lao động cho hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước, Luật Trí Minh luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp thông qua:

• Soạn thảo và hoàn thiện nội quy lao động bảo đảm tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, phù hợp đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
• Tư vấn và hướng dẫn xử lý vi phạm kỷ luật lao động đúng trình tự, thủ tục, giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ tranh chấp và xử phạt.
• Đại diện bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các vụ việc tranh chấp lao động tại Tòa án, trước Hòa giải viên lao động hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác.

7. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay, việc xử lý kỷ luật lao động không chỉ đơn thuần là áp dụng đúng quy định pháp luật, mà còn là nghệ thuật cân bằng giữa kỷ cương và quyền lợi người lao động. Chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với khiếu nại, tranh chấp tốn kém thời gian và chi phí. Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn Luật Trí Minh làm đối tác pháp lý đồng hành lâu dài.

• Kinh nghiệm chuyên sâu: Sở hữu đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, đã tư vấn và xử lý thành công nhiều vụ việc kỷ luật lao động phức tạp cho doanh nghiệp trong và ngoài nước.
• Giải pháp an toàn pháp lý, phù hợp thực tế: Mọi khuyến nghị đều được cân nhắc kỹ lưỡng, đảm bảo tuân thủ pháp luật nhưng vẫn linh hoạt theo nhu cầu vận hành của từng doanh nghiệp.
• Phản hồi nhanh chóng, hỗ trợ kịp thời: Luôn sẵn sàng đồng hành, giải quyết vấn đề ngay khi phát sinh thông qua nhiều kênh tư vấn trực tiếp và trực tuyến.
• Dịch vụ pháp lý trọn gói: Bao gồm soạn thảo nội quy lao động, hướng dẫn quy trình xử lý, tham gia hòa giải và đại diện tranh tụng.
• Cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối: Mọi dữ liệu, hồ sơ và thông tin nội bộ của doanh nghiệp đều được bảo mật nghiêm ngặt.
• Chi phí hợp lý – minh bạch: Mức phí được xây dựng rõ ràng, không phát sinh ngoài thỏa thuận, đảm bảo tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp.
• Đồng hành lâu dài, phòng ngừa rủi ro: Không chỉ giải quyết tình huống hiện tại, chúng tôi còn giúp doanh nghiệp thiết lập cơ chế quản trị lao động bền vững để hạn chế tranh chấp về sau.

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ các hình thức kỷ luật lao động và cách áp dụng đúng quy định pháp luật nhằm duy trì kỷ cương, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động. Nếu bạn cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ, vui lòng liên hệ với Luật Trí Minh qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được đội ngũ luật sư hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.