Văn phòng đại diện là gì? Chức năng và cơ cấu tổ chức

“Văn phòng đại diện là gì?“ Đây có lẽ là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp đặt ra khi muốn mở rộng quy mô hoạt động nhưng chưa sẵn sàng cho việc thành lập chi nhánh hay công ty mới. Với vai trò là cánh tay nối dài của doanh nghiệp, văn phòng đại diện không chỉ giúp kết nối thương hiệu với khách hàng mà còn hỗ trợ tối ưu trong việc nghiên cứu thị trường. Bài viết dưới đây Luật Trí Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, vai trò và thủ tục  thành lập văn phòng đại diện, từ đó đưa ra quyết định phù hợp cho chiến lược kinh doanh của mình.

Văn phòng đại diện là gì? Con dấu của văn phòng đại diện

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để đại diện cho doanh nghiệp mẹ tại một địa phương hoặc quốc gia khác. Văn phòng này không tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh sinh lợi mà chỉ thực hiện nhiệm vụ xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, hoặc hỗ trợ khách hàng.

Với chức năng hỗ trợ và kết nối, văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng tại khu vực hoạt động. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn thâm nhập thị trường mới mà không cần đầu tư lớn như khi mở chi nhánh.

Về mặt pháp lý, văn phòng đại diện hoạt động theo quy định của pháp luật địa phương và bị giới hạn quyền hạn, không được ký kết hợp đồng kinh doanh. Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp cần tìm hiểu thị trường hoặc tăng cường sự hiện diện thương hiệu mà không cần cam kết kinh doanh trực tiếp.

Vai trò và chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được thành lập chủ yếu để làm cầu nối giữa doanh nghiệp và các đối tác, cung cấp thông tin thị trường, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng tầm ảnh hưởng tại khu vực. Nó thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như nghiên cứu thị trường, theo dõi các hành vi cạnh tranh không lành mạnh, hoặc phát hiện các hành vi vi phạm có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời, văn phòng đại diện cũng thay mặt doanh nghiệp giải quyết các khiếu kiện liên quan đến vi phạm pháp lý.

Với vai trò là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp, văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện các công việc hành chính và hỗ trợ theo yêu cầu của công ty mẹ. Các chức năng chủ yếu bao gồm việc báo cáo với các cơ quan chức năng địa phương, lập các báo cáo tài chính định kỳ, và triển khai các chiến lược phát triển, tăng trưởng kinh doanh tại khu vực hoạt động.

Ngoài ra, văn phòng đại diện còn tham gia vào công tác quản lý, điều phối hoạt động giữa các cơ sở, chi nhánh khác của doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ việc xây dựng hệ thống quản lý và hạch toán kinh tế độc lập. Văn phòng này cũng có trách nhiệm chăm sóc đời sống của cán bộ nhân viên và đảm bảo các hoạt động tuân thủ pháp lý theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật địa phương.

Xem thêm: Công ty cổ phần là gì? Ưu điểm và quy trình thành lập

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện thường được xây dựng theo mô hình đơn giản, phù hợp với mục đích và chức năng của văn phòng trong việc hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ. Cơ cấu này có thể bao gồm một số bộ phận và chức danh chủ yếu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Trưởng văn phòng đại diện là người đứng đầu, có trách nhiệm điều hành tất cả các hoạt động của văn phòng, từ việc triển khai các chiến lược đến việc quản lý nhân sự và duy trì mối quan hệ với đối tác. Dưới trưởng văn phòng, có thể có các bộ phận chuyên trách như phòng hành chính, phòng kinh doanh, và phòng tài chính kế toán. Các bộ phận này giúp văn phòng đại diện hoạt động hiệu quả, phối hợp tốt với các cơ sở, chi nhánh khác và thực hiện các công việc hành chính, giao dịch hoặc hỗ trợ khách hàng.

Ngoài các bộ phận chuyên môn, văn phòng đại diện cũng có thể có các nhân sự hỗ trợ khác như nhân viên tư vấn, trợ lý hành chính, nhân viên quan hệ công chúng, tùy vào quy mô và yêu cầu công việc của từng văn phòng. Cơ cấu tổ chức này có thể linh hoạt, điều chỉnh để phù hợp với hoạt động và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp tại từng thời điểm.

Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động mà không phải đầu tư quá nhiều nguồn lực.

• Tiết kiệm chi phí: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp giảm chi phí so với việc mở chi nhánh hay công ty con, vì không cần phải chịu các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh trực tiếp.
• Mở rộng thị trường: Việc thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác tại thị trường mới mà không cần đầu tư quá nhiều nguồn lực.
• Nghiên cứu thị trường hiệu quả: Văn phòng đại diện cung cấp thông tin và nghiên cứu về thị trường, giúp doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu và xu hướng thị trường để đưa ra các chiến lược phù hợp.
• Duy trì sự hiện diện tại địa phương: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp có mặt tại khu vực mục tiêu, tạo dựng uy tín và sự tin tưởng với khách hàng và đối tác mà không cần đầu tư lớn.
• Thúc đẩy sự phát triển kinh doanh: Văn phòng đại diện hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quảng bá thương hiệu, phát triển mạng lưới khách hàng và đối tác, từ đó giúp mở rộng cơ hội kinh doanh.

Vốn điều lệ của văn phòng đại diện

Vốn điều lệ của văn phòng đại diện không yêu cầu cụ thể như đối với các công ty con hay chi nhánh, vì văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp và không tạo ra doanh thu. Văn phòng đại diện chủ yếu có chức năng liên lạc, hỗ trợ các hoạt động thương mại, nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin và bảo vệ lợi ích cho doanh nghiệp mẹ.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn cần có một số nguồn vốn ban đầu để đảm bảo các chi phí hoạt động cơ bản như chi phí thuê văn phòng, tiền lương nhân viên, chi phí vận hành hành chính, và các khoản chi khác liên quan đến hoạt động của văn phòng. Mức vốn này phụ thuộc vào quy mô và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, nhưng không cần phải đăng ký một mức vốn điều lệ cụ thể với cơ quan chức năng như đối với các công ty kinh doanh.

Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể tự quyết định mức vốn điều lệ cho văn phòng đại diện sao cho phù hợp với nhu cầu và chiến lược phát triển của mình.

Tìm hiểu thêm: Công ty trách nhiệm hữu hạn là gì?

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Việc lựa chọn giữa thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty phụ thuộc vào mục đích, yêu cầu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chỉ muốn xây dựng mối quan hệ với đối tác, khách hàng tại một khu vực mà không có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp hoặc không muốn chịu các trách nhiệm pháp lý của một đơn vị độc lập, thì thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp. Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, không cần vốn điều lệ lớn và không yêu cầu đăng ký các hoạt động kinh doanh. Chức năng chính của văn phòng đại diện là hỗ trợ, nghiên cứu thị trường, và bảo vệ lợi ích của công ty mẹ mà không tham gia vào việc bán hàng hay ký kết hợp đồng.

Trong khi đó, nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô hoạt động, muốn trực tiếp tham gia vào việc sản xuất, phân phối sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ tại một khu vực cụ thể, thì thành lập chi nhánh công ty là lựa chọn hợp lý. Chi nhánh có thể thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tiếp, chịu trách nhiệm tài chính độc lập và có quyền ký kết hợp đồng. Mặc dù chi nhánh cần vốn điều lệ và chi phí hoạt động lớn hơn, nhưng lại mang lại sự linh hoạt trong việc mở rộng thị trường và tối ưu hóa lợi nhuận.

Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Để thành lập văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước và hồ sơ cần thiết:

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Đơn xin thành lập văn phòng đại diện
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Biên bản họp của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (
• CMND/CCCD của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Giấy tờ về địa chỉ của văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Luật Trí Minh xin chia sẻ tới mọi người thủ tục thành lập văn phòng đại diện, cụ thể:

– Bước 1: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện. Sở sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận hoạt động cho văn phòng đại diện.

– Bước 2: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

– Bước 3: Thông báo công khai

Sau khi nhận giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải thông báo công khai về việc thành lập văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Những lưu ý khi hoạt động văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện đi vào hoạt động, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp lý và đạt được hiệu quả trong hoạt động. Dưới đây là các điểm cần lưu ý:

• Văn phòng đại diện phải hoạt động đúng theo các quy định của pháp luật.
• Văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo định kỳ về hoạt động của mình cho trụ sở chính của công ty và các cơ quan nhà nước.
• Địa chỉ văn phòng đại diện phải được duy trì và cập nhật đầy đủ với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các chức năng hỗ trợ như nghiên cứu thị trường, liên lạc, xây dựng thương hiệu, và bảo vệ lợi ích của công ty.
• Mặc dù văn phòng đại diện không thực hiện kinh doanh, nhưng cần có các biện pháp quản lý tài chính hợp lý. 
• Công tác quản lý nhân sự tại văn phòng đại diện cần được chú trọng.

Câu hỏi thường gặp

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện là người chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành các hoạt động của văn phòng đại diện và đại diện cho doanh nghiệp tại địa phương. Theo quy định của pháp luật, người đứng đầu văn phòng đại diện phải là một cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thường là người có vai trò quản lý trong công ty mẹ, được doanh nghiệp bổ nhiệm chính thức.

Thông thường, người đứng đầu văn phòng đại diện là Trưởng văn phòng đại diện. Vị trí này có thể được giao cho một giám đốc, phó giám đốc, hoặc một cá nhân khác có chức vụ phù hợp trong công ty mẹ, tùy vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có khả năng quản lý, nắm bắt hoạt động của văn phòng, báo cáo kết quả công việc và xử lý các vấn đề phát sinh trong phạm vi quyền hạn.

Ngoài ra, người đứng đầu văn phòng đại diện cũng phải có trách nhiệm trong việc tuân thủ các quy định pháp lý của địa phương và đảm bảo văn phòng đại diện thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ đã được công ty mẹ ủy quyền, không vượt quá phạm vi hoạt động cho phép.

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Theo quy định tại Điều 18, Khoản 3 của Luật Thương mại năm 2005, văn phòng đại diện không được phép ký kết hợp đồng, sửa đổi hoặc bổ sung các hợp đồng đã ký kết trước đó của thương nhân nước ngoài, trừ khi Trưởng văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc trong các trường hợp đặc biệt khác theo Điều 17 của Luật này. Điều này có nghĩa là, văn phòng đại diện không có thẩm quyền giao kết hợp đồng trừ khi có sự ủy quyền rõ ràng từ công ty mẹ.

Đối với các văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Điều 20, Khoản 3 của Nghị định 72/2006/NĐ-CP quy định rằng, trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện có sự ủy quyền hợp pháp của công ty mẹ, họ mới có thể ký kết hợp đồng, nhưng chỉ được thực hiện cho từng lần giao kết hợp đồng cụ thể. Ủy quyền này phải được thể hiện bằng văn bản và chỉ có hiệu lực cho giao dịch cụ thể đó.

Do đó, mặc dù văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng thông thường, nhưng nếu là văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam và có sự ủy quyền hợp pháp, người đứng đầu vẫn có thể tham gia vào việc ký kết hợp đồng mua bán với đối tác, với điều kiện phải có sự ủy quyền rõ ràng cho từng lần giao dịch. Doanh nghiệp cần lưu ý về các quy định này và tham khảo điều lệ, quy chế công ty để đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong các giao dịch.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

Văn phòng đại diện, mặc dù có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động giao dịch và tiếp cận thị trường, nhưng không trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi và không có quyền xuất hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Căn cứ vào Thông tư 26/2015/TT-BTC, trong các giao dịch thương mại, chỉ khi các hoạt động kinh doanh có doanh thu phát sinh và được công ty mẹ thanh toán thì hóa đơn mới có thể được phát hành.

Nếu văn phòng đại diện thực hiện một số hoạt động như mua hàng hóa phục vụ cho công việc văn phòng và thanh toán chi phí, hóa đơn có thể được phát hành mang tên văn phòng đại diện. Tuy nhiên, sau đó, hóa đơn sẽ được chuyển cho công ty mẹ để kê khai thuế. Nếu công ty mẹ là bên thanh toán trực tiếp, hóa đơn sẽ ghi thông tin của trụ sở chính tại các tiêu thức liên quan đến người mua. Do vậy, việc xuất hóa đơn tại văn phòng đại diện phụ thuộc vào tình huống cụ thể và phải tuân thủ các quy định tài chính của doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin mà Luật Trí Minh chia sẻ về thắc mắc “Văn phòng đại diện là gì?“. Trước khi thành lập, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật và cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và hợp pháp.. Quý khách cần thêm thông tin chi tiết hoặc muốn sử dụng dịch vụ tư vấn từ Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời!