Dữ liệu cá nhân là gì? Doanh nghiệp cần làm gì để thu thập dữ liệu đúng quy định?

Trong thời đại số hóa, dữ liệu cá nhân trở thành một trong những tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của pháp luật. Nếu doanh nghiệp thu thập hoặc xử lý dữ liệu không đúng quy định, có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị đình chỉ hoạt động liên quan đến xử lý dữ liệu. Vậy dữ liệu cá nhân là gì? Doanh nghiệp cần làm gì để thu thập dữ liệu cá nhânđúng quy định? Hãy cùng Luật Trí Minh tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Cơ sở pháp lý.

Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên việc nghiên cứu các quy định pháp luật liên quan, bao gồm: Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân (hiện đã hết hiệu lực), Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Những văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng quy định về việc thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam.

2. Dữ liệu cá nhân là gì?

Theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin ở dạng khác có khả năng xác định hoặc giúp nhận diện một cá nhân cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm hai nhóm chính là dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Trong trường hợp dữ liệu đã được khử nhận dạng và không còn khả năng xác định cá nhân cụ thể thì thông tin đó sẽ không còn được coi là dữ liệu cá nhân.

Dữ liệu cá nhân cơ bản là các thông tin phản ánh đặc điểm nhân thân, lý lịch phổ biến của một cá nhân và thường được sử dụng trong các giao dịch hoặc quan hệ xã hội hằng ngày, chẳng hạn như: họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch…

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm là những thông tin gắn liền với đời sống riêng tư của cá nhân. Nếu bị tiết lộ hoặc xâm phạm, các dữ liệu này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan. Ví dụ như: thông tin về đời sống riêng tư, tình trạng sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học, thông tin đăng nhập và mật khẩu của tài khoản định danh điện tử, tài khoản ngân hàng, dữ liệu định vị…

3. Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động

Theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình tuyển dụng cũng như quản lý người lao động phải tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

3.1. Trong hoạt động tuyển dụng lao động

Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu tuyển dụng lao động cần thực hiện các trách nhiệm sau:

• Chỉ được yêu cầu người dự tuyển cung cấp những thông tin thực sự cần thiết phục vụ cho mục đích tuyển dụng và phù hợp với quy định của pháp luật.
• Thông tin mà ứng viên cung cấp chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng hoặc các mục đích khác khi có thỏa thuận hợp pháp với người dự tuyển.
• Việc xử lý thông tin cá nhân của ứng viên phải tuân thủ quy định pháp luật và phải có sự đồng ý của người cung cấp dữ liệu.
• Trường hợp ứng viên không được tuyển dụng, đơn vị tuyển dụng có trách nhiệm xóa hoặc hủy các thông tin đã thu thập, trừ khi giữa các bên có thỏa thuận khác.

3.2. Trong quá trình quản lý và sử dụng người lao động

Người sử dụng lao động khi quản lý dữ liệu cá nhân của người lao động cần thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động trong thời gian theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.
• Khi chấm dứt quan hệ lao động, dữ liệu cá nhân của người lao động phải được xóa hoặc hủy, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận có quy định khác.
• Thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, pháp luật lao động và các quy định pháp lý có liên quan.

3.3. Xử lý dữ liệu cá nhân bằng biện pháp công nghệ trong quản lý lao động

Trong trường hợp dữ liệu cá nhân của người lao động được thu thập thông qua các biện pháp công nghệ hoặc kỹ thuật (ví dụ: hệ thống chấm công, giám sát…), việc xử lý dữ liệu phải bảo đảm:

• Chỉ áp dụng các biện pháp công nghệ phù hợp với quy định pháp luật và phải bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động; đồng thời người lao động phải được thông báo rõ về việc áp dụng các biện pháp này.
• Không được xử lý hoặc sử dụng dữ liệu cá nhân được thu thập bằng các phương thức công nghệ, kỹ thuật trái với quy định của pháp luật.

4. Doanh nghiệp có được thu thập dữ liệu cá nhân của khách hàng không?

Theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, doanh nghiệp được phép thu thập dữ liệu cá nhân của khách hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc và điều kiện do pháp luật quy định.

Cụ thể, doanh nghiệp khi thu thập dữ liệu cá nhân của khách hàng cần bảo đảm:

• Có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ những trường hợp pháp luật cho phép xử lý dữ liệu mà không cần sự đồng ý.
• Thông báo rõ ràng về mục đích thu thập và sử dụng dữ liệu, phạm vi sử dụng cũng như thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân.
• Chỉ thu thập các thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
• Áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để bảo đảm an toàn cho dữ liệu cá nhân, tránh việc rò rỉ, mất mát hoặc sử dụng trái phép.

Như vậy, doanh nghiệp không bị cấm thu thập dữ liệu cá nhân của khách hàng, nhưng quá trình thu thập và xử lý dữ liệu phải được thực hiện minh bạch, đúng mục đích và tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. Dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Luật Trí Minh

Trong bối cảnh các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được siết chặt theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình thu thập, xử lý và quản lý dữ liệu cá nhân đúng quy định pháp luật. Việc thiếu hiểu biết hoặc áp dụng không đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và các chế tài xử phạt.

Với đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm, Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về bảo vệ dữ liệu cá nhân, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động. Các dịch vụ tư vấn tại Luật Trí Minh bao gồm:

• Tư vấn quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Rà soát hoạt động thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp.
• Soạn thảo chính sách bảo mật và quy chế nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Tư vấn xây dựng quy trình thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân của khách hàng, người lao động.
• Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định hiện hành.

6. Lý do nên lựa chọn dịch vụ của Luật Trí Minh

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý cho nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau, Luật Trí Minh luôn hướng đến việc cung cấp các giải pháp pháp lý thiết thực, giúp doanh nghiệp tuân thủ hiệu quả các quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các văn bản pháp luật liên quan. Khi lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh, khách hàng sẽ nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và toàn diện.

• Đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu về pháp luật doanh nghiệp và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Tư vấn giải pháp pháp lý phù hợp với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, giúp khách hàng dễ dàng áp dụng vào thực tế.
• Hỗ trợ xây dựng quy trình quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân bài bản, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
• Chi phí dịch vụ hợp lý, minh bạch, phù hợp với nhu cầu của nhiều loại hình doanh nghiệp.
• Cam kết hỗ trợ nhanh chóng và đồng hành lâu dài, giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh.
• Bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối, bảo đảm an toàn cho các dữ liệu và tài liệu doanh nghiệp cung cấp trong quá trình tư vấn.
• Quy trình làm việc chuyên nghiệp, rõ ràng, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết.

Trên đây là những chia sẻ từ Luật Trí Minh về thắc mắc “bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì?” và tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định pháp luật trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được đội ngũ luật sư hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.