Thủ tục xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế

Sự phát triển khoa học tại Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung hiện nay khiến nhu cầu tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế tại Việt Nam tăng cao. Điều này là cơ hội để các quốc gia có thể chia sẻ, phát triển, tiếp thu kiến thức lẫn nhau. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật Việt Nam thì để được tổ chức Hội thảo quốc tế, hội nghị quốc tế, đơn vị tổ chức phải xin cấp phép tổ chức với cơ quan có thẩm quyền. Bài viết dưới đây Luật Trí Minh xin chia sẻ chi tiết tới mọi người thủ tục xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế.

Quy định về tổ chức hội thảo quốc tế

Theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP, các tổ chức muốn tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế tại Việt Nam phải xin phép cơ quan có thẩm quyền. Điều này nhằm đảm bảo các sự kiện tuân thủ pháp luật, góp phần giữ gìn trật tự, an ninh và phát triển hình ảnh đất nước.Một số văn bản pháp lý quan trọng liên quan:

• Nghị định 81/2018/NĐ-CP về quản lý tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
• Luật Quảng cáo và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký kết hôn mới nhất năm 2025

Thẩm quyền xin phép tổ chức hội thảo quốc tế

Theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, thẩm quyền cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế được phân chia như sau:

Thủ tướng Chính phủ

Thủ tướng có thẩm quyền phê duyệt tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc các trường hợp sau:

– Sự kiện có sự tham gia của người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng trở lên từ các quốc gia, vùng lãnh thổ, hoặc tổ chức quốc tế.

– Hội thảo, hội nghị liên quan đến các vấn đề nhạy cảm như chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người, hoặc nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Người đứng đầu cơ quan, địa phương

Các hội nghị, hội thảo không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng sẽ do người có thẩm quyền tại các cơ quan, địa phương quyết định. Những trường hợp này bao gồm:

– Hội thảo được tổ chức bởi các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan quản lý.

– Các sự kiện do cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc quốc tế đã được cấp phép hoạt động tại Việt Nam thực hiện, trừ các trường hợp đặc biệt đã được quy định.

– Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện thành lập theo pháp luật Việt Nam, quyền cấp phép thuộc về Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực hoạt động của các tổ chức này, theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế

Dựa trên Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo quốc tế bao gồm các tài liệu sau:

Tài liệu cơ bản

• Công văn xin phép tổ chức hội thảo.
• Đề án tổ chức hội thảo theo Mẫu 01 được quy định trong Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
• Văn bản ý kiến của các cơ quan liên quan nếu các quy định pháp luật khác yêu cầu.
• Văn bản đồng ý về chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Trường hợp đặc biệt

Đối với những chương trình, dự án, hoặc phi dự án đã được phê duyệt nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 hoặc cơ quan phê duyệt không thuộc thẩm quyền quy định tại Quyết định này, đơn vị tổ chức cần thực hiện theo quy trình tại khoản 1 của Điều liên quan trước khi tiến hành tổ chức sự kiện.

Yêu cầu bổ sung

Tùy vào lĩnh vực cụ thể của hội nghị hoặc hội thảo, pháp luật có thể yêu cầu bổ sung thêm các tài liệu liên quan. Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ, tổ chức nên liên hệ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hướng dẫn chi tiết.

Hồ sơ được chuẩn bị đúng quy định không chỉ giúp đơn vị tổ chức tiết kiệm thời gian mà còn tăng khả năng được phê duyệt nhanh chóng.

Tìm hiểu thêm: Xây dựng hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Quy trình thủ tục xin phép tổ chức hội thảo quốc tế

Luật Trí Minh xin chia sẻ tới mọi người chi tiết về quy trình thủ tục xin phép tổ thức hội thảo, hội nghị quốc tế, cụ thể:

– Bước 1:  Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền:

• Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ: Ít nhất 40 ngày.
• Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền: ít nhất 30 ngày.

– Bước 2:  Thẩm định, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

• Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ: 
  • Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;
  • Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;
  • Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

• Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:
• Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;

– Bước 3:  Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức:

• Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ: Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.
• Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

– Bước 4: Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm sau đây:

• • Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành.
  • Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;

– Bước 5: Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp (Mẫu 02 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg).

*Lưu ý: Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam được thực hiện theo quy định của Đảng.

Lưu ý quan trọng khi xin cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế

Để quá trình xin phép tổ chức hội thảo quốc tế diễn ra thuận lợi, các tổ chức cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Nội dung cần tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, dân tộc và bí mật nhà nước. Hạn chế các nội dung gây tranh cãi hoặc có thể làm ảnh hưởng đến hình ảnh quốc gia.
• Hồ sơ phải được nộp ít nhất 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức để cơ quan chức năng có đủ thời gian thẩm định. Đối với sự kiện lớn hoặc có yếu tố quốc tế phức tạp, cần dự trù thêm thời gian để xử lý các yêu cầu bổ sung.
• Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền phê duyệt tùy theo quy mô, tính chất, và nội dung hội thảo. Với hội thảo có yếu tố nhạy cảm hoặc liên quan đến quan chức cấp cao, cần trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
• Đảm bảo các tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, bao gồm cả mẫu Đề án tổ chức và các văn bản liên quan. Các thông tin trong hồ sơ phải chính xác, minh bạch và được rà soát kỹ lưỡng trước khi nộp.
• Mọi thay đổi về nội dung, địa điểm, thời gian hoặc thành phần tham gia cần được thông báo kịp thời đến cơ quan cấp phép để điều chỉnh.
• Khi được cấp phép, tổ chức cần thực hiện sự kiện đúng nội dung đã phê duyệt. Việc thay đổi hoặc vi phạm quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc thu hồi giấy phép.

Trên đây là những chia sẻ từ Luật Trí Minh về dịch vụ thủ tục xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để các tổ chức chuẩn bị và thực hiện thủ tục một cách thuận lợi. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.