Thủ tục thành lập doanh nghiệp

Thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng trên hành trình biến ý tưởng kinh doanh thành hiện thực. Tuy nhiên, nhiều người gặp khó khăn bởi các thủ tục pháp lý phức tạp và quy định liên quan. Bạn đang muốn mở công ty nhưng lo lắng về việc chuẩn bị hồ sơ, chọn loại hình kinh doanh hay tuân thủ các yêu cầu pháp luật? Trong bài viết hôm nay, Luật Trí Minh sẽ hướng dẫn bạn chi tiết thủ tục thành lập doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả.

Căn cứ pháp lý

– Luật Doanh nghiệp 2020;

– Luật Đầu tư 2020;

– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp;

– Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/03/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn chi tiết về đăng ký doanh nghiệp..

Điều kiện thành lập công ty

Người đại diện pháp luật và chủ sở hữu

Người đại diện pháp luật và chủ sở hữu công ty phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp;
• Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn trong công ty.
• Thông thường, chức danh của người đại diện theo pháp luật trong công ty có thể là tổng giám đốc, giám đốc, phó tổng giám đốc, phó giám đốc.

Xác định loại hình công ty

Trước khi thành lập công ty, các cá nhân hoặc tổ chức cần xem xét kỹ lưỡng và chọn loại hình công ty phù hợp để đáp ứng các yêu cầu pháp lý tương ứng. Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, các loại hình doanh nghiệp bao gồm:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Gồm hai loại chính là công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân hoặc tổ chức thành lập) và công ty TNHH hai thành viên trở lên (có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn). Các thành viên chịu trách nhiệm tài chính trong giới hạn số vốn đã góp.
• Công ty cổ phần: Được thành lập bởi ít nhất 3 cổ đông, không giới hạn số lượng cổ đông tối đa. Mỗi cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số cổ phần mà mình sở hữu.
• Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình.
• Công ty hợp danh: Bao gồm ít nhất 2 thành viên hợp danh là chủ sở hữu và có thể có thêm các thành viên góp vốn. Các thành viên hợp danh cùng kinh doanh và chịu trách nhiệm pháp lý không giới hạn.

Mỗi loại hình công ty, doanh nghiệp có những đặc điểm riêng về trách nhiệm pháp lý, quyền chuyển nhượng vốn, và các yếu tố vận hành khác. Do đó, việc nắm rõ các đặc điểm này là vô cùng cần thiết để lựa chọn loại hình phù hợp nhất với định hướng kinh doanh và sự phát triển lâu dài của công ty.

Xác định ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh đăng ký phải phù hợp với quy định của pháp luật và không thuộc danh mục các ngành nghề bị cấm. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định trước khi hoạt động và duy trì các điều kiện này trong suốt quá trình kinh doanh.

Địa chỉ trụ sở công ty

• Trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt tại Việt Nam, xác định theo địa giới hành chính và thuộc quyền sở hữu hợp pháp của công ty. 
• Lưu ý, địa chỉ công ty không được sử dụng căn hộ chung cư dùng để ở.

Tên công ty

Tên công ty là yếu tố liên quan đến việc nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp sau này. Do vậy, việc đặt tên cho công ty cũng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

– Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm 2 thành tố theo thứ tự là:

+ Loại hình doanh nghiệp

• “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn
• “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần
• “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh
• “doanh nghiệp tư nhân” hoặc “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân

+ Tên riêng

• Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã được đăng ký trước đó.
• Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, …. để làm toàn bộ hoặc 1 phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
• Không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Vốn điều lệ

– Pháp luật không yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu và doanh nghiệp cũng không cần phải chứng minh số vốn này qua bất kỳ hình thức nào. Tuy nhiên, vốn điều lệ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lệ phí môn bài cũng như thể hiện trách nhiệm tài chính của doanh nghiệp với đối tác và khách hàng. Một mức vốn điều lệ cao không chỉ khẳng định năng lực tài chính mà còn gia tăng sự tin tưởng từ phía khách hàng.

– Ngoài ra, tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, pháp luật có thể quy định mức vốn pháp định cụ thể mà doanh nghiệp cần đáp ứng.

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Để thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, người đăng ký cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
• Danh sách thành viên góp vốn (áp dụng cho công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên).
• Giấy ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật.
• Bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của thành viên, người đại diện pháp luật và người được ủy quyền (nếu có).
• Các giấy tờ bổ sung khác nếu ngành nghề kinh doanh thuộc danh mục ngành nghề có điều kiện.

Trình tự, thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp

Thẩm quyền cấp phép

Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp thuộc về cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là:

– Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

– Đối với một số ngành nghề kinh doanh đặc thù, cơ quan chuyên trách có thẩm quyền cấp giấy phép theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình để được cấp phép hoạt động hợp pháp.

Thủ tục thành lập doanh nghiệp

Dưới đây Luật Trí Minh xin chia sẻ tới mọi người thủ tục đăng ký thành lập công ty, cụ thể:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Người đăng ký nộp 01 bộ hồ sơ qua đường bưu điện, trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, hoặc thông qua hệ thống trực tuyến tại nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.

Bước 2: Xử lý hồ sơ

• Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và cấp Giấy biên nhận cho người nộp.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp không tuân thủ quy định, cơ quan này sẽ gửi thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong vòng 03 ngày làm việc từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần hoàn tất các bước tiếp theo như: khắc dấu pháp nhân, mở tài khoản ngân hàng, lắp đặt bảng hiệu tại trụ sở, đăng ký chữ ký số và thực hiện các thủ tục cần thiết khác để đi vào hoạt động hợp pháp.

Lưu ý khi thành lập doanh nghiệp

Để quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, các cá nhân/tổ chức cần lưu ý các vấn đề sau:

• Cân nhắc kỹ loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô, ngành nghề kinh doanh và định hướng phát triển. Mỗi loại hình sẽ có đặc điểm khác nhau về trách nhiệm pháp lý, quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên góp vốn.
• Chỉ được đăng ký các ngành nghề không bị pháp luật cấm. Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định.
• Tên công ty phải tuân thủ quy định pháp luật, không gây nhầm lẫn hoặc trùng lặp với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Địa chỉ trụ sở công ty phải hợp pháp, nằm trên lãnh thổ Việt Nam, không phải là căn hộ chung cư dùng để ở.
• Vốn điều lệ không chỉ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài mà còn phản ánh năng lực tài chính của doanh nghiệp. Cần xác định mức vốn phù hợp với ngành nghề kinh doanh và khả năng tài chính.
• Đảm bảo các giấy tờ như đơn đăng ký, điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông, giấy ủy quyền (nếu có) đều đúng và đủ theo quy định.
• Doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các bước như khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, phát hành hóa đơn và công bố thông tin doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động đúng quy định pháp luật.

Trên đây là những chia sẻ từ Luật Trí Minh về thủ tục thành lập doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và chú ý những yếu tố quan trọng trong suốt quá trình làm việc. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.