Hồ sơ, thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, sàn thương mại điện tử (TMĐT) đã trở thành một kênh kinh doanh không thể thiếu đối với các doanh nghiệp và cá nhân muốn mở rộng thị trường. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, việc đăng ký sàn TMĐT là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây Luật Trí Minh sẽ hướng dẫn bạn chi tiết thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử một cách đơn giản và đầy đủ nhất.

Sàn thương mại điện tử là gì?

Sàn thương mại điện tử (TMĐT) là một nền tảng trực tuyến, thường dưới dạng website hoặc ứng dụng di động, nơi các cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể đăng ký gian hàng để mua bán, trao đổi hàng hóa và dịch vụ. Đây là một “chợ ảo” kết nối người bán và người mua, giúp đơn giản hóa quá trình giao dịch qua internet.

Tại Việt Nam, sàn TMĐT được định nghĩa rõ ràng trong Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử. Cụ thể, đó là nơi các bên tham gia (người bán, người mua, và đơn vị vận hành sàn) thực hiện các hoạt động thương mại theo quy chế đã được thiết lập. Một số ví dụ phổ biến về sàn TMĐT tại Việt Nam bao gồm Shopee, Lazada, Tiki, hay Sendo.

Điều kiện cần có để thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử

Để triển khai một sàn giao dịch thương mại điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản như sau:

• Tư cách pháp lý rõ ràng: Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp và có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực.
• Hạ tầng công nghệ ổn định: Hệ thống website hoặc ứng dụng cần vận hành trơn tru, có tính bảo mật cao nhằm bảo vệ dữ liệu người dùng.
• Chính sách hỗ trợ khách hàng minh bạch: Phải xây dựng cơ chế bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, bao gồm quyền bảo mật thông tin, chính sách đổi trả, hoàn tiền rõ ràng.
• Minh bạch thông tin dịch vụ: Cần công khai đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa, dịch vụ, giá bán và các điều kiện giao dịch để bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia.

Xem thêm: Giấy phép sàn thương mại điện tử

Hồ sơ, thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử

Hồ sơ đăng ký sàn thương mại điện tử

Để thực hiện thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các thành phần sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Là bản sao hợp lệ thể hiện doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định pháp luật.
• Thông tin chi tiết về sàn giao dịch TMĐT: Gồm tên sàn, mô hình kinh doanh dự kiến, địa chỉ website và thông tin liên hệ của đơn vị vận hành.
• Chính sách hỗ trợ người tiêu dùng: Trình bày rõ cam kết về quyền lợi khách hàng như bảo mật dữ liệu cá nhân, điều kiện đổi trả hoặc hoàn tiền.
• Danh mục đối tác cung ứng hàng hóa/dịch vụ: Nếu có, cần cung cấp danh sách các nhà bán hàng hoặc đơn vị tham gia giao dịch trên sàn.

Trình tự, thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử

Quy trình đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử được thực hiện theo các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
  Doanh nghiệp tiến hành tổng hợp và hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu quy định từ cơ quan quản lý.
• Bước 2: Hoàn tất biểu mẫu đăng ký
  Doanh nghiệp điền thông tin vào mẫu đơn đăng ký – có thể thực hiện trực tuyến tại Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương hoặc nộp trực tiếp nếu cần.
• Bước 3: Gửi hồ sơ đến cơ quan chức năng
  Hồ sơ được nộp online qua hệ thống online.gov.vn hoặc gửi trực tiếp đến Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số.
• Bước 4: Cơ quan nhà nước tiếp nhận và đánh giá hồ sơ
  Bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Thời gian xử lý thông thường dao động trong khoảng từ 5 – 7 ngày làm việc.
• Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký sàn TMĐT
  Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy xác nhận đăng ký sàn thương mại điện tử, chính thức được phép hoạt động.

Trường hợp nào sàn giao dịch thương mại điện tử bị chấm dứt đăng ký?

Sàn thương mại điện tử (TMĐT) có thể bị chấm dứt đăng ký trong các trường hợp sau:

• Vi phạm pháp luật: Sàn không tuân thủ các quy định hiện hành, chẳng hạn như không đảm bảo quyền lợi người tiêu dùng hoặc thiếu minh bạch trong cung cấp thông tin.
• Gian lận thông tin: Doanh nghiệp đưa ra thông tin sai lệch, không chính xác hoặc có hành vi lừa dối khách hàng.
• Ngừng hoạt động kéo dài: Sàn không duy trì hoạt động liên tục trong thời gian luật định mà không có lý do hợp lý.
• Mất tư cách pháp lý: Doanh nghiệp vận hành sàn không còn sở hữu giấy phép kinh doanh hợp pháp.

Lưu ý khi làm thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử

Khi thực hiện thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử (TMĐT) với Bộ Công Thương, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Dưới đây là những lưu ý cần thiết:

• Kiểm tra kỹ các tài liệu trong hồ sơ (đơn đăng ký, giấy phép kinh doanh, quy chế hoạt động, chính sách bảo mật) trước khi nộp. Thông tin trong hồ sơ phải khớp với thực tế, bao gồm tên sàn, địa chỉ website/ứng dụng và thông tin doanh nghiệp, để tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.
• Trước khi đăng ký, nền tảng TMĐT cần được hoàn thiện và vận hành trơn tru, đảm bảo người dùng có thể truy cập và sử dụng các tính năng cơ bản. Tên miền website cần được đăng ký hợp lệ và thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
• Theo quy định, doanh nghiệp phải đăng ký sàn TMĐT trước khi chính thức đi vào hoạt động. Trì hoãn có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và bị xử phạt.
• Quy chế hoạt động và chính sách bảo vệ thông tin cá nhân phải được đăng tải công khai trên website/ứng dụng ngay sau khi được phê duyệt. Nội dung cần rõ ràng, minh bạch để người dùng dễ dàng hiểu và tin tưởng.
• Sau khi nộp hồ sơ qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động TMĐT (http://online.gov.vn), doanh nghiệp nên theo dõi email hoặc tài khoản hệ thống để nhận thông báo bổ sung (nếu có). Thời gian xét duyệt thường là 3-5 ngày làm việc, nhưng có thể kéo dài nếu hồ sơ thiếu sót.
• Nếu có sự thay đổi về tên sàn, địa chỉ website, hoặc thông tin doanh nghiệp, cần thông báo và cập nhật với Bộ Công Thương ngay lập tức để tránh mất hiệu lực đăng ký.
• Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp phải gắn logo “Đã đăng ký với Bộ Công Thương” trên website/ứng dụng. Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế, bảo vệ người tiêu dùng và báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
• Nếu sàn TMĐT kinh doanh hàng hóa/dịch vụ có điều kiện (ví dụ: thực phẩm, dược phẩm), cần bổ sung giấy phép liên quan theo quy định của ngành.

Tìm hiểu thêm: Hồ sơ đăng ký website thương mại điện tử gồm những gì?

Dịch vụ xin tư vấn làm thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử tại Luật Trí Minh

Tư vấn ban đầu

• Đánh giá nhu cầu và tình trạng hiện tại của doanh nghiệp để xác định xem sàn TMĐT có đủ điều kiện đăng ký hay không.
• Giải đáp thắc mắc về quy định pháp luật liên quan (Nghị định 52/2013/NĐ-CP, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, v.v.).
• Hướng dẫn các điều kiện cần thiết như tư cách pháp nhân, website/ứng dụng hoạt động ổn định, và quy chế vận hành.

Chuẩn bị hồ sơ

– Hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo các tài liệu cần thiết, bao gồm:

• Đơn đề nghị đăng ký sàn TMĐT (theo mẫu của Bộ Công Thương).
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Quy chế hoạt động của sàn TMĐT.
• Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân.
• Mẫu hợp đồng/thỏa thuận với nhà bán hàng.

– Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và phù hợp với quy định pháp luật.

Nộp hồ sơ và theo dõi

• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động TMĐT (http://online.gov.vn).
• Theo dõi tiến trình xét duyệt, cập nhật thường xuyên cho khách hàng.
• Xử lý các yêu cầu bổ sung (nếu có) từ Bộ Công Thương.

Nhận kết quả và hỗ trợ sau đăng ký

• Nhận xác nhận đăng ký từ Bộ Công Thương và bàn giao cho doanh nghiệp (bao gồm mã gắn logo “Đã đăng ký”).
• Tư vấn cách gắn logo lên website/ứng dụng và các nghĩa vụ pháp lý sau khi sàn đi vào hoạt động (báo cáo định kỳ, tuân thủ thuế, v.v.).

Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Luật Trí Minh là một trong những đơn vị pháp lý uy tín tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý, bao gồm cả việc đăng ký sàn thương mại điện tử (TMĐT) với Bộ Công Thương. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật, Luật Trí Minh mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và đúng quy định. Dưới đây là thông tin chi tiết về dịch vụ tư vấn làm thủ tục đăng ký sàn TMĐT tại Luật Trí Minh.

• Kinh nghiệm chuyên sâu: Với hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực pháp lý, Luật Trí Minh đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp đăng ký sàn TMĐT thành công. Đội ngũ luật sư và chuyên viên am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật liên quan (Nghị định 52/2013/NĐ-CP, Nghị định 13/2023/NĐ-CP, v.v.).
• Dịch vụ trọn gói, tiện lợi: Cung cấp giải pháp toàn diện từ tư vấn ban đầu, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đến theo dõi và nhận kết quả. Doanh nghiệp không cần tự mình xử lý các thủ tục phức tạp, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Minh bạch về chi phí: Chi phí dịch vụ được thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu, không phát sinh thêm phí ẩn. Mặc dù đăng ký sàn TMĐT với Bộ Công Thương là miễn phí, dịch vụ của Luật Trí Minh đảm bảo giá trị với mức giá hợp lý.
• Tiến độ nhanh chóng: Quy trình xử lý chuyên nghiệp, thường hoàn thành trong 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ. Đội ngũ của Luật Trí Minh luôn theo dõi sát sao, đảm bảo không chậm trễ trong quá trình xét duyệt.
• Hỗ trợ toàn diện sau đăng ký: Tư vấn các nghĩa vụ pháp lý sau khi sàn TMĐT đi vào hoạt động, như gắn logo “Đã đăng ký”, báo cáo định kỳ, và tuân thủ thuế. Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành sàn.
• Uy tín và đáng tin cậy: Luật Trí Minh đã xây dựng danh tiếng vững chắc với nhiều khách hàng doanh nghiệp lớn tại Hà Nội và TP.HCM. Cam kết bảo mật thông tin khách hàng và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
• Dịch vụ linh hoạt, hỗ trợ tận nơi: Cung cấp dịch vụ giao nhận hồ sơ tận nơi trong khu vực nội thành Hà Nội và TP.HCM. Hỗ trợ tư vấn trực tuyến hoặc trực tiếp, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Trên dây là những chia sẻ từ Luật Trí Minh về “Thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử“. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.