Biểu mẫu & Thủ tục

I/ QUY TRÌNH ĐÓNG CỬA NIÊM PHONG/ Closed door for seals

Chuẩn bị niêm phong/ Preparation:

Giấy niêm phong (giấy niêm phong theo quy định, giấy càng mỏng càng tốt), hồ dán, băng keo 02 mặt nếu cần/  seal paper ( this paper should be thin) , glue, two side tape if needed.

Kiểm tra và tiến hành niêm phong/ checking and seal

Trước khi tiến hành niêm phong, bảo vệ phải kiểm tra tình trạng hoạt động của các cửa phòng ban làm việc tại công ty cùng với người có trách nhiệm ký nhận niêm phong/ Before seals, security guard and insider check the actual state of door.

1. Người có trách nhiệm ký nhận niêm phong với bảo vệ phải chuẩn bị giấy niêm phong tương ứng với số lượng cửa để niêm phong. (chuẩn bị thêm giấy niêm phong dự phòng trong trường hợp khi dán niêm phong giấy bị hư.)/ Insider - who take representative for seal process should prepare seal papers are corresponding to the doors ( take more papers for spare ).
2. Người đại diện niêm phong cửa phòng làm việc có trách nhiệm ký tên xác nhận trên giấy niêm phong. Trên giấy niêm phong phải có thời gian, ngày… tháng …năm…, mộc dấu của công ty và chữ ký đại diện lực lượng bảo vệ/ Seal paper are showed time, date, company’s stamp and signature by insider and security.
3. Bảo vệ kiểm tra lại tình trạng của các giấy niêm phong (giấy niêm phong phải còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị rách). Bảo vệ kiểm tra ghi vào sổ niêm phong và chuyển số ký nhận niêm phong cho người đại diện niêm phong ký tên xác nhận và kiểm tra lại tình trạng niêm phong/ Checking undamaged seal paper again, both security and insider sign confirmation on signing book about actual state of the paper.
4. Trước khi niêm phong cửa, bảo vệ phải kiểm tra lại và bảo đảm là không còn có người ở bên trong, các thiết bị điện không còn sử dụng sẽ được kiểm tra tắt hết trước khi cửa được đóng khóa niêm phong/ seal should be done when nobody inside and lights off.

Tiến hành dán niêm phong/sealing process

1. Thực hiện các thao tác khi dán niêm phong áp dụng cho niêm phong giấy, vị trí dán có bề mặt bám dính tốt, nên dùng hồ khô để niêm phong để có hiệu quả cao/ For seal paper is suitable for  glue, good surface.

• Dùng hồ quét lên giấy niêm phong vừa đủ để tránh lãng phí và dơ bẩn/Applying enough glue on seal paper avoid dirty.
• Dán giấy niêm phong lên cửa “ Một đầu giấy niêm phong dán bên cánh cửa đầu còn lại dán bên khung cửa”/  To glue the paper on the door “ a half of paper keep door and the rest keep on doorframe.
• Dùng đầu ngón tay miết nhẹ lên giấy niêm phong vừa dán hồ của khung cửa và cánh cửa sao cho niêm phong dính chắc chắn vào vị trí dán/lightly press on the seal paper to make sure that seal is ok.

2. Trường hợp cửa niêm phong có bề mặt dính hồ không tốt thì có thể dùng băng keo hai mặt để dán niêm phong. Các bước thực hiện giống như bước 01 ở trên (niêm phong bằng hồ dán)/ For the doors with lumpy surface, we should use two side tape for seal.

Lưu ý đối với bảo vệ và nhân viên dán niêm phong/ Remarkable points for seal

• Trước khi dán niêm phong mới phải tháo các niêm phong cũ đi/ take out the old paper before seal the new one.
• Vị trí được dán niêm phong mới phải đảm bảo không bị ẩm ướt, không có vết dầu , nhớt, vết dơ bẩn/ Ensuring the position of sealing not wet, oily, dirty.
• Giấy dùng để dán niêm phong phải là giấy mỏng, có bề mặt dính tốt/ paper use for sealing should be thin, paper with sticky.
• Dán niêm phong không được quá căng vì thời tiết xấu có thể làm rách niêm phong/ seal can be broken if stretched sealing.
• Bảo vệ ca trực trước phải bàn giao lại sổ ký nhận niêm phong và tình trạng của niêm phong cho bảo vệ ca trực sau để theo dõi quản lý. Cập nhật vào sổ giao nhận ca, thường xuyên kiểm tra tình trạng của niêm phong của các cửa/Security hand over for the next shift with real situation of seals and update in shift note.

II/ QUY TRÌNH MỞ CỬA NIÊM PHONG / open seal process

Đầu giờ làm việc của hàng ngày, người có trách nhiệm mở niêm phong phải kiểm tra ký nhận cùng với nhân viên bảo vệ các cửa phòng làm việc của mình có còn nguyên vẹn hay không? Đảm bảo các giấy niêm phong phải còn nguyên vẹn không bị bong tróc, rách rời ra/ The commencement of work, insider and security will check the situation of seal and open seal. Ensuring all the seals are untouched.

• Bảo vệ ghi nhận lại tình trạng niêm phong của từng phòng vào sổ đóng mở niêm phong của bảo vệ cùng với nhân viên mở cửa niêm phong/ Security and insider confirm the actual state of seal on shift book.
• Người có trách nhiệm mở cửa niêm phong và đại diện của bảo vệ cùng ký tên xác nhận vào sổ đóng mở niêm phong theo nội dung đã ghi vào sổ/ Security guard and insider signing before open seal.
• Nhân viên ký nhận mở niêm phong tự mở cửa vào phòng làm việc/insider open seal.

5. Lưu ý trường hợp niêm phong bị rách/ For broken seals.

Khi phát hiện giấy niêm phong cửa bị rách, bảo vệ phải lập biên bản hiện trường của sự việc và báo cáo ngay cho TP. HCNS và trưởng bộ phận liên quan để được xin ý kiến chỉ đạo/ If seal paper is broken, security make a minute and report it to HR Manager, dept manager  for consideration.

Kết thúc quy trình đóng, mở niêm phong/ Then end process.