Biểu mẫu & Thủ tục
Biểu mẫu quy định quản lý văn phòng phẩm
Mục lục
QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM
Mã tài liệu: HC-10
Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu
Ngày sửa đổi |
Vị trí |
Nội dung sửa đổi |
Lần sửa |
Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Người biên soạn |
Phó ban ISO |
Giám đốc |
Họ và tên |
|
|
|
Chữ ký |
|
|
|
I - MỤC ĐÍCH:
- Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.
II – PHẠM VI:
- Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .
III – ĐỊNH NGHĨA:
- VPP: “văn phòng phẩm”
IV – NỘI DUNG:
1. Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm
- Bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm theo mẫu HC – 10 – BM01 đính kèm quy trình này.
- Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như sau.
- Đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung trên đây, các loại viết, sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị như sau.
STT |
Chức danh |
Viết |
Sổ công tác |
1 |
Giám đốc điều hành; Giám đốc khối |
50.000-150.000 |
Công ty cấp |
2 |
Giám đốc nhà máy, Giám đốc chi nhánh |
25.000-35.000 |
Công ty cấp |
3 |
Trưởng phòng và tương đương |
15.000-25000 |
Công ty cấp |
2. Định mức sử dụng
- Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng. Phòng HC lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
- Hàng quý, Phòng HC có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HC cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.
- Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định theo mẫu: HC – 10 – BM02.
3. Quy trình cấp phát
- Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: HC – 10 – BM03, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.
- Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển BGĐ duyệt.
- Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
- VPP được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).
- Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào biên bản cấp phát mã số: HC – 10 – BM04.
4. Cấp phát đột xuất
- Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: HC – 10 – BM05, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.
- Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
- Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
- VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.
5. Quản lý và sử dụng VPP
- CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
- Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.
- Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.
V. Phụ Lục:
|
mã số: HC – 10 – BM01 |
|
mã số: HC – 10 – BM02 |
|
mã số: HC – 10 – BM03 |
|
mã số: HC – 10 – BM04 |
|
mã số: HC – 10 – BM05 |
--------------------o0o--------------------
Biểu mẫu HC-10-BM01
Ngày … tháng … năm …
BẢNG TIÊU CHUẨN VĂN PHÒNG PHẨM
STT |
Loại VPP |
Tiêu chuẩn |
Ghi chú |
||
Quy cách |
Chất lượng |
Giá |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Người đề nghị
|
Trưởng phòng HC
|
Giám đốc
|
--------------------o0o--------------------
Biểu mẫu HC-10-BM02
Ngày … tháng … năm …
BẢNG ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM
STT |
Tên loại |
Đơn vị |
Số lượng |
Thời gian sử dụng |
Ghi chú |
---|---|---|---|---|---|
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN |
|||||
1 |
Đục lỗ |
Cái |
1 |
2 năm |
|
2 |
Bấm gim nhỏ |
Cái |
1 |
2 năm |
|
3 |
Gỡ gim |
Cái |
1 |
2 năm |
|
4 |
Kéo cắt giấy |
Cái |
1 |
2 năm |
|
5 |
Bìa Abba 7P |
Cái |
10 |
1 năm |
|
6 |
Bìa Abba 5P |
Cái |
10 |
1 năm |
|
7 |
Giấy vàng A4 |
Ram |
2 |
1 tháng |
|
8 |
Giấy Notetick |
Xấp |
1 |
1 tháng |
|
9 |
Đinh bấm gim lớn |
Hộp |
1 |
2 tháng |
|
10 |
Đinh bấm gim nhỏ |
Hộp |
1 |
1 tháng |
|
11 |
Bìa cây |
Cái |
5 |
1 tháng |
|
12 |
Bìa sơ mi |
Cái |
5 |
1 tháng |
|
13 |
Kẹp bướm đen |
Hộp |
1 |
1 tháng |
|
15 |
Viết bi |
Cây |
5 |
1 tháng |
|
16 |
Viết da quang |
Cây |
1 |
3 tháng |
|
17 |
Viết bảng |
Cây |
1 |
2 tháng |
|
18 |
Viết xoá |
Cây |
1 |
3 tháng |
|
19 |
Bút kim |
Cây |
2 |
3 tháng |
|
20 |
Viết chì |
Cây |
1 |
2 tháng |
|
21 |
Băng keo 5P |
Cuộn |
1 |
3 tháng |
|
22 |
Giấy bìa màu |
Tờ |
10 |
1 tháng |
|
23 |
Hồ dán |
Ống |
1 |
1 tháng |
|
24 |
Ghim hình tam giác |
Hộp |
1 |
1 tháng |
|
25 |
Đĩa mềm vi tính |
Cái |
2 |
1 tháng |
|
26 |
Bìa trình ký |
Cái |
2 |
1 năm |
|
27 |
Sổ Name Card |
Cuốn |
2 |
1 năm |
|
ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG HCQT QUẢN LÝ |
|||||
1 |
Giấy trắng A3 |
Ram |
1 |
1 tháng |
|
2 |
Giấy vàng A4 |
Ram |
5 |
1 tháng |
Dùng photo |
3 |
Giấy trắng A4 |
Ram |
3 |
1 tháng |
|
4 |
Mực con dấu |
Lọ |
1 |
2 tháng |
|
4 |
Mực máy Photo |
Ống |
1 |
1 tháng |
|
6 |
Bơm mực máy in |
Ống |
2 |
1 tháng |
|
7 |
Bì thư lớn |
Cái |
50 |
1 tháng |
|
8 |
Bì thư vừa |
Cái |
20 |
1 tháng |
|
9 |
Giấy giới thiệu |
Cuốn |
2 |
1 tháng |
|
10 |
Bì thư nhỏ |
Cái |
30 |
1 tháng |
|
11 |
Giấy Fax |
Ống |
10 |
1 tháng |
|
12 |
Photo bản vẽ |
Bản |
Theo N/c |
|
|
|
Tổng cộng |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Người đề nghị
|
Trưởng phòng HC
|
Giám đốc
|
--------------------o0o--------------------
Biểu mẫu HC-10-BM03
GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM HÀNG THÁNG
Bộ phận:………………………Tháng …..năm ….
STT |
TÊN VPP |
ĐVT |
Số lượng |
|
STT |
TÊN VPP |
ĐVT |
Số lượng |
1 |
Giấy A4 |
Gram |
|
|
36 |
Bìa nút |
Cái |
|
2 |
Giấy Decal |
Gram |
|
|
37 |
Bìa lá |
Cái |
|
3 |
Bìa A4 màu |
Tờ |
|
|
38 |
Tămpon |
Cái |
|
4 |
PXK lớn |
Quyển |
|
|
39 |
Hộp mực dấu |
Hộp |
|
5 |
PXK nhỏ |
Quyển |
|
|
40 |
Kéo bấm |
Cây |
|
6 |
PNK lớn |
Quyển |
|
|
41 |
Dao trổ giấy |
Cây |
|
7 |
Phiếu thu |
Quyển |
|
|
42 |
Lưỡi dao trổ nhỏ |
Cây |
|
8 |
Phiếu chi |
Quyển |
|
|
43 |
Bút lông bảng xanh |
Cây |
|
9 |
Sổ tạm ứng |
Quyển |
|
|
44 |
Bút lông bảng đỏ |
Cây |
|
10 |
Sổ quỹ tiền mặt |
Quyển |
|
|
45 |
Bút lông dầu xanh |
Cây |
|
11 |
Sổ chi tiết thanh toán |
Quyển |
|
|
46 |
Tập 100 tr |
Quyển |
|
12 |
Sổ tiền gửi ngân hàng |
Quyển |
|
|
47 |
Tập 200 tr |
Quyển |
|
13 |
Kéo |
Cây |
|
|
48 |
Chuốt chì |
Cái |
|
14 |
Thước kẻ 30cm |
Cây |
|
|
49 |
Hồ nước Bến Nghé 35 ml |
Chai |
|
15 |
Thước kẻ dẽo |
Cây |
|
|
50 |
Kẹp bướm |
Cái |
|
16 |
Đĩa mềm |
Cái |
|
|
51 |
Kệ rổ nhựa |
Cái |
|
17 |
Đồ bấm kim |
Cái |
|
|
52 |
Gỡ kim càng cua |
Cái |
|
18 |
Kim bấm |
Hộp |
|
|
53 |
Bìa phân trang màu |
Tờ |
|
19 |
Bấm lỗ |
Cái |
|
|
54 |
Bút nhủ bạc |
Cây |
|
20 |
Accor nhựa |
cái/hộp |
|
|
55 |
Bút chì 2B |
Cây |
|
21 |
Bút dạ quang TL |
Cây |
|
|
56 |
Bút xóa TL |
Cây |
|
22 |
Giấy than Horse lớn |
Tờ/xấp |
|
|
57 |
Bút TL027 xanh |
Cây |
|
23 |
Giấy than Horse nhỏ |
Tờ/xấp |
|
|
58 |
Bút TL027 đỏ |
Cây |
|
24 |
Giấy Note 3x3 |
Xấp |
|
|
59 |
Ruột chì vàng |
Hộp |
|
25 |
Keo trong lớn |
Cuộn |
|
|
60 |
Keo mouse |
cuộn |
|
26 |
Keo vàng |
Cuộn |
|
|
61 |
Bìa lỗ nylon |
Cái |
|
27 |
Keo trong 1,2F |
Cuộn |
|
|
|
|
|
|
28 |
Keo trong VP |
Cuộn |
|
|
|
|
|
|
29 |
Keo giấy 1,2F |
Cuộn |
|
|
|
|
|
|
30 |
Keo giấy 2,4F |
Cuộn |
|
|
|
|
|
|
31 |
Keo 2 mặt 1,2F |
Cuộn |
|
|
|
|
|
|
32 |
Keo 2 mặt 2,4F |
Cuộn |
|
|
|
|
|
|
33 |
Bìa còng 3F |
Cái |
|
|
|
|
|
|
34 |
Bìa còng 5F |
Cái |
|
|
|
|
|
|
35 |
Bìa trình ký đôi |
Cái |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngày….tháng…..năm … |
|||
Giám đốc duyệt |
Phòng HC |
Trưởng bộ phận |
Người đề nghị |
|||
|
--------------------o0o--------------------
Biểu mẫu HC-10-BM04
GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM
Người yêu cầu: Bộ phận:
|
||||
Lý do:
|
||||
STT |
Loại văn phòng phẩm |
Quy cách |
Số lượng |
Thời gian yêu cầu |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngày ... tháng ... năm ... Người yêu cầu
|
Trưởng bộ phận
|
Phòng HC
|
--------------------o0o--------------------
Biểu mẫu HC-10-BM05
SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM
Thời gian |
Loại văn phòng phẩm |
Số lượng |
Bộ phận |
Ký tên |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tin tức khác
-
Danh mục mã ngành nghề trong hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam
05/04/2017 -
Tổng hợp 12 loại hợp đồng bắt buộc theo mẫu
10/04/2017 -
Mẫu tờ khai đăng ký bản quyền tác giả mới nhất
17/01/2018 -
Mẫu Hợp Đồng Bảo Lãnh chuẩn do nhà nước quy định
12/12/2018 -
Mẫu hợp đồng cho thuê đất cập nhật đầu năm 2023
12/12/2018 -
Mẫu Hợp Đồng mua bán Hàng Hóa cập nhật năm 2023
12/12/2018
Liên hệ với chúng tôi
Điền thông tin của bạn vào đây
lý do bạn nên chọn trí minh
-
Luật sư/Chuyên viên cao cấp sẽ là người trực tiếp tư vấn, trao đổi, xử lý công việc và giám sát chất lượng thực hiện cho quý Khách hàng.
-
Mọi chi phí triển khai công việc luôn được thông báo, thỏa thuận rõ ràng, hợp lý và minh bạch, không phát sinh thêm chi phí.
-
Luật Trí Minh luôn bám sát công việc, cập nhật quý Khách hàng thường xuyên và kịp thời
-
Các tài liệu, giấy tờ, kết quả luôn được giao nhận tận nơi trong các quận nội thành Hà Nội/Tp. HCM
-
Khách hàng luôn được lắng nghe, thấu hiểu, được tham vấn đưa ra quyết định tối ưu nhất và hài lòng nhất
-
Luật Trí Minh có thể cung cấp tư vấn trực tiếp bằng các ngoại ngữ quốc tế