Biểu mẫu & Thủ tục

Công ty TNHH

Phòng ban

PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT

Chức danh

QUẢN ĐỐC

Mã số công việc

Tóm tắt công việc

• Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạt động sản xuất tại phân xưởng.
• Quản lý trực tiếp nhân viên trong phân xưởng.
• Điều hành sản xuất.
• Tư vấn cho các nhân viên phân xưởng về nghiệp vụ chuyên môn.
• Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho

Giám đốc

Báo cáo gián tiếp cho

Kế toán, kế hoạch về số liệu

Bên ngoài

Nội bộ

Bên ngoài

• Nhà cung cấp
• Khách hàng

• Nhà cung cấp
• Khách hàng

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài

Khách hàng

Hàng trả

Nhà cung cấp

Nhận trả hàng

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong

Hành chính nhân sự

- Yêu cầu trang bị các phương tiện làm việc cho nhân viên.

- Tuyển dụng, đào tạo nhân sự.

- Cung cấp các biểu mẫu, giấy tờ.

- Chuyển giao bảng chấm công.

- Nhận bảng lương.

Kinh doanh

• Liên hệ thông tin toa đặt hàng.
• Hàng trả.

KCS

- Nhận thông tin kỹ thuật, chất lượng hàng mẫu

- Phối hợp kiểm tra hàng nhập.

Kế toán

• Nhận lương cho nhân viên.
• Cung cấp, đối chiếu số liệu.

Phòng Kế hoạch

• Nhận kế hoạch sản xuất.
• Cung cấp, đối chiếu số liệu.
• Hàng trả.
• Nhận các biểu mẫu.

Các nhiệm vụ chính

I. Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

• Tham mưu cho BGĐ trong công tác điều hành theo quy chế, quy định của Công ty.
• Đề ra các biện pháp cải tiến công tác điều hành trong phân xưởng.

II. Công việc tác nghiệp:

• Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạt động kinh doanh tại phân xưởng.
• Giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý phân xưởng đảm bảo phù hợp nội quy, quy chế và quy định của công ty.
• Lên kế hoạch, sắp xếp lịch tăng ca tăng kíp.
• Xây dựng quy trình làm việc cho phân xưởng.
• Cập nhật tổng hợp số liệu về xuất, nhập hàng hoá để đối chiếu/báo cáo cho các bộ phận liên quan hoặc Ban Giám Đốc khi có yêu cầu.
• Kiểm tra, chấm công, quy trình làm việc của nhân viên.
• Xử lý sơ bộ vi phạm kỉ luật của nhân viên trong phân xưởng.
• Đột xuất kiểm hàng hoá trong phân xưởng.
• Giải quyết sự cố phát sinh trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong phân xưởng.
• Nhắc nhở tác phong làm việc của thuộc phân xưởng.
• Tư vấn cho các nhân viên trong phân xưởng về nghiệp vụ chuyên môn.
• Nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân viên.
• Tìm hiểu tinh thần làm việc của nhân viên.

• Thực hiện những công việc khác khi giám đốc yêu cầu.

Tác nghiệp với các đồng nghiệp, phòng ban khác:

• Phối hợp với Phòng Nhân sự thiết lập hệ thống lương hàng tháng, đảm bảo tuyệt đối chính xác và bảo mật.
• Liên hệ làm việc với các phòng ban để giải quyết công việc có liên quan.
• Sắp xếp thời gian hợp lý để hỗ trợ các trưởng BP khác giải quyết một số công việc theo yêu cầu từ Giám đốc.

Tác nghiệp với bên ngoài:

• Đại diện cho công ty (khi được Giám đốc ủy quyền) trong việc quan hệ ngoại giao với các cơ quan chính quyền để hoàn tất các thủ tục giấy tờ hành chính cho công ty.
• Đại diện cho công ty (khi được Giám đốc ủy quyền) thực hiện các hoạt động liên hệ với chính quyền các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín cho công ty trong xã hội.

III. Công việc quản lý phòng, bộ phận:

• Quản lý trực tiếp nhân viên trong phân xưởng và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động của phân xưởng.
• Sắp xếp tăng ca, lịch trực …
• Chuẩn bị và tiến hành họp các thành viên trong phân xưởng.
• Quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn công tác trong phân xưởng.
• Xây dựng kế hoạch hoạt động theo tuần, tháng, quý, năm của phân xưởng.
• Phân công công việc cho nhân viên trong phân xưởng.
• Kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ công việc của nhân viên trong phân xưởng.
• Chấm công nhân viên trong phân xưởng.
• Hội ý với nhân viên trong phân xưởng để giải quyết các công việc đột xuất.
• Theo dõi và đánh giá nhân viên trong phân xưởng.
• Thông báo cho nhân viên trong phân xưởng về các khoản phúc lợi, thưởng và những chính sách nhân sự khác.

Hoàn thiện các qui trình mẫu:

• Kết hợp Giám đốc, Trưởng các Bộ phận thiết lập và giám sát việc thực biện các quy trình nghiệp vụ để kịp thời thay đổi khi không còn phù hợp ở từng thời điểm.
• Xây dựng các biểu mẫu thống nhất về hồ sơ, thủ tục và các tiêu chuẩn cho công tác Điều hành.

Tạo môi trường làm việc, phân công bố trí NV:

• Tổ chức, sắp xếp phân công phân nhiệm cho nhân viên trong phân xưởng chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên trong phân xưởng.
• Trực tiếp tổ chức, hướng dẫn nhân viên trong phân xưởng việc sắp xếp hoàn tất các cuộc họp liên hoan, lễ hội trong công ty.
• Lập kế hoạch và hướng dẫn những định hướng nhân viên mới nhằm khuyến khích thái độ tích cực đối với những mục tiêu của tổ chức.
• Nhận biết và thực hiện các chương trình phúc lợi nhằm nâng cao chất lượng đời sống nhân viên.

Huấn luyện, đào tạo cấp dưới:

• Lập kế hoạch, phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo, phát triển nhân viên.
• Thực hiện hoạt động hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo người lao động có hiệu quả gồm: Kỹ năng thực hành công việc cho nhân viên, bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cấp quản lý và nhân viên chuyên môn nghiệp vụ.
• Hướng dẫn công nhân viên và bản thân thực hiện gương mẫu việc đóng góp ý kiến đặc biệt là các thông tin bất thường (lập sẵn biểu mẫu) từ Giám đốc để phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra từ bên ngoài hoặc bên trong công ty.

Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình độ cá nhân:

Tìm hiểu và nắm vững các quy trình nghiệp vụ trong công ty để có hành vi, tác phong công việc chuyên nghiệp, uy tín trong việc lập kế hoạch và đánh giá kết quả đào tạo.

IV.Công việc báo cáo:

• Thường xuyên cập nhật, theo dõi, điều chỉnh, kiểm tra, thống kê tổng hợp và phân tích các thông tin liên quan đến công tác Điều hành, quản lý.
• Định kỳ báo cáo các hoạt động liên quan cho BGĐ.

Tiêu chí đánh giá, đo lường

I/ Chỉ tiêu:

• Ngày công thực tế trong tháng.
• Tình hình chấp hành quy định, nội quy kỷ luật của công ty.
• Hiệu quả công việc: số lần phạm sai sót trong công việc, số lần không đảm bảo tiến độ công việc, mức độ hài lòng từ đồng nghiệp.
• Số lần đề xuất cải tiến công việc.
• Kỹ năng giao tiếp.
• Tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân mình.

II/ Quản lý và đào tạo:

• Hoàn thiện quy trình quản lý trong bộ phận.
• Trình độ, kỹ năng của nhân viên trong bộ phận.
• Mức độ tín nhiệm, hài lòng của CBNV trong phân xưởng.

• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và giải quyết nghỉ việc.
• Tỷ lệ vắng mặt, đi trễ, vi phạm nội quy, không hoàn thành công việc

Các hoạt động thường làm:

• Phát triển và duy trì các quan hệ với những người khác.
• Giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới theo cách gặp gỡ trực tiếp, bằng văn bản, điện thọai để cung cấp thông tin Thiết lập các mục tiêu chiến lược và phát triển các chương trình, hành động để thực hiện chiến lược, chính sách nhân sự.
• Ra quyết định và giải quyết vấn đề: Phân tích thông tin, đánh giá kết quả để tìm ra giải pháp.
• Tham gia tuyển dụng, phỏng vấn, đánh giá và thăng cấp cho nhân viên trong Công ty.
• Thu thập thông tin thông qua quan sát, nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau; phân loại đánh giá, và sử dụng cho việc ra quyết định.
• Hướng dẫn, giám sát và động viên nhân viên cấp dưới.
• Giải quyết những phàn nàn, xung đột và mâu thuẫn nội bộ.
• Sử dụng những thông tin có liên quan, những phán đoán để quyết định phù hợp với luật pháp, với nguyên tắc và những tiêu chuẩn.
• Nắm bắt được những nhu cầu phát triển của những cá nhân, huấn luyện, cố vấn và giúp họ nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.
• Phát triển các mục tiêu, kế hoạch cụ thể để sắp xếp ưu tiên, tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ.

• Quyết định trực tiếp các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực nhân sự theo lệnh của Giám đốc.
• Quản lý và chỉ đạo trực tiếp mọi chức danh trong phân xưởng.
• Quản lý, giám sát, phân công công việc cho nhân viên dưới quyền.
• Đề xuất nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên của phân xưởng.
• Đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong phân xưởng.
• Đề xuất các vấn đề có liên quan đến trách nhiệm, tham gia xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý.
• Đề xuất các phương án nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ và mang lại hiệu quả cao cho phân xưởng.
• Tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh chung của công ty.
• Tham mưu cho Giám đốc, phòng nhân sự trong việc quyết định tuyển dụng, bãi miễn CBNV trong phân xưởng.
• Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ phụ trách.
• Lập biên bản khi nhân viên quy phạm nội quy, quy định của công ty.

Điều kiện làm việc

• Công việc nặng nề.
• Ap lực công việc cao.
• Tinh thần đồng đội.

Công ty ..............................................

Phòng ban

PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT

Chức danh công việc:

QUẢN ĐỐC

Mã số công việc:

Stt

Tiêu thức

Mức độ

Tiêu chuẩn

1

Kiến thức văn hóa, chuyên môn

Cần thiết

• Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành Kinh tế, quản trị kinh doanh.
• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý.

Mong muốn

• Am hiểu trong lĩnh vực phụ tùng xe gắn máy.
• Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO.

Ngọai ngữ

Mong muốn

Đọc được tài liệu tiếng Anh

Vi tính

Cần thiết

Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng

2

Kinh nghiệm

Cần thiết

Có thâm niên công tác ít nhất 2 năm trở lên trong lĩnh vực quản lý.

Mong muốn

Hiểu sâu sắc về tính cách, văn hoá và phong cách quản lý của Việt Nam để hình thành được những nhóm làm việc hiệu quả.

3

Các kỹ năng làm việc với con người

Cần thiết

Con người:

• Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.
• Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên nhân viên.
• Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới.
• Kỹ năng thuyết phục người khác thay đổi quan điểm, hành vi.
• Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với hành vi của người lao động trong các mối quan hệ xã hội và môi trường xung quanh.
• Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người với nhau.
• Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền…

• Biết quản lý thời gian của bản thân và người khác.

Mong muốn

• Tạo quan hệ ngoại giao tốt với các tổ chức hành chính, cơ quan bên ngoài để tạo dựng uy tín công ty.
• Kỹ năng ra quyết định, ủy quyền.

Các kỹ năng làm việc với dữ liệu

Dữ liệu:

• Quan sát, thu thập thông tin từ tất cả những nguồn có liên quan.
• Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin; và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản.
• Biên soạn, mã hóa, phân loại, lập bảng thống kê, kiểm tra và xác nhận những thông tin, dữ liệu.
• Có khả năng tính toán chính xác.

Mong muốn

• Có khả năng suy diễn và tổng hợp những lập luận để đưa ra câu trả lời chính xác.
• Phân tích và có khả năng dự báo vấn đề trong những điều kiện không đầy đủ thông tin.

4

Phẩm chất cá nhân

Cần thiết

• Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc
• Điềm tỉnh, chín chắn trong lời nói và hành vi.
• Lương thiện và có đạo đức tốt.
• Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách.
• Cẩn thận từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc.
• Sức khỏe tốt, có khả năng đi công tác xa.

Sở thích và quan tâm

Vừa có đầu óc kinh doanh, chỉ huy người khác và biết ra quyết định, biết chấp nhận rủi ro; vừa biết chấp nhận làm các công việc có thể có tính đơn điệu; các hoạt động làm việc và giao tiếp với nhiều người.

Phong cách làm việc

• Quan tâm đến người khác.
• Trung thực, có tính bảo mật, tận tụy trong công việc.
• Chủ động trong công việc, khả năng làm việc độc lập khi công việc yêu cầu.
• Sáng tạo, tích cực suy nghĩ tìm ra những ý tưởng mới để đáp ứng nhu cầu công việc.
• Sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm và thử thách
• Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.
• Có khả năng làm việc nhóm và lãnh đạo mọi người đạt được mục tiêu đề ra.
• Tự kiểm soát bản thân.

Công ty ....................

Phòng ban

         PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT

Chức danh công việc:

QUẢN ĐỐC

Mã số công việc:

Stt

Tiêu thức

Mức độ

Tiêu chuẩn

1

Kiến thức văn hóa, chuyên môn

Cần thiết

Cao đẳng kinh tế, quản trị kinh doanh hoặc tương đương trở lên.

Mong muốn

• Có kiến thức về quản trị nhân sự.
• Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO.
• Am hiểu về luật lao động.

Ngọai ngữ

Mong muốn

Anh văn giao tiếp, trình độ B.

Vi tính

Cần thiết

Có kiến thức và có thể làm việc với các phương tiện truyền thông, sử dụng thành thạo Word, Excel và các thiết bị văn phòng khác.

Mong muốn

Sử dụng thành thạo các phần mềm khác.

2

Kinh nghiệm

Cần thiết

Có thời gian công tác quản lý tương đương từ 02 năm trở lên.

3

Các kỹ năng làm việc với con người

Cần thiết

• Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.
• Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên nhân viên.
• Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới.
• Kỹ năng thuyết phục người khác thay đổi quan điểm, hành vi.
• Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với hành vi của người lao động trong các mối quan hệ xã hội và môi trường xung quanh.
• Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người với nhau.
• Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền…

• Biết quản lý thời gian của bản thân và người khác.

Mong muốn

• Tạo quan hệ ngoại giao tốt với các tổ chức hành chính, cơ quan bên ngoài để tạo dựng uy tín công ty.
• Kỹ năng ra quyết định, ủy quyền.

Các kỹ năng làm việc với dữ liệu

Mong muốn

• Quan sát, thu thập thông tin từ tất cả những nguồn có liên quan.
• Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin; và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản.

• Có khả năng tính toán chính xác.

4

Phẩm chất cá nhân

Cần thiết

• Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc.
• Điềm tỉnh, chín chắn trong lời nói và hành vi.
• Lương thiện và có đạo đức tốt.
• Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách.
• Cẩn thận từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc.
• Sức khỏe tốt.

Phong cách làm việc

• Quan tâm đến người khác.
• Chủ động trong công việc, khả năng làm việc độc lập khi công việc yêu cầu.
• Sáng tạo, tích cực suy nghĩ tìm ra những ý tưởng mới để đáp ứng nhu cầu công việc.
• Sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm và thử thách.
• Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.
• Có khả năng làm việc nhóm và lãnh đạo mọi người đạt được mục tiêu đề ra.
• Tự kiểm soát bản thân.