Thủ tục đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử

Theo quy định pháp luật tại Việt Nam, việc thành lập một sàn giao dịch thương mại điện tử bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử, đây là bước đầu tiên quan trọng không thể bỏ qua. Luật Trí Minh xin chia sẻ chi tiết tới bạn về hồ sơ và thủ tục đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử đúng theo quy định pháp luật Việt Nam qua bài viết dưới đây!

1. Sàn giao dịch thương mại điện tử là gì?

Sàn giao dịch thương mại điện tử (hay còn gọi là website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử) là nền tảng trực tuyến được xây dựng nhằm mục đích kết nối và tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ qua internet.

Trên sàn giao dịch thương mại điện tử, các thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân có thể đăng ký tài khoản, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình và tiến hành giao dịch một cách minh bạch, tiện lợi mà không cần gặp mặt trực tiếp. Sàn hoạt động như một trung gian giúp kết nối người bán và người mua, hỗ trợ thanh toán, xử lý đơn hàng, cũng như cung cấp các dịch vụ hậu cần, chăm sóc khách hàng.

Khác với các website thương mại điện tử đơn thuần chỉ do một chủ sở hữu bán hàng trực tiếp, sàn giao dịch thương mại điện tử cung cấp môi trường cho nhiều bên cùng tham gia giao dịch, tạo nên hệ sinh thái đa dạng và phong phú.

Xem thêm: Cá nhân kinh doanh Online trên sàn thương mại điện tử có phải đóng thuế TNCN không?

2. Ai cần đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, bất kỳ thương nhân hoặc tổ chức nào muốn thiết lập và vận hành sàn giao dịch thương mại điện tử đều bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử với Bộ Công Thương.

• Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử:
• Các tổ chức, doanh nghiệp muốn kinh doanh theo mô hình sàn giao dịch thương mại điện tử:
• Các đơn vị mới thành lập hoặc đang trong quá trình mở rộng kinh doanh trên nền tảng trực tuyến:

3. Điều kiện kinh doanh sàn giao dịch thương mại điện tử

Theo Nghị định số 52/2013/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP, các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử phải tuân thủ các điều kiện kinh doanh theo quy định pháp luật. Đồng thời, họ có trách nhiệm đăng ký thiết lập website cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử và công khai các thông tin đăng ký trên trang chủ của website.

Cụ thể, thương nhân, tổ chức muốn cung cấp dịch vụ thương mại điện tử bán hàng cần đáp ứng các điều kiện sau:

– Phải là thương nhân hoặc tổ chức được thành lập hợp pháp theo quy định pháp luật.

– Có đề án cung cấp dịch vụ chi tiết, trong đó nêu rõ:

• Mô hình tổ chức và hoạt động, bao gồm các hoạt động cung cấp dịch vụ, xúc tiến và tiếp thị cả trong môi trường trực tuyến và ngoại tuyến, cũng như hoạt động logistics đối với hàng hóa.
• Phân định rõ quyền và trách nhiệm giữa thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ thương mại điện tử với các bên sử dụng dịch vụ.
  

– Đã thực hiện đăng ký thiết lập website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử và được Bộ Công Thương cấp giấy xác nhận đăng ký theo quy định.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ tư vấn đăng ký website thương mại điện tử bán hàng

4. Hồ sơ đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử

Căn cứ Điều 14 Thông tư 47/2014/TT-BCT, sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 01/2022/TT-BCT, hồ sơ đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử gồm các tài liệu sau:

1. Đơn đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, theo mẫu TMĐT-1 ban hành kèm theo Thông tư.
2. Bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc, hoặc bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu. Cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan có thể lựa chọn nộp một trong ba loại bản sao này.
3. Đề án cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật hiện hành.
4. Quy chế quản lý hoạt động của website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, bao gồm:
   • Các nội dung quy định tại Điều 38 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP;
   • Cơ chế và thời hạn xử lý khi nhận được phản ánh về các hành vi kinh doanh vi phạm pháp luật trên website.
5. Mẫu hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận hợp tác giữa chủ sở hữu website với các thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trên sàn.
6. Các điều kiện giao dịch chung áp dụng cho hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trên website (nếu có).

5. Thủ tục đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử

Căn cứ Thông tư 47/2014/TT-BCT, sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 01/2022/TT-BCT, quy trình đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử được thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Thương nhân hoặc tổ chức tiến hành đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn.

– Bước 2: Sau khi nhận được tài khoản đăng nhập, thương nhân, tổ chức đăng nhập vào hệ thống, chọn chức năng “Đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử” và tiến hành khai báo thông tin theo mẫu quy định, đồng thời đính kèm hồ sơ đăng ký cần thiết.

– Bước 3: Trong vòng 7 ngày làm việc, Bộ Công Thương sẽ phản hồi qua email đã đăng ký một trong các nội dung sau:

• Xác nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và hướng dẫn tiếp tục thực hiện Bước 4;
• Hoặc thông báo hồ sơ chưa hợp lệ, yêu cầu bổ sung, sửa đổi. Trong trường hợp này, thương nhân, tổ chức phải quay lại Bước 2 để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

Nếu trong vòng 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo yêu cầu bổ sung, thương nhân, tổ chức không phản hồi, hồ sơ đăng ký sẽ bị chấm dứt trên hệ thống và cần thực hiện đăng ký lại từ đầu.

– Bước 4: Khi hồ sơ được xác nhận hợp lệ, thương nhân, tổ chức gửi bộ hồ sơ bản giấy đầy đủ về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) theo quy định.

– Bước 5: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ bản giấy hợp lệ, Bộ Công Thương sẽ gửi cho thương nhân, tổ chức mã số xác nhận để gắn lên website, thể hiện là biểu tượng đăng ký hợp pháp.

– Bước 6: Ngay khi website hoàn tất thủ tục đăng ký và được xác nhận bởi Bộ Công Thương, thông tin về website sẽ được cập nhật và công khai trên danh sách các website thương mại điện tử đã đăng ký tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

6. Lưu ý quan trọng khi đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử

Khi tiến hành đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử, thương nhân, tổ chức cần đặc biệt chú ý đến một số vấn đề sau để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc vi phạm quy định pháp luật:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Mọi tài liệu trong hồ sơ đăng ký cần tuân thủ đúng mẫu, nội dung theo yêu cầu tại Thông tư 47/2014/TT-BCT và Thông tư 01/2022/TT-BCT. Các giấy tờ như đề án cung cấp dịch vụ, quy chế hoạt động, hợp đồng mẫu, điều kiện giao dịch… cần thể hiện rõ ràng, chi tiết.
• Khai báo thông tin trung thực, đồng bộ: Thông tin khai báo trên Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử phải thống nhất với nội dung thực tế trên website. Mọi sai lệch có thể dẫn đến việc bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bị từ chối đăng ký.
• Thời gian phản hồi và bổ sung hồ sơ: Trong vòng 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu bổ sung từ Bộ Công Thương, nếu không có phản hồi hoặc không nộp hồ sơ bổ sung đầy đủ, hệ thống sẽ tự động chấm dứt hồ sơ đã khai báo. Khi đó, thương nhân, tổ chức phải thực hiện lại thủ tục từ đầu.
• Phân định rõ quyền và nghĩa vụ giữa các bên:  Trong đề án cung cấp dịch vụ và hợp đồng mẫu cần thể hiện rõ ràng quyền và trách nhiệm giữa đơn vị vận hành sàn và các bên tham gia (người bán, người mua) để tránh rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
• Không sử dụng website khi chưa có xác nhận đăng ký: Việc đưa sàn giao dịch thương mại điện tử vào vận hành trước khi được Bộ Công Thương xác nhận đăng ký là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
• Gắn biểu tượng đã đăng ký hợp lệ trên website: Sau khi hoàn tất đăng ký và được cấp mã xác nhận, đơn vị thiết lập sàn cần gắn mã biểu tượng “đã đăng ký với Bộ Công Thương” trên trang chủ để chứng minh tính hợp pháp của sàn.

Có thể bạn quan tâm: Đăng ký sàn thương mại điện tử: Những điều bạn cần biết

7. Dịch vụ tư vấn đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử tại Luật Trí Minh

Để hỗ trợ quý khách hàng, Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử trọn gói, chuyên nghiệp và nhanh chóng.

• Tư vấn điều kiện pháp lý để thiết lập sàn giao dịch TMĐT theo quy định hiện hành;
• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đăng ký gồm: đơn đăng ký, đề án cung cấp dịch vụ, quy chế hoạt động, mẫu hợp đồng, điều kiện giao dịch…;
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ online và bản giấy tại Bộ Công Thương;
• Theo dõi, xử lý, bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng;
• Hỗ trợ nhận mã xác nhận và hướng dẫn gắn biểu tượng đăng ký trên website.

8. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ và xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra trên toàn cầu, việc thiết lập và đăng ký một sàn giao dịch thương mại điện tử đúng pháp luật, bài bản ngay từ đầu chính là nền tảng để doanh nghiệp bứt phá trên thị trường. Tuy nhiên, quá trình này không hề đơn giản nếu không có sự đồng hành của một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.

Luật Trí Minh – với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật doanh nghiệp và công nghệ số – tự hào là người bạn đồng hành tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và phát triển hạ tầng thương mại điện tử. Chúng tôi mang đến dịch vụ trọn gói – tối ưu chi phí – đúng pháp luật, giúp bạn tập trung vào kinh doanh cốt lõi, còn mọi thủ tục pháp lý hãy để chúng tôi lo.

• Chuyên môn sâu về pháp luật thương mại điện tử: Đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và thương mại điện tử, luôn cập nhật văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo hồ sơ được chuẩn xác và đúng quy định.
• Tư vấn bài bản từ mô hình đến vận hành: Không chỉ thực hiện thủ tục, Luật Trí Minh còn hỗ trợ doanh nghiệp định hình mô hình hoạt động sàn TMĐT, xây dựng đề án, hợp đồng mẫu, quy chế hoạt động,… một cách bài bản và thực tiễn.
• Quy trình rõ ràng – xử lý nhanh chóng: Chúng tôi xây dựng quy trình làm việc khoa học, rút ngắn tối đa thời gian xử lý hồ sơ mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa sàn TMĐT vào vận hành.
• Chi phí hợp lý, minh bạch ngay từ đầu: Luật Trí Minh cam kết cung cấp dịch vụ với mức phí cạnh tranh, không phát sinh chi phí ẩn, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ lẫn tập đoàn lớn.
• Hỗ trợ sau dịch vụ tận tâm: Ngay cả khi hoàn tất đăng ký, đội ngũ Luật Trí Minh vẫn luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong các bước cập nhật thông tin, điều chỉnh hồ sơ và các vấn đề pháp lý phát sinh khi vận hành sàn.
• Dịch vụ trọn gói – tiết kiệm nguồn lực nội bộ: Doanh nghiệp không cần tự lo về quy trình hay tìm hiểu pháp luật rườm rà, mọi công đoạn từ chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với Bộ Công Thương sẽ do chúng tôi thay mặt thực hiện trọn gói.
• Uy tín được khẳng định qua hàng ngàn hồ sơ thành công: Luật Trí Minh đã hỗ trợ đăng ký sàn TMĐT cho nhiều thương hiệu lớn, trong đó có startup công nghệ, doanh nghiệp xuất nhập khẩu, bán lẻ trực tuyến,… với tỷ lệ thành công cao và được đánh giá tích cực.
• Tư vấn đa kênh, linh hoạt theo yêu cầu: Chúng tôi hỗ trợ tư vấn và tiếp nhận hồ sơ qua nhiều kênh như trực tiếp tại văn phòng, trực tuyến qua email, Zalo, hoặc gửi hồ sơ qua bưu điện – tạo sự thuận tiện tối đa cho khách hàng trên toàn quốc.

Trên đây là những chia sẻ từ Luật Trí Minh về hồ sơ thủ tục đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử. Thực hiện đúng và đủ thủ tục đăng ký sẽ giúp bạn nhanh chóng đi vào hoạt động kinh doanh trực tuyến, mở rộng thị trường hiệu quả trong kỷ nguyên số. Trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.