Những việc cần làm ngay sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng rằng thủ tục pháp lý đã hoàn tất. Trên thực tế, đây mới chỉ là bước khởi đầu. Nếu không thực hiện đầy đủ các công việc bắt buộc ngay sau khi thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể đối mặt với xử phạt hành chính, rủi ro thuế và khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây Luật Trí Minh sẽ chia sẻ tới bạn những việc cần làm ngay sau khi thành lập doanh nghiệp!

1. Tầm quan trọng của các thủ tục pháp lý sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ mới được ghi nhận tư cách pháp lý, chưa đồng nghĩa với việc có thể vận hành đầy đủ và hợp pháp. Các thủ tục pháp lý sau khi thành lập doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp đi vào hoạt động đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro ngay từ giai đoạn khởi sự.

Việc thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn các thủ tục như kê khai thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng, treo biển hiệu hay góp đủ vốn điều lệ sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, kế toán và lao động
• Đảm bảo đủ điều kiện xuất hóa đơn, ký kết hợp đồng, giao dịch với đối tác
• Tạo uy tín pháp lý, nâng cao mức độ tin cậy với khách hàng và cơ quan quản lý
• Hạn chế tranh chấp nội bộ và rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động

Ngược lại, việc bỏ sót hoặc thực hiện sai các thủ tục pháp lý sau khi thành lập doanh nghiệp có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, thậm chí bị đánh giá là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Do đó, việc chủ động hoàn thiện các nghĩa vụ pháp lý ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững.

2. 9 việc cần làm ngay sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, để doanh nghiệp đi vào hoạt động ổn định và đúng quy định pháp luật, chủ doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện đầy đủ các công việc pháp lý bắt buộc sau đây:

2.1. Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty có trách nhiệm thực hiện công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ, người đại diện nhận kết quả có thể tiến hành thủ tục công bố thông tin và thanh toán lệ phí trực tiếp hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Thời hạn thực hiện: trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2.2. Khắc dấu doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu pháp nhân để phục vụ cho các giao dịch, ký kết hợp đồng và hoạt động nội bộ. Doanh nghiệp được quyền tự quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu theo quy định pháp luật.

Trước khi đưa con dấu vào sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc công khai mẫu dấu giúp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong quá trình giao dịch và là căn cứ pháp lý để xác lập giá trị sử dụng của con dấu.

2.3. Kê khai và nộp lệ phí môn bài

2.3.1. Thực hiện nộp tờ khai lệ phí môn bài

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, dù được miễn nộp tiền, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai lệ phí môn bài theo quy định.

Căn cứ khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 của năm liền kề sau năm thành lập hoặc năm bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trường hợp trong năm có thay đổi thông tin liên quan đến vốn điều lệ, doanh nghiệp phải nộp lại hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất vào ngày 30/01 của năm tiếp theo năm phát sinh thay đổi.

2.3.2. Nộp tiền lệ phí môn bài

Mức lệ phí môn bài doanh nghiệp phải nộp hằng năm được xác định căn cứ vào vốn điều lệ ghi nhận trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cụ thể như sau:

– Doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm

– Doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm

Căn cứ Khoản 1 và Khoản 4 Điều 5 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, thời hạn nộp lệ phí môn bài được xác định theo từng trường hợp:

– Đối với doanh nghiệp mới thành lập: thời hạn nộp lệ phí môn bài là trước ngày 30/01 của năm kế tiếp năm thành lập.

– Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh (bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) sau khi hết thời gian được miễn lệ phí môn bài (tính từ năm thứ tư kể từ năm thành lập):

• Nếu thời điểm kết thúc miễn lệ phí rơi vào 6 tháng đầu năm, doanh nghiệp được nộp chậm nhất đến ngày 30/7 của năm đó;
• Nếu thời điểm kết thúc miễn lệ phí rơi vào 6 tháng cuối năm, hạn nộp lệ phí là ngày 30/01 của năm liền kề sau năm kết thúc thời gian miễn.

2.4. Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký khai, nộp thuế điện tử

Pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, tuy nhiên việc sở hữu tài khoản giao dịch trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình hoạt động. Thông qua tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp thuế điện tử mà không cần đến trực tiếp ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bên cạnh đó, việc thanh toán qua tài khoản ngân hàng còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác, thuận tiện trong giao dịch với khách hàng, đồng thời hỗ trợ kiểm soát và quản lý dòng tiền hiệu quả. Đặc biệt, hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện cần để chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên được công nhận là chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật thuế.

Mặc dù doanh nghiệp không còn nghĩa vụ thông báo số tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư, nhưng sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp vẫn phải cập nhật thông tin tài khoản với cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung thông tin tại Mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC và gửi thông báo đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

2.5. Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử (USB Token)

Chữ ký số điện tử có giá trị pháp lý tương đương con dấu doanh nghiệp, được sử dụng trong các giao dịch điện tử như kê khai và nộp thuế trực tuyến, thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội, phát hành hóa đơn điện tử và ký các hồ sơ điện tử khác. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín để đăng ký và đưa chữ ký số vào sử dụng đúng quy định.

Khi thực hiện thủ tục đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật như căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng.

2.6. Đăng ký mua và phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp đang hoạt động đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Do đó, doanh nghiệp cần sớm thực hiện thủ tục đăng ký mua và phát hành hóa đơn điện tử để đảm bảo hoạt động xuất hóa đơn được thực hiện hợp pháp.

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, hoặc chuyển dữ liệu không đúng thời hạn theo quy định, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt lên đến 20 triệu đồng, căn cứ theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

2.7. Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Ngay từ khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp, bởi quyết định này không chỉ tác động đến số thuế GTGT phải nộp định kỳ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc xuất hóa đơn và quyền lợi của khách hàng. Theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2008, hiện nay pháp luật cho phép áp dụng hai phương pháp tính thuế GTGT, bao gồm: phương pháp khấu trừ và phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu.

Khi lựa chọn phương pháp tính thuế, doanh nghiệp nên căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu chi phí và đối tượng khách hàng. Đồng thời, cần xem xét thêm các yếu tố như mức thuế phải nộp, mức độ thuận tiện trong quản lý kế toán – thuế, cũng như khả năng nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín thương hiệu trong giao dịch với đối tác và khách hàng.

2.8. Góp vốn điều lệ đúng thời hạn

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông có nghĩa vụ góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết theo mức vốn điều lệ ghi nhận trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc góp vốn phải được thực hiện trong thời hạn luật định kể từ ngày thành lập doanh nghiệp, đồng thời cần có chứng từ chứng minh việc góp vốn theo đúng quy định.

Trường hợp không thực hiện góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn quy định, doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh vốn điều lệ cho phù hợp với số vốn thực góp, đồng thời các thành viên, cổ đông liên quan có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý và tài chính đối với các nghĩa vụ phát sinh trong thời gian chưa góp đủ vốn. Do đó, việc tuân thủ đúng thời hạn góp vốn điều lệ là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, uy tín và an toàn pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

2.9. Tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định tại Điều 1 và Điều 2 Luật Kế toán 2015, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán để thực hiện việc ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, sổ sách kế toán, đồng thời lập và nộp các loại báo cáo thuế, báo cáo quyết toán theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

Trường hợp doanh nghiệp không bố trí hoặc không bổ nhiệm kế toán trưởng theo quy định, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt lên đến 20 triệu đồng, căn cứ Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường xem nhẹ công tác kế toán, dẫn đến hồ sơ sổ sách không đầy đủ hoặc sai sót, từ đó phát sinh vướng mắc trong quá trình thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế. Vì vậy, cùng với việc hoàn thiện các thủ tục pháp lý ban đầu, chủ doanh nghiệp cần chủ động bố trí nhân sự kế toán phù hợp hoặc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nhằm hạn chế rủi ro tài chính và pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

3. Một số lưu ý pháp lý quan trọng cho doanh nghiệp mới thành lập

Bên cạnh việc thực hiện đầy đủ các thủ tục bắt buộc sau khi thành lập, doanh nghiệp mới cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề pháp lý quan trọng sau đây để hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động:

• Tuân thủ đúng thời hạn các nghĩa vụ thuế ban đầu, bao gồm kê khai thuế, nộp tờ khai và báo cáo định kỳ nhằm tránh bị xử phạt hành chính và truy thu thuế.
• Đảm bảo địa chỉ trụ sở hoạt động thực tế, treo biển hiệu đúng quy định và sẵn sàng tiếp đoàn kiểm tra của cơ quan thuế để tránh bị đánh giá là doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
• Quản lý chặt chẽ con dấu, chữ ký số và hóa đơn điện tử, chỉ giao cho người có thẩm quyền sử dụng nhằm hạn chế rủi ro gian lận và tranh chấp nội bộ.
• Thực hiện đầy đủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội khi phát sinh người lao động, bao gồm ký hợp đồng lao động, đăng ký thang bảng lương và tham gia bảo hiểm theo quy định.
• Lưu trữ hồ sơ pháp lý, kế toán, thuế một cách khoa học, phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế trong tương lai.
• Chủ động rà soát ngành nghề kinh doanh có điều kiện, giấy phép con và các điều kiện pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động để đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật.

4. Dịch vụ hỗ trợ sau thành lập doanh nghiệp tại Luật Trí Minh

Thấu hiểu những khó khăn và rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp mới thành lập thường gặp phải, Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau thành lập doanh nghiệp trọn gói, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động ổn định và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Dịch vụ của Luật Trí Minh bao gồm:

• Tư vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý bắt buộc sau khi thành lập doanh nghiệp
• Hỗ trợ kê khai thuế ban đầu, lệ phí môn bài, đăng ký chữ ký số và hóa đơn điện tử
• Tư vấn lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp với mô hình kinh doanh
• Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khai và nộp thuế điện tử
• Tư vấn tổ chức bộ máy kế toán, rà soát hồ sơ kế toán – thuế
• Đồng hành pháp lý trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Trên đây là tổng hợp đầy đủ việc cần làm ngay sau khi thành lập doanh nghiệp mà chủ doanh nghiệp không nên bỏ sót để đảm bảo quá trình hoạt động diễn ra đúng pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro về thuế, kế toán và quản trị. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được đội ngũ luật sư hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.