Thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Bạn đang muốn mở văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam để mở rộng thị trường và tìm kiếm cơ hội hợp tác? Với nền kinh tế phát triển và chính sách thu hút đầu tư nước ngoài, Việt Nam là điểm đến lý tưởng cho các doanh nghiệp Singapore. Tuy nhiên, để VPĐD hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp lý về điều kiện, hồ sơ và quy trình đăng ký. Bài viết hôm nay Luật Trí Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam, đảm bảo quá trình thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.

Cơ sở pháp lý

– Luật Thương mại 2005 – Quy định về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP – Quy định chi tiết về việc thành lập, hoạt động, quyền hạn và nghĩa vụ của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

– Thông tư 11/2016/TT-BCT – Hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

– Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;

Tổng quan về việc thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) công ty Singapore tại Việt Nam

Khái niệm văn phòng đại diện (VPĐD) công ty Singapore tại Việt Nam

Văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ tại Singapore, được thành lập nhằm mục đích xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và đại diện cho công ty mẹ trong các hoạt động tại Việt Nam.

VPĐD không có tư cách pháp nhân độc lập và không được thực hiện hoạt động kinh doanh tạo ra lợi nhuận. Thay vào đó, văn phòng đại diện hoạt động như một cầu nối, hỗ trợ công ty mẹ trong việc mở rộng quan hệ thương mại và tìm kiếm cơ hội hợp tác tại Việt Nam.

Lợi ích khi mở VPĐD tại Việt Nam

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường và tìm kiếm cơ hội hợp tác. Dưới đây là những lợi ích chính khi mở VPĐD tại Việt Nam:

• Tiếp cận thị trường Việt Nam một cách dễ dàng: Việt Nam là thị trường tiềm năng với nền kinh tế phát triển ổn định và lực lượng lao động dồi dào. VPĐD giúp doanh nghiệp tìm hiểu nhu cầu khách hàng, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và khảo sát thị trường trước khi quyết định đầu tư lớn.
• Hợp pháp hóa hoạt động xúc tiến thương mại: VPĐD được phép đại diện cho công ty mẹ trong các giao dịch, liên hệ với khách hàng, đối tác tại Việt Nam. Có thể tổ chức sự kiện, hội thảo, triển lãm để quảng bá thương hiệu mà không cần thành lập công ty con.
• Chi phí thành lập và hoạt động thấp: So với việc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), VPĐD không yêu cầu vốn đầu tư tối thiểu và không chịu nhiều nghĩa vụ tài chính. Chi phí duy trì thấp, phù hợp với doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường trước khi quyết định đầu tư lâu dài.
• Không chịu nhiều nghĩa vụ thuế: VPĐD không trực tiếp kinh doanh, nên không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tại Việt Nam. Chỉ cần kê khai các khoản thuế liên quan như thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên làm việc tại VPĐD (nếu có).
• Dễ dàng tuyển dụng và quản lý nhân sự: VPĐD có thể tuyển dụng nhân sự người Việt Nam hoặc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, giúp công ty mẹ dễ dàng quản lý và điều phối công việc tại thị trường Việt Nam.
• Thủ tục thành lập đơn giản, thời gian xử lý nhanh: So với việc mở công ty con, thủ tục mở VPĐD đơn giản hơn nhiều. Thời gian cấp phép trung bình chỉ từ 7 – 10 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.

Giới hạn của văn phòng đại diện

Mặc dù văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty Singapore tại Việt Nam mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có những giới hạn nhất định. Dưới đây là những hoạt động mà VPĐD không được phép thực hiện theo quy định pháp luật Việt Nam:

• Không được trực tiếp kinh doanh, tạo ra lợi nhuận
• Không được thực hiện các hoạt động sản xuất
• Không được trực tiếp thực hiện dịch vụ có thu phí
• Không được xuất nhập khẩu hàng hóa
• Bị hạn chế trong hoạt động tuyển dụng nhân sự
• Chịu sự giám sát và quản lý chặt chẽ

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài, bao gồm công ty Singapore, có thể được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Công ty mẹ phải là thương nhân hợp pháp theo quy định quốc tế
• Công ty mẹ phải có thời gian hoạt động tối thiểu 1 năm
• Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với quy định pháp luật
• VPĐD phải có địa điểm đặt trụ sở hợp pháp tại Việt Nam
• Người đứng đầu VPĐD phải có đủ điều kiện pháp lý
• VPĐD phải tuân thủ quy định về thuế và báo cáo hoạt động

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Để đăng ký thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) công ty Singapore tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Dưới đây là các giấy tờ quan trọng cần có:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ

– Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD

– Bản sao hộ chiếu hoặc căn cước công dân của người đứng đầu VPĐD

– Văn bản xác nhận địa điểm đặt trụ sở VPĐD

– Báo cáo tài chính hoặc tài liệu chứng minh năng lực tài chính của công ty mẹ

– Điều lệ hoạt động của công ty mẹ (nếu có)

– Giấy ủy quyền (nếu có tổ chức, cá nhân thay mặt nộp hồ sơ)

*** Lưu ý:

• Các tài liệu do công ty mẹ tại Singapore cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có công chứng theo quy định của Việt Nam.
• Hồ sơ có thể nộp tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở VPĐD hoặc Bộ Công Thương (đối với các ngành nghề đặc thù).

Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty Singapore tại Việt Nam được thực hiện theo các bước sau:

1. Nộp hồ sơ đăng ký:

• Doanh nghiệp Singapore gửi hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi VPĐD dự kiến đặt trụ sở.

2. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và thông báo nếu cần bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ.
• Việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện một lần duy nhất trong suốt quá trình xử lý hồ sơ.

3. Xét duyệt và cấp Giấy phép:

• Trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ xem xét và quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập VPĐD.
• Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan cấp phép phải có văn bản thông báo nêu rõ lý do từ chối.

4. Trường hợp cần xin ý kiến chuyên ngành:

• Nếu VPĐD hoạt động trong lĩnh vực chưa có quy định cụ thể hoặc thuộc nhóm ngành nghề đặc thù, cơ quan cấp phép sẽ gửi văn bản xin ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành trong vòng 03 ngày làm việc sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ.
• Bộ quản lý chuyên ngành có tối đa 05 ngày làm việc để phản hồi ý kiến về việc cấp phép.
• Sau khi nhận được phản hồi, cơ quan cấp phép có thêm 05 ngày làm việc để ra quyết định cấp hoặc từ chối Giấy phép thành lập VPĐD.
• Nếu từ chối cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản giải thích lý do cụ thể.

Trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Theo quy định pháp luật Việt Nam, có một số trường hợp thương nhân Singapore không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam, bao gồm:

• Không đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động
• Ngành nghề không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam
• Không được sự chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành
• Hồ sơ không hợp lệ hoặc bị từ chối do vi phạm pháp luật
• Ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội

Trường hợp điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Sau khi được cấp phép hoạt động, Văn phòng đại diện (VPĐD) công ty Singapore tại Việt Nam có thể cần điều chỉnh Giấy phép trong một số trường hợp sau:

• Thay đổi tên gọi của công ty mẹ tại Singapore
• Thay đổi địa điểm đặt Văn phòng đại diện
• Thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện
• Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
• Gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Thay đổi thông tin liên quan đến công ty mẹ

Trường hợp cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện (VPĐD) công ty Singapore tại Việt Nam có thể cần xin cấp lại Giấy phép trong các trường hợp sau:

• Giấy phép bị mất hoặc hư hỏng
• Giấy phép bị thu hồi do vi phạm nhưng được cấp lại theo quy định
• Giấy phép bị mất hiệu lực do hết hạn nhưng chưa gia hạn kịp thời
• Giấy phép bị thu hồi do VPĐD ngừng hoạt động nhưng công ty mẹ quyết định tiếp tục duy trì

Các thủ tục sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện (VPĐD) công ty Singapore tại Việt Nam cần thực hiện một số thủ tục quan trọng để đảm bảo hoạt động hợp pháp. Dưới đây là các thủ tục cần thực hiện:

• Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu: VPĐD có thể khắc dấu tròn (nếu cần) tại đơn vị khắc dấu hợp pháp. Từ ngày 01/7/2021, không bắt buộc thông báo mẫu dấu với cơ quan quản lý.
• Đăng ký mã số thuế: VPĐD phải đăng ký mã số thuế tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở trong vòng 10 ngày kể từ khi được cấp Giấy phép. Mặc dù không có chức năng kinh doanh, VPĐD vẫn phải thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có nhân viên làm việc.
• Mở tài khoản ngân hàng (nếu cần): VPĐD có thể mở tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động nội bộ. Hồ sơ mở tài khoản gồm Giấy phép thành lập VPĐD, giấy tờ cá nhân của người đại diện và các giấy tờ liên quan.
• Đăng ký lao động và bảo hiểm xã hội: Nếu VPĐD có nhân viên làm việc tại Việt Nam, cần đăng ký lao động theo quy định. Thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.
• Treo biển hiệu tại trụ sở: VPĐD phải treo biển hiệu tại trụ sở theo đúng quy định của pháp luật. Biển hiệu cần thể hiện đầy đủ thông tin về tên VPĐD, công ty mẹ và địa chỉ trụ sở.
• Báo cáo hoạt động hàng năm: Trước ngày 30/01 mỗi năm, VPĐD phải gửi báo cáo hoạt động đến Sở Công Thương/Bộ Công Thương.

Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt nam

Luật Trí Minh là đơn vị chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý, hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ nhanh chóng – chính xác – chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp Singapore dễ dàng mở rộng thị trường và hoạt động tại Việt Nam một cách hợp pháp.

– Tư vấn pháp lý trước khi thành lập VPĐD: Hướng dẫn doanh nghiệp về điều kiện, thủ tục, cũng như các quy định liên quan đến hoạt động của VPĐD tại Việt Nam.

– Tiếp nhận và xác minh thông tin: Kiểm tra, rà soát hồ sơ của khách hàng để đảm bảo tính hợp lệ trước khi tiến hành thủ tục thành lập VPĐD.

– Chuẩn bị và nộp hồ sơ: Soạn thảo đầy đủ giấy tờ cần thiết và đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.

– Làm việc với cơ quan cấp phép: Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, trực tiếp trao đổi với cơ quan chức năng để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi.

– Bàn giao kết quả: Cung cấp Giấy phép thành lập VPĐD cho khách hàng ngay khi hoàn tất thủ tục.

– Hỗ trợ sau thành lập:

• Báo cáo tình hình hoạt động hàng năm của VPĐD trước ngày 30/01.
• Xin giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài.
• Kê khai nhân sự, soạn thảo hợp đồng lao động.
• Hỗ trợ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho Trưởng đại diện và nhân viên VPĐD.

Lý do nên lựa chọn dịch vụ tư vấn tại Luật Trí Minh

Khi mở Văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam, việc lựa chọn đơn vị tư vấn pháp lý uy tín là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. Luật Trí Minh tự hào là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn thành lập VPĐD cho doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là các công ty đến từ Singapore.

✅ Kinh nghiệm dày dặn, chuyên sâu: Hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Đội ngũ luật sư am hiểu pháp luật Việt Nam và Singapore, giúp đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi.

✅ Hỗ trợ từ A-Z, tiết kiệm thời gian: Cung cấp dịch vụ trọn gói, từ tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đến hoàn tất thủ tục sau thành lập. Thời gian xử lý nhanh chóng, đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp trong thời gian sớm nhất.

✅ Đại diện làm việc với cơ quan chức năng: Trực tiếp làm việc và giải trình với cơ quan cấp phép để xử lý hồ sơ thuận lợi. Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh, hạn chế tối đa tình trạng hồ sơ bị trả lại hay kéo dài thời gian xử lý.

✅ Hỗ trợ pháp lý sau thành lập: Báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm cho Văn phòng đại diện. Hỗ trợ kê khai nhân sự, xin giấy phép lao động, đóng thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Tư vấn mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng lao động và các vấn đề pháp lý khác liên quan.

✅ Chi phí minh bạch, hợp lý: Báo giá rõ ràng ngay từ đầu, không phát sinh chi phí ẩn. Cam kết mang lại dịch vụ chất lượng cao với mức giá cạnh tranh.

Trên đây là những thông tin mà Luật Trí Minh chia sẻ về việc “thành lập văn phòng đại diện công ty Singapore tại Việt Nam”. Để quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty diễn ra thuận lợi, nhà đầu tư cần chuẩn bị chu đáo và lựa chọn một đối tác tư vấn pháp lý uy tín. Nếu cần thêm thông tin chi tiết hoặc yêu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn tại Luật Trí Minh, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời!