Thủ tục thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài

Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài có thể lựa chọn thành lập Chi nhánh để trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh trong phạm vi được pháp luật cho phép. Tuy nhiên, thủ tục thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có những yêu cầu riêng về điều kiện, hồ sơ, địa điểm và nội dung hoạt động. Bài viết dưới đây của Luật Trí Minh sẽ cung cấp thông tin chi tiết theo quy định hiện hành.

1. Chi nhánh của thương nhân nước ngoài là gì?

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và tiến hành các hoạt động thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Khác với văn phòng đại diện, chi nhánh được phép thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp, bao gồm kinh doanh thương mại, cung ứng dịch vụ và các hoạt động khác phù hợp với giấy phép, ngành nghề của công ty mẹ và cam kết quốc tế của Việt Nam.

Chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng biệt và hoạt động theo sự ủy quyền của thương nhân nước ngoài; do đó, mọi quyền lợi, nghĩa vụ tài chính hay trách nhiệm pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động đều do công ty mẹ chịu trách nhiệm.

2. Điều kiện để thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài muốn được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, cụ thể:

• Có tư cách pháp lý hợp lệ: Thương nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ là thành viên của Điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc được pháp luật tại quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
• Đảm bảo thời gian hoạt động: Tính đến thời điểm đề nghị cấp phép, thương nhân nước ngoài phải có thời gian hoạt động từ 05 năm trở lên, được tính kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
• Đáp ứng thời hạn hoạt động còn lại: Nếu Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.
• Ngành nghề hoạt động phù hợp: Phạm vi hoạt động dự kiến của Chi nhánh phải phù hợp với các cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, đồng thời không được vượt quá ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
• Trường hợp không đáp ứng cam kết mở cửa thị trường: Nếu hoạt động dự kiến của Chi nhánh không thuộc phạm vi cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài đến từ quốc gia, vùng lãnh thổ không tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Chi nhánh phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận theo quy định.

3. Hồ sơ thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Theo Điều 12 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài có nhu cầu thành lập Chi nhánh tại Việt Nam cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với các giấy tờ sau:

3.1. Thành phần hồ sơ

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh: Được lập theo mẫu do Bộ Công Thương ban hành và phải có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài.
• Giấy đăng ký kinh doanh: Nộp bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh: Là tài liệu do thương nhân nước ngoài ban hành để cử hoặc bổ nhiệm người giữ chức vụ người đứng đầu Chi nhánh tại Việt Nam.
• Tài liệu chứng minh hoạt động của thương nhân nước ngoài: Có thể sử dụng bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất.
  Trường hợp không có các tài liệu nêu trên, có thể thay thế bằng giấy tờ tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, nhằm chứng minh thương nhân vẫn đang tồn tại và hoạt động trong năm tài chính gần nhất.
• Điều lệ hoạt động của Chi nhánh: Chuẩn bị bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh dự kiến thành lập tại Việt Nam.
• Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Chi nhánh: Nộp bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân nếu người đứng đầu là công dân Việt Nam; trường hợp người đứng đầu là người nước ngoài thì sử dụng bản sao hộ chiếu.
• Tài liệu chứng minh địa điểm đặt trụ sở Chi nhánh: Hồ sơ cần có các giấy tờ liên quan đến địa điểm dự kiến đặt trụ sở, bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ, thỏa thuận thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh;
  • Bản sao các tài liệu liên quan đến địa điểm dự kiến đặt trụ sở theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

3.2. Yêu cầu đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài

Trong trường hợp người đứng đầu Chi nhánh là người nước ngoài, các tài liệu trong hồ sơ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cần được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các tài liệu cần thực hiện dịch thuật, chứng thực gồm:

• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
• Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm tài chính gần nhất;
• Giấy tờ tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận để chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân trong năm tài chính gần nhất;
• Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Chi nhánh theo từng trường hợp.

3.3. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh

Đối với Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài, bản sao phải được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài chứng nhận hoặc thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật Việt Nam.

Việc chuẩn bị đúng yêu cầu về dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự là bước quan trọng nhằm hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong quá trình xin cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.

4. Thủ tục thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ Điều 13 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, quy trình xin cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép

Thương nhân nước ngoài chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và gửi đến Cơ quan cấp Giấy phép. Hồ sơ có thể được nộp theo hình thức trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc thực hiện trực tuyến trong trường hợp thủ tục trực tuyến được áp dụng.

– Bước 2: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Cơ quan cấp Giấy phép tiến hành kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo để thương nhân nước ngoài sửa đổi, bổ sung. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện 01 lần trong toàn bộ quá trình giải quyết thủ tục.

– Bước 3: Cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

Đối với trường hợp không thuộc diện phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ xem xét và quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Nếu không chấp thuận cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải ban hành văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

– Bước 4: Xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành trong trường hợp đặc biệt

Đối với trường hợp thuộc khoản 5 Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật chuyên ngành chưa có quy định cụ thể về việc thành lập Chi nhánh, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ thực hiện thủ tục lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành.

Cụ thể:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản đề nghị Bộ quản lý chuyên ngành cho ý kiến về việc cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến, Bộ quản lý chuyên ngành có trách nhiệm trả lời bằng văn bản về việc đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh.
• Sau khi nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép có 05 ngày làm việc để đưa ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Trường hợp không cấp Giấy phép, Cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản thông báo và nêu cụ thể lý do từ chối.

Như vậy, đối với hồ sơ thông thường, thời gian giải quyết thủ tục là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian xử lý sẽ được kéo dài theo trình tự nêu trên.

5. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài

Theo Điều 6 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Bộ Công Thương là cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài trong trường hợp hoạt động của Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Bên cạnh việc cấp Giấy phép, Bộ Công Thương còn có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan như cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Chi nhánh và quyết định chấm dứt hoạt động của Chi nhánh theo quy định pháp luật.

Do đó, trước khi thực hiện thủ tục, thương nhân nước ngoài cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền dựa trên ngành nghề và phạm vi hoạt động dự kiến của Chi nhánh để chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục đúng quy định.

6. Một số lưu ý khi thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài

Để quá trình xin Giấy phép thành lập Chi nhánh diễn ra thuận lợi, thương nhân nước ngoài cần lưu ý:

• Kiểm tra thời gian hoạt động của thương nhân: Thương nhân phải hoạt động tối thiểu 05 năm. Đây là điều kiện khác biệt đáng chú ý so với thủ tục thành lập Văn phòng đại diện.
• Kiểm tra thời hạn của giấy đăng ký kinh doanh: Nếu giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn, thời hạn còn lại phải đáp ứng yêu cầu tối thiểu 01 năm tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Xác định đúng ngành nghề hoạt động: Không nên chỉ căn cứ vào ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ mà cần đối chiếu với cam kết mở cửa thị trường và quy định chuyên ngành tại Việt Nam.
• Chuẩn bị giấy tờ nước ngoài đúng quy định: Các tài liệu như Giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, Điều lệ và văn bản bổ nhiệm người đứng đầu cần được kiểm tra về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực trước khi nộp.
• Lựa chọn địa điểm đặt trụ sở phù hợp: Thương nhân cần có tài liệu chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền khai thác địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh.
• Lưu ý nghĩa vụ báo cáo sau khi được cấp phép: Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo hoạt động theo quy định. Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Chi nhánh phải gửi báo cáo về hoạt động của năm trước theo mẫu của Bộ Công Thương.

7. Dịch vụ thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Luật Trí Minh

Thủ tục thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có sự liên quan giữa quy định về thương mại, điều ước quốc tế, pháp luật chuyên ngành và yêu cầu đối với hồ sơ được cấp tại nước ngoài.

Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục thành lập Chi nhánh tại Việt Nam, với các công việc như:

• Tư vấn điều kiện thành lập Chi nhánh;
• Kiểm tra ngành nghề và phạm vi hoạt động dự kiến;
• Tư vấn lựa chọn địa điểm đặt trụ sở;
• Soạn thảo hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh;
• Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực tài liệu;
• Đại diện thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Theo dõi quá trình xử lý và hỗ trợ bổ sung hồ sơ nếu cần;
• Tư vấn các thủ tục cần thực hiện sau khi Chi nhánh được cấp phép.

Thủ tục thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi thương nhân phải đáp ứng đồng thời các điều kiện về thời gian hoạt động, tư cách pháp lý, ngành nghề, thời hạn giấy đăng ký kinh doanh và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp nước ngoài. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh