Biểu mẫu & Thủ tục

QUY TRÌNH

XÂY DỰNG IDP & LÀM BÁO CÁO

1. Khái niệm cần làm rõ

Kế hoạch phát triển cá nhân: IDP

a/Kế hoạch phát triển cá nhân (IDP: Individual Development Plan) là một lộ trình bao gồm mục tiêu, các bước trưởng thành năng lực và thăng tiến chức vụ của Thủ lĩnh trẻ trong thời gian 18 tháng.

b/Bản lộ trình này được xây dựng dựa trên nguyên tắc Đồng thuận theo đề xuất của người Đệ tử (Mentee), Hướng dẫn của người Sư phụ (Mentor) và các Gợi ý, Hỗ trợ của các thành viên liên quan (Ban giám đốc, Nhân sự, Đồng nghiệp và Ban phụ trách chương trình Thủ lĩnh trẻ).

c/Lộ trình này được xây dựng ngay từ thời gian khởi đầu công tác của đệ tử và thường xuyên thay đổi, cập nhật cho phù hợp với tình hình thực tế.

Thời gian áp dụng của IDP: có các mức 6 tháng, 12 tháng và 18 tháng. Trong bản hướng dẫn này, chúng tôi gợi ý xây dựng bản kế hoạch trong 6 tháng.

• Mentor: Người được giao nhiệm vụ hướng dẫn và quản lý Mentee
• Coach: Là các Manager phụ trách trực tiếp Mentee
• Mentee: Ứng viên Thủ lĩnh trẻ được nhận vào làm việc tại đơn vị
• YL: Bộ phận phụ trách chương trình thủ lĩnh trẻ …..

2. Quy trình xây dựng Bản kế hoạch phát triển cá nhân

Bản kế hoạch là thông tin quan trọng giúp đơn vị và Ban tổ chức chương trình xây dựng được chương trình hành động và biện pháp hỗ trợ cho sự phát triển của Mentee. Để ra được bản kế hoạch này cần thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Tự đánh giá

Người thực hiện: Mentee.

Mentee điền đầy đủ các thông tin về mức năng lực hiện tại, kế hoạch phát triển và mục tiêu trong vòng sáu tháng.

Trong quá trình đánh giá, Mentee cần lấy một thang đo làm chuẩn, những thang này là:

Đánh giá theo yêu cầu của vị trí công tác tương lai 6 tháng.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch Mentee có thể tham vấn từ các bộ phận: YL, FHR đơn vị, trưởng bộ phận nơi làm việc, Cán bộ nhân sự, trưởng bộ phận và YL là các đơn vị có trách nhiệm giúp mentee hoàn thiện bản đánh giá tốt nhất.

Bước 2: Coach/Mentor xem xét và thống nhất lại kế hoạch với Mentee

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin Mentee gửi bản kế hoạch lên cho người Mentor.

Căn cứ vào yêu cầu công việc, năng lực hiện tại và định hướng phát triển cho Mentee, Mentor sẽ xem xét thông qua kế hoạch phát triển. Quá trình này Mentor có thể tham vấn thêm các thông tin từ nhân sự bộ phận YL và các bên liên quan.

Dựa trên bản kế hoạch của Mentee, Mentor sẽ đưa ra các yêu cầu, hỗ trợ của mình và bộ phần vào mục II- Kế hoạch hỗ trợ phát triển năng lực cho Mentee của Mentor.

Bước 3: Thống nhất

Sau khi đã có đầy đủ thông tin trong bản kế hoạch Mentor và Mentee sẽ gặp nhau để thống nhất 3 việc như sau:

a/ Mục tiêu và lộ trình đạt được mục tiêu trong 6 tháng (IDP).

b/ Các phương pháp thực hiện và phương án hỗ trợ, trong đó ghi rõ những hỗ trợ nào, với mức độ từ Mentor, Coach, HR.

c/ Các biện pháp , và hương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện công việc.

Bản kế hoạch sau khi thống nhất sẽ được gửi cho Mentor, HR và YL để theo dõi và có kế hoạch hỗ trợ thực hiện.

Bước 4: Báo cáo thường kỳ

Vào cuối mỗi tháng Mentee sẽ làm báo cáo về việc thực hiện kế hoạch, nội dung báo cáo được thực hiện theo mẫu kèm theo (mẫu báo cáo công việc dành cho Mentee).Trong mẫu này người Mentee cần lưu ý mục đánh giá sự hỗ trợ của Mentor đối với việc thực hiện kế hoạch của mình.

Sau khi hoàn thành báo cáo Mentee sẽ gửi báo cáo này đến Mentor và Ban thực hiện chương trình TLT. Mentor và Mentee nhất thiết phải có buổi làm việc với nhau để đánh giá những gì làm được, những điều cần thay đổi trong quá trình thực hiện. Đồng thời đưa ra mục tiêu và phương án để giúp mentee tiếp tục phát triển.

Ngoài ra hết kế hoạch sáu tháng Mentee sẽ làm báo cáo công việc và việc thực hiện kế hoạch của mình.

Bước 5: Đánh giá của Coach/ Mentor dành cho Mentee.

• Sau hai ngày nhận nhận được báo cáo của Mentee và căn cứ thực tế thực hiện công việc và kế hoạch của Mentee, Mentor sẽ làm bản đánh giá kết quả thực hiện công việc của Mentee.
• Bản báo cáo được thực hiện với tần xuất một tháng một lần vào cuối mỗi tháng. Bản đánh giá được gửi phản hồi về cho Mentee và Ban thực hiện chương trình trước ngày 5 đầu tháng kế tiếp.

Các thông tin này sẽ được Ban thực hiện chương trình tổng hợp và có biện pháp hỗ trợ kịp thời. Đồng thời sẽ gửi báo cáo cho Mentor về việc tham gia vào các hoạt động của Chương trình dành cho Mentee.