Biểu mẫu & Thủ tục
Quy định về quản lý tài liệu
Mục lục
Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu
Ngày sửa đổi |
Vị trí |
Nội dung sửa đổi |
Lần sửa |
Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Người biên soạn |
Phó ban ISO |
Giám đốc |
Họ và tên |
|
|
|
Chữ ký |
|
|
|
I/ Mục đích:
- Thủ tục này được lập ra nhằm kiểm soát mọi tài liệu, bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong Công ty.
II/ Phạm vi:
- Tài liệu và dữ liệu cần kiểm soát theo thủ tục này bao gồm các tài liệu theo phần định nghĩa dưới đây.
III/ Định nghĩa:
- Tài liệu: là những văn bản, sơ đồ…mà CNV phải tuân theo để thực hiện công việc, tài liệu trước khi đưa vào sử dụng phải được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt (phân biệt với hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện tài liệu, bằng chứng về việc thực hiện công việc của nhân viên).
- Phân cấp tài liệu: Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau:
Phân loại tài liệu: Tài liệu sử dụng trong công ty gồm 03 loại:
- Tài liệu nội bộ là những tài liệu phát sinh từ nội bộ công ty.
- Tài liệu bên ngoài là những tài liệu phát sinh từ bên ngoài công ty nhưng được đưa vào áp dụng trong công ty.
- Tài liệu tham khảo là những tài liệu không bắt buộc áp dụng nhưng có tính chất tham khảo, hướng dẫn thực hiện công việc.
Tài liệu nội bộ gồm các loại sau:
- Chính sách bao gồm các chính sách và và mục tiêu của công ty. Chính sách là những quan điểm của công ty về những lĩnh vực nhất định.
- Mục tiêu là những lĩnh vực cần hướng tới thể hiện qua các con số cụ thể, mục tiêu là sự cụ thể hoá của chính sách.
- Sổ tay: là tài liệu qui định một Hệ thống quản lý của Công ty.
- Thủ tục: cách thức ấn định để thực hiện một hoạt động hay một qúa trình trong một hay nhiều lĩnh vực.
- Hướng dẫn công việc: cách thức ấn định để thực hiện một công việc chuyên biệt, cụ thể trong một hoạt động.
- Biểu mẫu: là tài liệu đã có một hình thức sẵn có, áp dụng cho cùng một nội dung cho nhiều hành động khác nhau.
- Bản vẽ, sơ đồ: là các bản vẽ thiết kế, sơ đồ tổ chức liên quan đến các hoạt động của Công ty.
- Tài liệu bên ngoài: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Công ty được Ban Giám Đốc phê duyệt cho sử dụng trong Công ty.
- Tiêu chuẩn: là mức độ qui định cho một yêu cầu cụ thể cho một lĩnh vực nhất định.
- Qui định: Nêu những điều phải theo để quản lý một lĩnh vực.
- Kế hoạch: Là những sự việc định làm, giúp sắp xếp công tác có hệ thống qui vào một mục đích nhất định và thực hiện trong một thời gian định trước.
-----------------------------------------------------------------------------------o0o------------------------------------------------------------------------------------------
1. Phiếu đề nghị làm tài liệu mới
PHIẾU ĐỀ NGHỊ LÀM TÀI LIỆU MỚI
(mã số: HC - 15 - BM01)
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty
Lãnh đạo cấp trên
Người đề nghị : …………………………………………………Bộ phận : ………………………..
Mục đích của việc làm tài liệu mới:………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
Nay đề xuất làm tài liệu mới với nội dung như sau:
Tên tài liệu mới : …………………………………………………………………………………….
Nội dung của tài liệu :……… ………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………
Nơi nhận: |
TP Hồ Chí Minh, Ngày ….tháng….năm 202… |
Ông/Bà:…………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………
|
Người đề xuất ký tên
Họ và tên:………………………………. |
Phần ý kiến của Lãnh đạo cấp trên
Không đồng ý: (Vui lòng thông báo cho người đề nghị biết Đồng ý: Người được chỉ định soạn thảo là: …………………………………………… |
TP Hồ Chí Minh, Ngày ..tháng….năm 202… Lãnh đạo ký tên
Họ và tên:………………………………. |
Phần dành cho người soạn thảo
- Người soạn thảo thực hiện theo hướng dẫn công việc soạn thảo tài liệu (tham khảo thêm Thủ tục kiểm soát tài liệu).
- Ý kiến của người soạn thảo tài liệu:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Sau khi soạn thảo xong, người soạn thảo liên hệ Phòng HCNS để xác định số của tài liệu cho phù hợp trước khi ký và chuyển cho Trưởng bộ phận ký và phần xem xét.
Ghi chú: |
TP Hồ Chí Minh, Ngày ….tháng….năm 202… |
Sau khi ký tên xong, người soạn thảo chuyển tài liệu đã được ký vào ô soạn thảo, ô xem xét kèm phiếu đề xuất này cho Phòng HCNS làm Thủ tục phê duyệt và phân phối |
Người soạn thảo ký tên
Họ và tên:………………………………. |
Phần dành cho Phòng HCNS (trách nhiệm kiểm soát tài liệu của Công ty)
Nhận xét: |
TP Hồ Chí Minh, Ngày ….tháng….năm 200… |
1. Phù hợp về hình thức tài liệu: Có phù hợp Không phù hợp 2. Phù hợp về tính hệ thống: Có phù hợp Không phù hợp |
TP Hành chánh – Nhân sự
Họ và tên:………………………………. |
Ghi chú: Nếu không phù hợp, Phòng HCNS chuyển tài liệu lại cho bộ phận soạn thảo chỉnh sửa lại, nếu phù hợp thì chuyển tài liệu cùng với phiếu này lên Ban Giám đốc phê duyệt. Sau đó phân phối tài liệu và lưu phiếu đề nghị.
2. Danh sách phân phối tài liệu
DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
(mã số: HC - 15 - BM02)
Stt |
Tên tài liệu |
Mã số |
Ngày ban hành |
Số ban hành |
Bộ phận nhận tài liệu “dánh số từ 1…” |
||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý : Bộ phận được nhận đánh dấu “x”, không được nhận đánh dấu “o”
Stt |
Chức danh |
Bộ phận |
Họ và Tên |
Ký nhận |
Ghi chú khi thu hồi |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Phần bộ phận bên trên được đánh số thứ tự theo số tiến, phần bộ phận bên dưới ghi rõ tên bộ phận và ghi thêm mã số bộ phận bên trên.
Phê duyệt Giám đốc Công ty |
Trưởng phòng HCNS |
Ngày……tháng……năm 200… Người kiểm soát tài liệu |
3. Danh sách tài liệu
DANH SÁCH TÀI LIỆU
(mã số: HC - 15 - BM03)
Bộ phận:…………………………………………………………………………………………
Stt |
Tên tài liệu |
Mã số |
Thời gian ban hành |
Lần ban hành |
Bộ phận soạn thảo |
Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trưởng bộ phận |
Ngày……tháng……năm 200… Người lập |
4. Phiếu đề nghị thay đổi tài liệu
PHIẾU ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI TÀI LIỆU
(mã số: HC - 15 - BM04)
Kính gởi: Ban Giám đốc Công ty
Lãnh đạo cấp trên
Người đề nghị : …………………………………………………Bộ phận : ………………………..
Tên tài liệu mới : …………………………………………………………………………………….
Mã số tài liệu:………………………….ngày ban hành……………………lần ban hành:……….
Lý do đề nghị việc thay đổi:………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
Nay đề nghị thay đổi với nội dung như sau:
|
Stt |
Trang, Chương, Mục đề nghị thay đổi |
Nội dung đề nghị thay đổi |
Ý kiến |
||
|
Chấp thuận |
Không chấp thuận |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi nhận: |
Ngày …..tháng….năm 200… |
|||||
Ông/Bà:…………………………………… ……………………………………………….. ………………………………………………...
|
Người đề xuất ký tên
Họ và tên:………………………………. |
|||||
Phần ý kiến của Lãnh đạo cấp trên
Không đồng ý: (Vui lòng thông báo cho người đề nghị biết) Đồng ý: Người được chỉ định soạn thảo là: ………………………………………………….. |
TP HCM, Ngày …..tháng….năm 200… Lãnh đạo ký tên
Họ và tên:………………………………. |
Phần dành cho người soạn thảo
- Người soạn thảo thực hiện theo hướng dẫn công việc soạn thảo tài liệu (tham khảo thêm Thủ tục kiểm soát tài liệu).
- Ý kiến của người soạn thảo tài liệu:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Sau khi soạn thảo xong, người soạn thảo liên hệ Phòng HCNS để xác định số của tài liệu cho phù hợp trước khi ký và chuyển cho Trưởng bộ phận ký và phần xem xét.
Ghi chú: |
TP HCM, Ngày …..tháng….năm 200… |
Sau khi ký tên xong, người soạn thảo chuyển tài liệu đã được ký vào ô soạn thảo, ô xem xét kèm phiếu đề xuất này cho Phòng HCNS làm Thủ tục phê duyệt và phân phối |
Người soạn thảo ký tên
Họ và tên:………………………………. |
Phần dành cho Phòng HCNS (trách nhiệm kiểm soát tài liệu của Công ty)
Nhận xét: |
TP HCM, Ngày …..tháng….năm 202… |
1. Phù hợp về hình thức tài liệu: Có phù hợp Không phù hợp 2. Phù hợp về tính hệ thống: Có phù hợp Không phù hợp |
TP Hành chánh – Nhân sự
Họ và tên:………………………………. |
Ghi chú: Nếu không phù hợp, Phòng HCNS chuyển tài liệu lại cho bộ phận soạn thảo chỉnh sửa lại, nếu phù hợp thì chuyển tài liệu cùng với phiếu này lên Ban Giám đốc phê duyệt. Sau đó phân phối tài liệu và lưu phiếu đề nghị.
5. Phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngoài
PHIẾU ĐỀ NGHỊ ÁP DỤNG TÀI LIỆU BÊN NGOÀI
(mã số: HC - 15 - BM05)
Kính gởi: Ban Giám đốc Công ty
Người đề xuất : …………………………………………………Bộ phận : ………………………..
Nay đề xuất áp dụng tài liệu bên ngoài như sau:
Stt |
Tên tài liệu |
Nội dung |
Ngày ban hành |
Mã số |
Mã số tham khảo của Cty |
Mục đích sử dụng |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Phê duyệt |
|
Ngày ..tháng….năm 202… |
Giám đốc Công ty |
Trưởng bộ phận |
Người đề xuất ký tên
|
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
- Căn cứ vào ........................................................;
- Căn cứ vào ....................................................... ;
- Căn cứ ...................................................................
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao tài liệu), đại diện là:
Ông ( bà ) ...............................................................
Chức vụ công tác/chức danh: ..........................................................
BÊN NHẬN: (tên đơn vị nhận tài liệu), đại diện là:
Ông ( bà ) : ..........................................................................
Chức vụ công tác/chức danh ................................................................................
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: .......................................................................................................................
2. Thời gian ban hành của tài liệu…………………………………………………………………………
3. Số lượng tài liệu:
.....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
4. Thực trạng của tài liệu:…………………………………………………………………………………
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo ………………………………………………………………
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị/cá nhân) giữ một bản, bên nhận (lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức) giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên và ghi rõ họ tên) |
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên) |
Tin tức khác
-
Danh mục mã ngành nghề trong hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam
05/04/2017 -
Tổng hợp 12 loại hợp đồng bắt buộc theo mẫu
10/04/2017 -
Mẫu tờ khai đăng ký bản quyền tác giả mới nhất
17/01/2018 -
Mẫu Hợp Đồng Bảo Lãnh chuẩn do nhà nước quy định
12/12/2018 -
Mẫu hợp đồng cho thuê đất cập nhật đầu năm 2023
12/12/2018 -
Mẫu Hợp Đồng mua bán Hàng Hóa cập nhật năm 2023
12/12/2018
Liên hệ với chúng tôi
Điền thông tin của bạn vào đây
lý do bạn nên chọn trí minh
-
Luật sư/Chuyên viên cao cấp sẽ là người trực tiếp tư vấn, trao đổi, xử lý công việc và giám sát chất lượng thực hiện cho quý Khách hàng.
-
Mọi chi phí triển khai công việc luôn được thông báo, thỏa thuận rõ ràng, hợp lý và minh bạch, không phát sinh thêm chi phí.
-
Luật Trí Minh luôn bám sát công việc, cập nhật quý Khách hàng thường xuyên và kịp thời
-
Các tài liệu, giấy tờ, kết quả luôn được giao nhận tận nơi trong các quận nội thành Hà Nội/Tp. HCM
-
Khách hàng luôn được lắng nghe, thấu hiểu, được tham vấn đưa ra quyết định tối ưu nhất và hài lòng nhất
-
Luật Trí Minh có thể cung cấp tư vấn trực tiếp bằng các ngoại ngữ quốc tế