Biểu mẫu & Thủ tục

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I  - MỤC ĐÍCH:

• Giúp cho Phòng HCNS quản lý nhân sự từ khi vào công ty cho đến khi nghỉ việc.
• Hỗ trợ Trưởng các bộ phận trong việc quản lý nhân sự.

II – PHẠM VI:

• Áp dụng cho toàn công ty.

III – ĐỊNH NGHĨA:

• CNV: Công nhân viên.
• HCNS: Hành chánh Nhân sự
• QDQLNS: Quy định quản lý nhân sự.

IV – NỘI DUNG:

1. Tuyển dụng nhân viên:  Quản lý việc tuyển dụng nhân viên được thực hiện theo Thủ tục Tuyển dụng. qua Mã số công việc và mã số nhân viên:

• Mỗi loại công việc sẽ được ghi một loại mã số tạo điều kiện cho việc tuyển dụng, đào tạo, phân tích mô tả công việc… Mã công việc được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ phận – chữ viết tắt hoa của vị trí công việc (bằng tiếng Anh), ví dụ: Nhân viên bảo trì – Phòng Hành chánh nhân sự (Maintenance Staff – HR Dept) là HR – MS.
• Mà số nhân viên được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ phận (bằng tiếng anh) – số thứ tự (số tiến, hai chữ số). Ví dụ nhân viên bảo trì mã số: HR – 02.
• Trường hợp có sự thay đổi, thuyên chuyển nhân sự thì Phòng HCNS tiến hành thay đổi mã số nhân viên và báo cho Trưởng bộ phận, cá nhân liên quan được biết.
• Phòng HCNS lập danh sách mã số công việc trình Giám đốc công ty duyệt và thông báo cho các bộ phận biết.
• Phòng HCNS chịu trách nhiệm quản lý mã số công việc và mã số nhân viên.

2. Danh sách CNV Công ty:

• Danh sách CNV gồm các cột sau: Số thứ tự, họ tên nhân viên,ngày tháng năm sinh, giới tính, hộ khẩu thường trú, nơi tạm trú – nơi ở hiện nay, số  CMND, Số điện thoại liên lạc.
• Danh sách CNV do Phòng HCNS lập và cập nhật hàng tháng chính xác theo biểu mẫu: 1/BM-QDQLNS.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự:

• Phòng HCNS chịu trách nhiệm tổ chức việc quản lý hồ sơ của CNV đầy đủ theo yêu cầu của Thủ tục Tuyển  Dụng.
• CNV có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ phục vụ cho nhu cầu quản lý của công ty.

4. Quản lý giờ công lao động:

• Bảng chấm công: Công ty lập bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo biểu mẫu: 2/BM-QDQLNS.  Trưởng bộ phận có trách nhiệm cung cấp bảng chấm công cho Phòng HCNS kiểm tra đột xuất về thời giờ làm việc của nhân viên.
• Khi có nhu cầu tăng ca, bộ phận và cá nhân gởi giấy để nghị tăng ca theo biểu mẫu: 3/BM-QDQLNS, và chuyển về cho Phòng HCNS, trường hợp không chuyển kịp thì phải chuyển về chậm nhất hết ngày hôm sau.  Trưởng bộ phận có trách nhiệm chấm công giờ tăng ca vào bảng chấm công cho nhân viên theo biểu mẫu: 4/BM-QDQLNS và chuyển bảng chấm công cho Phòng HCNS chậm nhất hết ngày hôm sau.

5. Giấy công tác: CNV đi công tác phải có giấy công tác do Trưởng bộ phận ký, giấy công tác phải chuyển kèm bảng chấm công về Phòng HCNS vào cuối kỳ kết toán.

• Quản lý đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:  Quản lý việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được thực hiện theo Thủ tục Đào tạo.
• Quản lý lương, thưởng, chế độ cho người lao động: thực hiện theo quy chế lương thưởng và chế độ cho người lao động.

6. Quản lý nghỉ phép: 

• CNV được nghỉ phép theo quy định của nội quy lao động của công ty.
• CNV muốn nghỉ phép phải làm giấy đề nghị theo biểu mẫu: 5/BM-QDQLNS, chuyển Trưởng bộ phận ký, sao đó chuyển phòng HCNS xem xét, nếu Phòng HCNS đồng ý thì CNV mới được nghỉ. 
• Trước khi duyệt đồng ý cho nhân viên nghỉ phép, Trưởng bộ phận phải thu xếp công việc cho người khác làm thay, đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.
• Trường hợp Trưởng bộ phận xin nghỉ phép hoặc nhân viên nghỉ việc từ 4 ngày trở lên thì Phòng HCNS phải chuyển giấy nghỉ phép cho Ban Giám đốc duyệt.

7. Quản lý nghỉ việc riêng:

• CNV được nghỉ việc riêng theo quy định của nội quy lao động của công ty.
• CNV muốn nghỉ việc riêng phải làm giấy đề nghị theo biểu mẫu: 6/BM-QDQLNS, chuyển Trưởng bộ phận ký, sao đó chuyển phòng HCNS xem xét, nếu Phòng HCNS đồng ý thì CNV mới được nghỉ. 
• Trước khi duyệt đồng ý cho nhân viên nghỉ việc riêng, Trưởng bộ phận phải thu xếp công việc cho người khác làm thay, đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.
• Trường hợp có việc gấp thì CNV được nghỉ nhưng CNV có trách nhiệm giải trình  cho Phòng HCNS biết lý do và vẫn phải làm đơn xin nghỉ việc riêng bù. 
• Trường hợp Trưởng bộ phận xin nghỉ việc riêng hoặc nhân viên nghỉ việc từ 4 ngày trở lên thì Phòng HCNS phải chuyển giấy nghỉ việc riêng cho Ban Giám đốc duyệt.

8. Điều động nhân viên:

• Việc điều chuyển nhân sự từ Bộ phận này sang Bộ phận khác phải được cấp Trưởng quản lý cả hai Bộ phận này đồng ý và giấy chuyển phải thông báo cho P HCNSä.
• Việc chuyển nhân sự trong bộ phận tạm thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong một bộ phận do Trưởng bộ phận đó quyết định. Tuy nhiên việc chuyển đổi phải được thông báo ngay cho Phòng HCNS biết để quản lý nhân sự và công tác tính lương. Trường hợp chuyển nhân sự quá 10 ngày thì phải được Trưởng phòng HCNS đồng ý.
• Việc chuyển đổi nhân viên văn phòng, cán bộ cấp tổ trưởng trở lên phải được Giám đốc phê duyệt.
• Khi tiến hành chuyển đổi, Người có thẩm quyền chuyển đổi phải bàn giao số người từ bộ phận chuyển đổi tối bộ phận mới.  Trong thời gian chuyển đổi nhân sự, CNV trực thuộc toàn quyền quản lý của Trưởng bộ phận mới.

9. Xử lý vi phạm kỷ luật:

• Việc xử lý vi phạm kỷ luật thực hiện theo nội quy lao động và Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật và xem xét khiếu nại về thi hành kỷ luật.

10. Quản lý nghỉ việc:

• Khi nghỉ việc, nhân viên viết đơn xin nghỉ việc theo mẫu :7/BM-QDQLNS chuyển lên Trưởng bộ phận xem xét, nếu đồng ý thì Trưởng bộ phận chuyển đơn cho Phòng HCNS xem xét, Phòng HCNS sẽ xem xét đơn, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của người lao động.  Trường hợp không thuyết phục được, cả hai bên đều đồng ý theo đơn xin nghỉ việc thì chuyển đơn cho BGĐ duyệt và ra quyết định nghỉ việc.
• Phòng HCNS lập danh sách CNV nghỉ việc theo biểu mẫu 8/BM-QDQLNS và hàng tháng cập nhật danh sách nghỉ việc vào cuối tháng.
• Khi nhận được thông tin về nghỉ việc của nhân viên, Phòng HCNS yêu cầu nhân viên bàn giao công việc, lập biên bản bàn giao, chuyển biên bản bàn giao về phòng HCNS.  Sau khi nhận được biên bản bàn giao, Phòng HCNS lập bảng đề nghị các loại chế độ cho nhân viên nghỉ việc và chuyển cho Giám đốc duyệt, sau đó chuyển cho Phòng Kế toán thanh toán.  Phòng HCNS mời nhân viên nghỉ việc đến làm Thủ tục nghỉ việc gồm giải thích chế độ nghỉ việc, việc trả hồ sơ, làm giấy chứng nhận công tác.
• Trường hợp nhân sự nghỉ ngang không báo cho công ty biết, Trưởng bộ phận có trách nhiệm báo cho Phòng HCNS biết. Phòng HCNS sẽ gởi thư thông báo chấm dứt hợp đồng lao động đến cho đương sự, hẹn ngày đến làm việc.  Trường hợp nhân sự đến công ty thì thực hiện theo bước trên, nếu nhân sự không đến thì lập quyết định sa thải nhân viên và lưu hồ sơ, phần lương chưa trả sẽ được thu về phòng kế toán.
• Sau khi đã hoàn tất xong thủ tục nghỉ việc, phòng HCNS loại nhân sự khỏi danh sách CNV công ty và loại riêng hồ sơ nghỉ việc.

V – TÀI LIỆU THAM KHẢO:

• Nội quy lao động.
• Thủ tục Tuyển dụng
• Thủ tục Đào tạo.
• Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật và xem xét khiếu nại về thi hành kỷ luật.
• Quy chế lương thưởng và chế độ cho người lao động.

VI – PHỤ LỤC:

• Danh sách CNV Công ty                                Biểu mẫu: 1/BM-QDQLNS
• Bảng chấm công                                            Biểu mẫu: 2/BM-QDQLNS
• Giấy đề nghị tăng ca                                      Biểu mẫu: 3/BM-QDQLNS
• Bảng chấm công tăng ca                               Biểu mẫu: 4/BM-QDQLNS
• Đơn xin nghỉ phép                                         Biểu mẫu: 5/BM-QDQLNS
• Đơn xin nggỉ việc riêng                                  Biểu mẫu: 6/BM-QDQLNS
• Đơn xin nghỉ việc                                           Biểu mẫu: 7/BM-QDQLNS
• Danh sách CNV nghỉ việc                              Biểu mẫu: 8/BM-QDQLNS

 

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi :   Ban Giám Đốc Công Ty

                   Phòng Hành chánh – Nhân sự

Tôi tên là :       ……………..

Chức vụ   :     ...................    

Bộ phận :      ……………..

Nay tôi làm đơn này, kính xin BGĐ cho tôi được thôi việc kể từ ngày    …………….

Lý do   :  …………….

Tôi đã bàn giao công việc cho :…………………………….……..Bộ phận :          

Các công việc được bàn giao :

            …………….

Tôi cam đoan là đã bàn giao công việc lại cho bộ phận có liên quan trước khi nghỉ việc.

Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận cho tôi được phép thôi việc. Tôi xin chân thành cảm ơn.

Trưởng bộ phận	Người làm đơn
Phòng HCNS	Ban Giám đốc

 

 

 

ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP

 

Kính gửi :   Ban Giám Đốc Công Ty

                   Phòng Hành chánh – Nhân sự

Tôi tên là : ………………..

MSNV:         

Bộ phận :……………….

Địa chỉ và số điện thoại liên lạc khi cần thiết :……………….

            ……………….

Nay tôi trình đơn này kính xin BGĐ chấp thuận cho tôi được nghỉ

Trong thời gian .…..... ngày  (Kể từ ngày…………………….... đến hến ngày ………       ……..)

Lý do xin nghỉ phép :

            ……………….

Tôi đã bàn giao công việc cho :……………………………………..Bộ phận : ………………………

Các công việc được bàn giao :

            ………………

 

Trưởng BP	Người làm đơn
TP.HCNS	Ban giám đốc

 

 

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ TĂNG CA

Ngày tăng ca : ………… tháng ………… năm 2004

Lý do tăng ca:            

Đề nghị công ty chấp thuận cho chúng tôi được tăng ca. 

STT	HỌ VÀ TÊN	MSNV	BỘ PHẬN	THỜI GIAN (Từ ….đến…..)	KÝ NHẬN

                                                                                                Ngày ……. Tháng ……. Năm 200….

Người đại diện nhóm                          Trưởng BP                                          TP.HCNS

 

 

 

BẢNG CHẤM CÔNG TĂNG CA

 

Ngày …. tháng …. năm 200…

 

STT	HỌ VÀ TÊN	BỘ PHẬN	THỜI GIAN LÀM THÊM			MÔ TẢ CÔNG VIỆC	KÝ NHẬN	GHI CHÚ
			Ngày	Thời gian (Từ ..đến)	Tổng số giờ

                                                                                   

Tổ Bảo vệ                                                       Trưởng BP                              T. Phòng Nhân sự      

 

 

DANH SÁCH CNV NGHỈ VIỆC

Stt	Họ ttên	MSNV	Bộ phận	Ngày nghỉ việc	Loại nghỉ việc
					Nghỉ đúng (đủ) thời hạn	Nghỉ không đủ thời hạn	Nghỉ vô lỷ luật (k.báo)

           

	TP HCM, Ngày…tháng….năm 200..
Trưởng phòng HCNS	Lập biểu

 

 

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC RIÊNG

Kính gửi :   Ban Giám Đốc Công Ty

                   Phòng Hành chánh – Nhân sự

Tôi tên là :       ………………..

MSNV     :                     Bộ phận :      ……………….

Địa chỉ và số điện thoại liên lạc khi cần thiết :          

            ……………….

Nay tôi trình đơn này kính xin BGĐ chấp thuận cho tôi được nghỉ việc riêng (nghỉ không lương)

Trong thời gian .…..... ngày  (Kể từ ngày…………………….... đến hến ngày ………       ……..)

Lý do:

            ……………….

Tôi đã bàn giao công việc cho :……………………………………..Bộ phận : ………………………

Các công việc được bàn giao :

            ………………

            ………………

            ………………

Trưởng BP	Người làm đơn
TP.HCNS	Ban giám đốc

 

 

 

 

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng:……….năm 200…; Bộ phận:……………………….; từ ngày……tháng……năm 200….đến ngày…… tháng……năm 200…….

 

Stt

Họ tên

MSNV

Thứ hai

Thứ Ba

Thứ Tư

Thứ Năm

Thứ Sáu

Thứ Bảy

G.chú

Sáng

Chiều

Sáng

Chiều

Sáng

Chiều

Sáng

Chiều

Sáng

Chiều

Sáng

Chiều

 

Phòng HCNS

Trưởng bộ phận

Người lập

 

 

 

DANH SÁCH CNV CÔNG TY

Stt	Họ tên	MSNV	Bộ phận	Ngày tháng năm sinh	Giới tính	Họ khẩu	Tạm trú/nơi ở hiện nay	Số CMNS	ĐT	G.chú

           

	TP HCM, Ngày…tháng….năm 200..
Trưởng phòng HCNS	Lập biểu