Biểu mẫu & Thủ tục

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 1: Phòng Thiết Kế Sản Phẩm là một đơn vị trực thuộc Công ty XYZ, được tổ chức nhằm thiết kế ra các mẫu mã đáp ứng được yêu cầu của kinh doanh sản phẩm.

ĐIỀU 2: Phòng Thiết Kế Sản Phẩm (viết tắt là PTK) chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Phòng chịu trách nhiệm trước TGĐ về mọi hoạt động của Phòng.

ĐIỀU 3: Trưởng PTK chỉ đạo và điều hành  về mọi hoạt động hàng ngày và chịu trách nhiệm về các kết quả hoạt động của PTK.

ĐIỀU 4: Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành, biên chế và hoạt động của PTK do TP trình CQ TGĐ quyết định.

 

CHƯƠNG II

CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ

ĐIỀU 5: CHỨC NĂNG

5.1. Tổ chức nghiên cứu, sưu tầm và thiết kế mẫu  mã cho sản phẩm nội địa trên nền nguyên liệu do Công Ty sản xuất.

5.2. Tổ chức triển khai công tác  thiết kế mẫu và tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm nội địa.

5.3. Xây dựng bảng định mức nguyên phụ liệu cho sản phẩm nội địa.

5.4. Tổ chức SX mẫu để phục vụ cho hoạt động thiết kế, sản xuất -  kinh doanh của Công ty.

5.5. Tính giá thành và định giá bán sản phẩm cho thị trường nội địa.

ĐIỀU 6: NHIỆM VỤ

6.1. Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thực hiện khảo sát, nghiên cứu thị trường, thu thập ý kiến người tiêu dùng về mẫu mã, chất liệu, giá cả…sản phẩm để xác định được  xu hướng hiện tại và sắp tới, nhằm thiết kế ra các mẫu mã đáp ứng được yêu cầu của kinh doanh, thị trường và thị hiếu của người tiêu dùng.

6.2. Nghiên cứu mẫu mã thiết kế qua báo chí, Internet, khách hàng, kinh doanh để phát triển thêm mẫu mã mới.

6.4. Nghiên cứu và thiết kế đúng mẫu mã hoặc theo yêu cầu của kinh doanh, khách hàng, và của thị trường.

6.5. Nghiên cứu, phân tích, tổ chức thực hiện việc cải tiến thông số cho phù hợp để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

6.6. Thiết lập các bản tiêu chuẩn kỹ thuật hướng dẫn kỹ thuật SX sản phẩm mới khi kinh doanh đặt hàng.

6.7. Thiết lập các bản định mức nguyên phụ liệu để cung cấp cho các đơn vị có liên quan khi thiết kế ra sản phẩm mới và khi đưa vào sản xuất đại trà.

6.8. Theo dõi và kiểm tra về định mức cho sản phẩm.

6.9. Thực hiện SX mẫu từ các mẫu thiết kế mới để chào khách hàng.

6.10. Thực hiện công tác tính giá thành và định giá bán sản phẩm cho thị trường nội địa.

6.11. Theo dõi tình hình nguyên phụ liệu sử dụng và tồn kho. Nghiên cứu các biện pháp sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên phụ liệu trong công tác SX mẫu mới.

6.12. Quản lý các tài liệu hồ sơ liên quan đến công tác thiết kế. Qủan lý máy móc thiết bị, phương tiện dụng cụ làm việc và các tài sản do công ty giao,bảo đảm sử dụng có hiệu quả, đạt điều kiện về an toàn lao động, an toàn thiết bị, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy.

 

CHƯƠNG III

TRÁCH NHIỆM – QUYỀN HẠN - QUYỀN LỢI

ĐIỀU 7: TRÁCH NHIỆM

7.1. Thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong Quy định này.

7.2. Chủ động, sáng tạo trong công tác nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.

7.3. Đoàn kết, hợp tác, nhiệt tình hỗ trợ đồng sự trong khi thi hành nhiệm vụ.

7.4. Trong hành xử công việc, phải tuân thủ nguyên tắc tổ chức, quy chế, quy định và luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu.

7.5. Quản lý và sử dụng các phương tiện làm việc, tài sản Công ty đúng mục đích, đạt hiệu quả và tiết kiệm.

7.6. Tích cực cải tiến phương pháp làm việc để ngày càng nâng cao hiệu quả chung.

7.7. Xây dựng môi trường làm việc ngày càng thuận lợi, tạo điều kiện để phát huy hết năng lực của tập thể và từng cá nhân.

ĐIỀU 8: QUYỀN HẠN

8.1. Được quyền đề nghị hoặc đôn đốc các đơn vị liên quan cung cấp đầy đủ các phương tiện, chứng từ, chỉ tiêu chất lượng, văn bản cần thiết để làm cơ sở cho quá trình kiểm tra và cập nhật hóa thông tin.

8.2. Được quyền đề xuất tham gia các ý kiến có khả năng thúc đẩy quá trình phối hợp tốt giữa các đơn vị, có lợi cho sự phát triển chung của Cty.

8.3. Đề nghị cấp lãnh đạo hổ trợ giải quyết các phát sinh ngoài phạm vi hoạt động.

8.4. Điều động nhân sự, đề xuất bổ nhiệm, bãi nhiệm, đề xuất ký kết các hợp đồng lao động trong phạm vi được phân cấp.

8.5. Tham gia công tác tuyển dụng lao động cho các công việc liên quan theo sự phân cấp của PTK. Đề xuất khen thưởng CBNV thuộc quyền theo qui định.

8.6. Được quyền đình chỉ lao động theo phân cấp quản lý đối với các trường hợp vi phạm qui định Nội qui kỷ luật của Phòng. Ngoài ra, được quyền áp dụng các hình thức kỷ luật đối với CNV vi phạm ngoại trừ hình thức sa thải.

8.7. Theo sự ủy nhiệm của TGĐ ký duyệt một số văn bản và thông tin phối hợp trực tiếp với các đơn vị trong và ngoài PTK như sau:

STT	Nội dung công việc	Nơi nhận	Đề xuất thẩm quyền
1	Liên hệ với các đơn vị KD để xác định và hoàn chỉnh các thông tin về đơn đặt hàng sản phẩm	Các ĐVKD	Thông tin trực tiếp & văn bản
2	Lập và ký phiếu xuất,nhập kho đối với sản phẩm	Phòng VT	Ký duyệt
3	Ban hành bảng tiêu chuẩn kỹ thuật	XN SX	Ký duyệt
4	Ban hành định mức nguyên phụ liệu đưa vào sử dụng của từng mã hàng	XN SX	Ký duyệt

ĐIỀU 9: QUYỀN LỢI

9.1. Được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo chủ trương, chính sách và qui định chung của Công ty.

9.2. Được xét khen thưởng tùy theo mức độ tham gia và hiệu quả công tác đạt được thông qua chức năng – nhiệm vụ được giao.

9.3. Được tạo thuận lợi về chính sách huấn luyện đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc, tài liệu tham khảo học tập có liên quan đến hoạt động chuyên môn.

9.4. Được tham gia xây dựng các chiến lược và chính sách sản xuất kinh doanh của Công ty.

 

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

ĐIỀU 10: CƠ CẤU TỔ CHỨC

10.1. Sơ đồ tổ chức Phòng Thiết Kế Sản Phẩm

10.2. Định biên Nhân sự

- Trưởng Phòng: Phụ trách chung, theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giám sát các hoạt động của Phòng.

- Phó Phòng : đặc trách về thiết kế với các công tác trọng tâm duyệt bản vẽ thiết kế, theo dõi kế hoạch thiết kế của từng nhân viên. Giải quyết các công việc có liên quan đến thiết kế.

- Tổ công nghệ: Thực hiện công tác lập tiêu chuẩn kỹ thuật, tính định mức và giải quyết sự cố khi sản xuất đại trà, nghiên cứu để cải tiến những công đoạn trong sản xuất nhằm mục đích nâng cao năng lực sản xuất qua từng thời kỳ.. Tính giá và định giá bán.

- Tổ thiết kế: Bao gồm các nhân sự thiết kế mẫu mới (mẫu, trang trí ..), thực hiện công tác thiết kế mẫu mới , thiết kế mẫu theo yêu cầu của khách hàng .

- Tổ sản xuất: Thực hiện SX mẫu  theo yêu cầu của các nhân sự thiết kế. Quản lý nhập-xuất-tồn các loại nguyên phụ liệu, SP mẫu thuộc Phòng quản lý.

ĐIỀU 11: Nhiệm vụ và quyền hạn  của các Chức danh

Trách nhiệm, quyền hạn của từng chức danh trực thuộc phòng thiết kế được xác định theo bảng mô tả công việc đính kèm quy định này.

ĐIỀU 12: Nguyên tắc quản lý điều hành

12.1. Trưởng Phòng quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng và chịu trách nhiệm trước Tong Giám Đốc về kết quả quản lý của mình.

12.2. Phó Phòng phụ trách bộ phận được giao và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả hoạt động này.

12.3. Các nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo chế độ quy định và chấp hành sự phân công trực tiếp của Cán bộ quản lý trực tiếp (như điều 10 - chương IV - của Quy Định này).

12.4. Trong trường hợp Phó Phòng trực tiếp điều động các nhân viên thực hiện các công tác đột xuất, thì sẽ thông báo cho Trưởng Phòng ngay sau đó để tiện việc theo dõi kiểm tra.

12.5. Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc  thủ trưởng là người quyết định cuối cùng.

12.6. Trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại, hoặc đã nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.

ĐIỀU 13: Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, ký duyệt và chuyển giao thông tin

13.1. Thông tin kiểm soát hệ thống hoặc thông tin kiểm soát chất lượng sản phẩm phải được thực hiện một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ theo đúng yêu cầu.

13.2. Các công văn, giấy tờ, thông tin được tiếp nhận và triển khai đến các nhân viên liên quan trong Phòng để xử lý một cách nhanh chóng.

13.3. Công tác lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, an toàn và theo đúng quy định của Cty.

13.4. Phạm vi công việc thông tin đến các đơn vị liên quan chỉ thực hiện theo từng việc có liên quan đến đơn vị đó.

 

CHƯƠNG V

CHẾ ĐỘ VÀ MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

ĐIỀU 14: Chế độ làm việc

14.1. Chế độ làm việc của Phòng Thiết Kế thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định chung của Công ty và các Quy định riêng của Phòng

14.2. Phòng Thiết Kế thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo quy định thống nhất của TGĐ

14.3. Phòng Thiết Kế thực hiện hành xử công việc tuân theo nguyên tắc tổ chức, đoàn kết, thống nhất trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau và luôn đặt lợi ích công ty lên hàng đầu

14.4. Quản lý và sử dụng phương tiện làm việc, các thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác đúng mục đích, theo tinh thần tiết kiệm và đạt hiệu quả cao

ĐIỀU 15: CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

15.1. Báo cáo định kỳ:

Báo cáo tháng – quý - năm:  Vào ngày 05 hàng tháng , Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo TGĐ  về các hoạt động, công tác thiết kế sản phẩm.

15.2. Báo cáo đột xuất:

Hàng ngày, mọi thông tin có liên quan đến mẫu mã- trong hoặc ngoài nhiệm vụ,  sau khi giải quyết - có hoặc chưa có kết quả - phải được báo cáo đầy đủ cho TGĐ, để có hướng trao đổi và định hướng giải quyết tốt, giúp hoàn chỉnh hơn trong công tác tham mưu.

ĐIỀU 16: Các mối quan hệ làm việc

16.1. Đối với CQ TGĐ

Phòng TK có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, mệnh lệnh của CQ TGĐ trong tất cả các lĩnh vực hoạt động.

Thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạo giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.

16.2. Đối với các đơn vị trong Phòng – XN thuộc công ty:

Thực hiện mối quan hệ làm việc là phối hợp,hợp tác cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Trong quá trình thực hiện có  những vấn đề phát sinh trong phạm vi công việc và quyền hạn của mình được chủ động phối hợp ngay các đơn vị liên quan giải quyết. Ngoài quyền hạn thì báo cáo ngay với cấp trên trực tiếp để nhận chỉ đạo thực hiện. 

 

CHƯƠNG VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

ĐIỀU 17: Quy định đã được P.TK thống nhất thông qua, có giá trị thay thế các quy định, quy chế trước đây có cùng nội dung nhằm phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới.

ĐIỀU 18: Quy định có hiệu lực kể từ ngày được CQTGĐ chấp thuận phê chuẩn. Trưởng Phòng  có trách nhiệm phổ biến Quy định này cho tất cả các nhân viên trong Phòng hiểu rõ và triển khai thực hiện.

ĐIỀU 19: Trong quá trình thực hiện, qui định  này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. TGĐ là cấp có thẩm quyền ký văn bản sửa đổi, bổ sung quy định.

ĐIỀU 20: Phòng Thiết kế và các cá nhân, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy Định này.