Biểu mẫu & Thủ tục

A – Mục đích:

Xác định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối làm việc của Phòng trong hệ thống tổ chức của Công ty.

B – Phạm vi áp dụng:

Đối tượng áp dụng: Tất cả cán bộ nhân viên của Phòng Quản trị đời sống trong tổ chức bộ máy của Công Ty.

C – Tài liệu tham khảo:

- Theo ISO 9001:2000

- Sổ tay chất lượng Công ty

- Quy định về trách nhiệm quyền hạn Công Ty.

D – Định nghĩa:

- CBCNV: Cán bộ công nhân viên thuộc Phòng.

- TPQTĐS: Trưởng Phòng Quản trị đời sống

 

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 1. Phòng Quản trị đời sống (viết tắt là QTĐS) là một đơn vị thành viên thuộc Công ty có nhiệm vụ thực hiện công tác đời sống phục vụ bữa ăn giữa ca cho CBCNV, tiếp khách và vệ sinh môi trường.

ĐIỀU 2. Đứng đầu Phòng QTĐS là Trưởng Phòng do Tổng Giám đốc bổ nhiệm theo đề nghị của TP. NS. Trưởng phòng là người có quyền điều hành cao nhất trong phòng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Phòng trước Công ty.

ĐIỀU 3. Phòng QTĐS đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của PTGĐ/NC do Tổng Giám đốc phân công phụ trách theo lĩnh vực.

ĐIỀU 4. Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành, biên chế và hoạt động của Phòng QTĐS do Trưởng Phòng đề xuất và TGĐ quyết định.

 

CHƯƠNG II

CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ

ĐIỀU 5. CHỨC NĂNG

5.1. Tham mưu và tổ chức thực hiện các công tác liên quan đến lĩnh vực quản trị đời sống.

5.2. Thực hiện các công tác vệ sinh mặt bằng, môi trường.

5.3. Tổ chức phục vụ khách đến làm việc tại Công ty.

ĐIỀU 6. NHIỆM VỤ

6.1. Công tác Quản trị:

6.1.1. Quản lý hội trường ; sắp xếp bố trí các buổi tổ chức Hội nghị, lớp học, họp nội bộ của các đơn vị.

6.1.2. Thực hiện vệ sinh lớp học tại phòng học cũ, chuẩn bị nước uống khi Phòng Nhân sự có tổ chức lớp học.

6.1.3. Giữ gìn trật tự, vệ sinh, cảnh quan, đường xá, công viên, cây kiểng, các công trình công cộng. Thường xuyên có kế hoạch tôn tạo, đổi mới, tạo sự thoáng mát, sạch sẽ trong khuôn viên Công ty.

6.1.4. Kiểm tra và phối hợp với các đơn vị về việc đảm bảo vệ sinh mặt bằng các khu vực toàn Công Ty, các công trình vệ sinh công cộng. Nghiên cứu đề xuất các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc.

6.1.5. Kiểm tra quét dọn vệ sinh khu vực tập kết rác hàng ngày. Lập biên bản ghi nhận các trường hợp vi phạm quy định tập kết rác của các đơn vị trình PTGĐ/NC.

6.1.6. Quản lý phòng khách, và công tác vệ sinh nhà văn phòng.

6.2. Công tác đời sống :

6.2.1. Kiểm tra, kiểm soát hoạt động nhà ăn tập thể, tham mưu tổ chức chọn thầu bữa ăn giữa ca, bảo đảm chất lượng bữa ăn hợp vệ sinh, góp phần giữ gìn sức khỏe cho CBCNV.

6.2.2. Nghiên cứu đề xuất các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc, thực hiện chế độ của Nhà nước.

6.2.3. Mua sắm, bảo quản, phân phối vật dụng, hàng hóa phục vụ tiếp tân, hội nghị do Công ty tổ chức.

6.2.4. Phục vụ nguồn nước uống sạch cho CBCNV trong Công ty.

6.2.5. Phục vụ nước, cơm trưa đối với khách hàng đến Công ty làm việc.

6.3. Công tác khác :

6.3.1. Nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy, quy định của Phòng, Công ty về kỷ luật lao động, an toàn PCCC, vệ sinh sắp xếp mặt bằng.

6.3.2. Thực hiện đầy đủ các quy định theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO.

6.3.3. Quản lý và sử dụng vật tư, tài sản, kinh phí được giao đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm.

6.3.4. Tích cực tham gia các Phong trào thi đua, phát huy sáng kiến và luôn luôn cải tiến đổi mới để nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng.

6.3.5. Thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê, thông tin, báo cáo theo quy định.

6.3.6. Thực hiện tốt các nhiệm vụ khác của Công ty giao.

 

CHƯƠNG III

TRÁCH NHIỆM – QUYỀN HẠN

ĐIỀU 7. TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG

7.1. Thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn được ghi trong Quy định này. Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm của Phòng.

7.2. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao :

- Xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý, năm của Phòng

- Phân công nhiệm vụ và hướng dẫn thực hiện cho CBCNV trong đơn vị

- Theo dõi kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện

- Báo cáo kết quả thực hiện và thông tin kịp thời các khó khăn vướng mắc cho cấp trên trong quá trình thực hiện để có biện pháp chỉ đạo giải quyết.

7.3. Chủ động, sáng tạo trong công tác và đoàn kết, hợp tác, nhiệt tình hỗ trợ các Đơn vị trong khi thi hành nhiệm vụ.

7.4. Tuân thủ nguyên tắc tổ chức, quy chế, quy định và luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu, thể hiện văn hoá trong giao tiếp.

7.5. Đề ra biện pháp để quản lý và sử dụng vật tư, các phương tiện làm việc, tài sản Công ty, kinh phí được giao đúng mục đích, đạt hiệu quả và tiết kiệm.

7.6. Tích cực cải tiến phương pháp làm việc để ngày càng nâng cao hiệu quả chung

7.7. Phổ biến kịp thời các thông báo, quy định Công ty cho CBCNV trong đơn vị và thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách, quyền lợi đối với người lao động.

7.8. Xây dựng môi trường làm việc ngày càng thuận lợi tạo điều kiện để phát huy hết năng lực của tập thể và từng cá nhân.

ĐIỀU 8. QUYỀN HẠN

8.1. Có quyền yêu cầu CB-NV trong đơn vị chấp hành sự phân công của mình để thực hiện nhiệm vụ được giao.

8.2. Có quyền yêu cầu cấp trên tạo các điều kiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ và giải quyết các phát sinh ngoài quyền hạn.

8.3. Có quyền làm việc trực tiếp và yêu cầu cung cấp thông tin để giải quyết công tác đối với các đơn vị liên quan thuộc XN, Phòng theo phân quyền trong Quy chế làm việc do TGĐ ký

8.4. Có quyền không thực hiện yêu cầu hoặc lập biên bản, đề xuất xử lý phạt trong quá trình kiểm tra nếu cá nhân, đơn vị liên quan vi phạm quy chế làm việc, vi phạm quy định Công ty.

8.5. Có quyền đề xuất cho Cty trong việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, gia hợp đồng, nâng lương… đối với CB-NV thuộc quyền.

 

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

ĐIỀU 9. CƠ CẤU TỔ CHỨC

9.1. Phòng Quản trị đời sống trực thuộc Cty gồm 01 Trưởng phòng, và các nhân sự được bố trí như sau :

- Nhân viên văn thư, Quản lý vệ sinh, phục vụ đời sống CBCNV

- Nhân viên Quản lý nhà ăn, quản lý chi phí

- Nhân viên phục vụ khách

- Nhân viên  vệ sinh tạp vụ văn phòng

- Nhân viên vệ sinh tạp vụ các khu vực công cộng

9.2. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức:

ĐIỀU 10. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN  CỦA CÁC CHỨC DANH

Trách nhiệm, quyền hạn của từng chức danh trực thuộc Phòng QTĐS được xác định theo Bảng Mô tả công việc (Ký mã hiệu) đính kèm Quy Định này.

- Số ___________                                                 Trưởng phòng QTĐS

- Số 01/MTCV/PDS                                               NV HC, QLVS, PVĐS

- Số 02/MTCV/PDS                                               NV QLNA, QLCP

- Số 03/MTCV/PDS                                               NV PHỤC VỤ KHÁCH

- Số 04/MTCV/PDS                                               NV VSTV VĂN PHÒNG

- Số 05/MTCV/PDS                                               NV VSTV CÔNG CỘNG

ĐIỀU 11. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH

11.1. Trưởng Phòng quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng và chịu trách nhiệm trước TGĐ về kết quả quản lý của mình

11.2. Cán bộ công nhân viên trong Phòng có trách nhiệm chấp hành sự phân công của Trưởng Phòng và cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

11.3. Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc thủ trưởng.

ĐIỀU 12. NGUYÊN TẮC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, KÝ DUYỆT VÀ CHUYỂN GIAO THÔNG TIN

12.1. Các thông tin chỉ đạo của Cty phải được thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác và báo cáo đúng tiến độ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung, số liệu, dữ liệu trong các báo cáo cho Cty.

12.2. Phòng được gửi thông tin ra bên ngoài để phối hợp hoạt động (phạm vi cho phép theo Quy chế làm việc giữa Phòng với các Đơn vị) trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình : khi gửi, đồng thời phải gửi TO cho PTGĐ/ NC.

12.3. Thông tin chính thức được gửi từ Trưởng Phòng mới có giá trị thực hiện, các thông tin từ CBCNV chỉ là tham khảo.

12.4. Phòng chịu trách nhiệm lưu trữ quản lý các hồ sơ tài liệu thuộc chức năng chuyên môn theo nguyên tắc đầy đủ, an toàn và theo đúng quy định của Công ty.

 

CHƯƠNG V

CHẾ ĐỘ VÀ MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

ĐIỀU 13. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

13.1. Chế độ làm việc của Phòng QTĐS được thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định chung của Công Ty. Phòng giải quyết công việc theo nguyên tắc tổ chức Phòng, phối hợp, hỗ trợ, đoàn kết trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau vì lợi ích của Công Ty và Phòng

13.2. Phòng QTĐS thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) hoặc đột xuất theo quy định của PTGĐ/ NC. Trưởng Phòng có trách nhiệm báo cáo kiểm điểm về tình hình hoạt động trong kỳ, nêu các khó khăn, đề xuất các biện pháp khắc phục, phòng ngừa trong thời gian tới.

13.3. Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo đột xuất theo từng vấn đề cụ thể theo chỉ đạo của PTGĐ/ NC.

ĐIỀU 14. CÁC MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

14.1. Đối với PTGĐ/ NC

- Phòng có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, mệnh lệnh của Trưởng ban trong tất cả các lĩnh vực hoạt động.

- Thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạo giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.

14.2. Đối với các đơn vị thuộc Cty

- Là quan hệ ngang cấp, hoạt động trên nguyên tắc phối hợp thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ  chung.

- Quan hệ chặt chẽ, bình đẳng, tiếp thu các ý kiến phê bình xây dựng, góp ý.

- Phục vụ kịp thời các yêu cầu công tác của các Đơn vị với thái độ nhiệt tình.  

 

CHƯƠNG VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

ĐIỀU 15.  Quy Định có giá trị thay thế tất cả các Quy Định khác có cùng nội dung, được ban hành và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký nhằm phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới.

ĐIỀU 16. Trưởng Phòng QTĐS chịu trách nhiệm tổ chức phổ biến Quy định này cho tất cả CBNV hiểu rõ và triển khai thực hiện.

ĐIỀU 17. Trong quá trình thực hiện, QĐ này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. Tổng Giám đốc  là cấp có thẩm quyền ký văn bản sửa đổi, bổ sung Quy Định.

ĐIỀU 18. PTGĐ/NC, các đơn vị thuộc Phòng QTĐS và các cá nhân, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định này.