Người sử dụng lao động cần lưu ý gì khi thu thập dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng?

Trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, người sử dụng lao động thường xuyên phải thu thập nhiều thông tin cá nhân của người dự tuyển và người lao động. Tuy nhiên, việc thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ liệu này cần được thực hiện đúng quy định pháp luật nhằm bảo đảm quyền riêng tư của cá nhân. Vậy người sử dụng lao động cần lưu ý gì khi thu thập dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng? Hãy cùng Luật Trí Minh tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết hôm nay!

1. Dữ liệu cá nhân là gì?

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân sau khi khử nhận dạng không còn là dữ liệu cá nhân. 

2. Người sử dụng lao động cần lưu ý gì khi thu thập dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng?

Trong quá trình tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động, người sử dụng lao động cần bảo đảm việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân đúng mục đích, phạm vi và tuân thủ quy định pháp luật. Cụ thể:

2.1. Khi tuyển dụng lao động, người sử dụng lao động cần lưu ý:

• Chỉ được yêu cầu người dự tuyển cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ trực tiếp cho mục đích tuyển dụng và phù hợp với quy định pháp luật.
• Dữ liệu cá nhân được cung cấp chỉ được sử dụng để đánh giá, lựa chọn ứng viên hoặc thực hiện các mục đích khác khi có sự thỏa thuận hợp pháp với người dự tuyển.
• Việc tiếp nhận, xử lý thông tin của ứng viên phải bảo đảm đúng quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và cần có sự đồng ý của người cung cấp dữ liệu.
• Trường hợp người dự tuyển không được tuyển dụng, doanh nghiệp phải thực hiện xóa hoặc hủy thông tin đã thu thập, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định riêng.

2.2. Trong quá trình quản lý, sử dụng người lao động, người sử dụng lao động cần lưu ý:

• Tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, pháp luật lao động, việc làm và các quy định pháp luật có liên quan.
• Chỉ thu thập, sử dụng dữ liệu cá nhân của người lao động trong phạm vi cần thiết để phục vụ việc quản lý, thực hiện hợp đồng lao động và các nghĩa vụ liên quan.
• Bảo đảm dữ liệu cá nhân của người lao động được lưu trữ trong thời hạn phù hợp theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.
• Khi quan hệ lao động chấm dứt, người sử dụng lao động phải thực hiện xóa, hủy dữ liệu cá nhân khi không còn nhu cầu sử dụng, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận yêu cầu tiếp tục lưu giữ.

2.3. Khi xử lý dữ liệu cá nhân bằng công nghệ, kỹ thuật trong quản lý lao động cần lưu ý:

• Chỉ được áp dụng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật phù hợp với quy định pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.
• Người lao động phải được thông báo, biết rõ về việc áp dụng các công cụ, phương thức công nghệ được sử dụng để thu thập hoặc xử lý dữ liệu cá nhân.
• Doanh nghiệp không được thu thập, xử lý hoặc sử dụng dữ liệu cá nhân được tạo ra từ các biện pháp công nghệ, kỹ thuật trái quy định pháp luật.
• Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự phải bảo đảm tính minh bạch, an toàn và hạn chế tối đa nguy cơ xâm phạm dữ liệu cá nhân.

3. Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng?

Để hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, doanh nghiệp nên:

• Rà soát các biểu mẫu tuyển dụng và hồ sơ ứng viên đang sử dụng;
• Xây dựng hoặc cập nhật Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng cho hoạt động tuyển dụng;
• Thiết lập quy trình thông báo và xin sự đồng ý của ứng viên khi cần thiết;
• Ban hành quy định về thời gian lưu trữ và xóa dữ liệu ứng viên;
• Kiểm soát việc truy cập, sử dụng và chia sẻ hồ sơ ứng viên;
• Đào tạo bộ phận nhân sự về các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Thực hiện đánh giá tuân thủ định kỳ đối với hoạt động tuyển dụng và quản lý hồ sơ nhân sự.

4. Dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Luật Trí Minh

Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân dành cho doanh nghiệp và tổ chức, bao gồm:

• Tư vấn quy định pháp luật về dữ liệu cá nhân;
• Soạn thảo chính sách bảo mật dữ liệu;
• Soạn thảo thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân (DPA);
• Tư vấn chuyển giao dữ liệu cá nhân;
• Rà soát quy trình xử lý dữ liệu;
• Tư vấn xử lý vi phạm liên quan đến dữ liệu cá nhân;
• Hỗ trợ xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu nội bộ.

5. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Trong bối cảnh các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được siết chặt, việc tuân thủ đúng quy định pháp luật là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ uy tín thương hiệu. Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý cho nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau, Luật Trí Minh mang đến những giải pháp toàn diện, phù hợp với thực tiễn hoạt động của khách hàng. Đội ngũ chuyên gia luôn đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu cá nhân hiệu quả, an toàn và đúng quy định pháp luật.

• Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm: Am hiểu sâu về quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân và hoạt động của doanh nghiệp.
• Tư vấn giải pháp phù hợp thực tiễn: Đưa ra phương án xử lý và xây dựng quy trình quản lý dữ liệu phù hợp với từng mô hình hoạt động.
• Hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm: Giải đáp kịp thời các vướng mắc pháp lý trong quá trình doanh nghiệp thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu nguồn lực khi triển khai các quy định về bảo vệ dữ liệu.
• Cam kết bảo mật thông tin khách hàng: Mọi thông tin và dữ liệu của khách hàng luôn được bảo đảm an toàn và bảo mật trong quá trình tư vấn.
• Quy trình làm việc chuyên nghiệp: Dịch vụ được triển khai theo quy trình rõ ràng, minh bạch, đảm bảo hiệu quả và tiến độ thực hiện.
• Hỗ trợ tư vấn lâu dài: Luật Trí Minh luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình vận hành và xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Trên đây là những chia sẻ về “Người sử dụng lao động cần lưu ý gì khi thu thập dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động”. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh