I. THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh Phó Phòng Kế Hoạch
2 Mã chức danh PKH-02
3 Đơn vị công tác Phòng kế hoạch
4 Cấp trên trực tiếp TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH
5 Địa chỉ nơi làm việc TP. HCM

II. QUYỀN HẠN

1. Quyền hạn trực tiếp:

  • Được quyền chủ động quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động của  bộ phận quản lý nguyên liệu
  • Lập biên bản các đơn vị vi phạm các quy định của Phòng KH ban hành
  • Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin , chứng từ , tài liệu hồ sơ , các văn bản cần thiết để làm cơ sở cho quá trình kiểm tra, báo cáo phân tích cho CQTGĐ
  • Làm việc  trực tiếp  các đơn vị để   giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan   nguyên liệu

2. Quyền hạn gián tiếp

  • Đề xuất xử lý, hoặc khen thưởng các đơn vị, các nhân vi phạm quy định qua việc kiểm tra giám sát .
  • Giám sát, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện  các đề xuất  của Phòng Kh đã được  CQTGĐ phê duyệt
  • Đề xuất trang bị các phương tiện làm việc để đảm bảo hòan thành nhiệm vụ.

III. NHIỆM VỤ

1. Nhiệm vụ hàng ngày

  • Tiếp nhận mail chỉ đạo của CQTGĐ  & Trưởng Phòng Kế hoạch và triển khai thực hiện.
  • Tiếp nhận và mail thông tin cho các đơn vị trong Công ty liên quan đến nguyên liệu để  tổ chức triển khai thực hiện, phối hợp
  • Trình duyệt đề xuất mua nguyên liệu cho các đơn vị sản xuất .
  • Phối  hợp các đơn vị giải quyết các khó khăn trong việc cung ứng va cân đối nguyên liệu cho SX .
  • Thực hiện các công việc do Phó Phòng trực tiếp thực hiện hoặc  phối hợp các đơn vị bạn để thực hiện
  • Kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện  của nhân viên trong  Phòng KH theo chỉ đạo của TPhòng phân công .
  • Kiểm tra thực tế về lĩnh vực  nguyên liệu  và duyệt  cấp phát nguyên liệu cho XN

2. Nhiệm vụ hàng tuần

  • Xây dựng và triển khai kế hoạch công tác tuần của bản thân.
  • Ký  duyệt quyết toán nguyên liệu cho đơn hàng của  XN
  • Kiểm tra tiến độ nguyên liệu về để cung cấp cho hội ý SX tuần DHXK

3. Nhiệm vụ hàng tháng

  • Tổng hợp tình hình thưc hiện kiểm tra giám sát theo kế hoạch của Phòng.
  • Báo cáo & đề xuất  giải quyết  nguyên liệu tồn kho vượt định mức  thời gian ( thuộc danh mục Cty).
  • Kiểm tra & khắc phục tình hình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Phòng đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong các kỳ đánh giá do Phòng KTCL thực hiện.
  • Đề xuất giài quyết nguyên liệu hoàn kho  của đơn vị SX.
  • Báo cáo tình hình cân đối nguyên liệu dự trữ vào đơn hàng của XN.

4. Nhiệm vụ hàng quý

  • Xây dựng chương trình công tác cho quý tiếp theo của Phòng
  • Đánh  giá kết quả thực hiện chương trình công tác trong quý của Phòng
  • Xây dựng kế hoạch kiểm tra – giám sát  của Phòng
  • Báo cáo đề xuất giải quyết nguyên liệu tồn lẻ lô  .
  • Báo cáo tổng hợp tình hình cấp phát nguyên liệu cho XN
  • Báo cáo tổng hợp và tính giá trị thiệt hại tình hình cấp bù nguyên liệu cho SX

5. Nhiệm vụ 6 tháng

  • Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác 6 tháng .
  • Xây dựng Chương trình công tác  6 tháng cuối năm
  • Đánh giá  tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng

6. Nhiệm vụ hàng năm

  • Xây dựng kế hoạch công tác cho năm tiếp theo
  • Đánh giá tình hình hoạt động của Phòng trong năm
  • Báo cáo xem xét lãnh đạo về công tác ISO, SA

IV. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC

1


 Làm việc tại văn phòng 75%
Tiếp nhận , xử lý thông tin 15%
Kiểm tra & trình duyệt các  đề xuất mua nguyên liệu 15%
Giao việc, hướng dẫn công việc cho CBNV cấp dưới 10%
Phân tích  số  liệu &  báo cáo đề xuất 20%
Soạn thảo  quy định, quy chế 10%
Kiểm soát tồn kho và  đề xuất giải quyết 5%
2 Làm việc tại nơi khác 25%
Kiểm tra thực tế  và làm việc tại các đơn vị 20%
  Hội ý, đi công tác 5%

V. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

(không bao gồm quan hệ với nhân viên cấp dưới)

Phạm vi Cá nhân, đơn vị có quan hệ Mục đích quan hệ Thời điểm quan hệ
Nội bộ Bên ngoài
X Trưởng Phòng KH Tiếp nhận & thực hiện    các  chỉ đạo  của Trưởng Phòng KH. ,báo cáo kết qủa tình hình thực hiện ,báo cáo các khó khăn cần sự hướng dẫn hỗ trợ của  TPhòng , Đề xuất các chình sách , các qui dịnh cho họat động  của Phòng KH Hàng ngày
 Xây dựng chương trình công tác Quý

Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện của Phòng trong quý

 Hàng quý
Đề xuất, kiến nghị các ý kiến liên quan đến lĩnh vực  KHSX  của Công ty. Không định kỳ
X Phòng KD, XK Các thông tin về đơn hàng , nhu cầu nguyên liệu cho đơn hàng, nguyên liệu tồn kho của ĐH Hàng ngày
X Phòng KTCL Các qui định, các tiêu chuẩn , định mức kỹ thuật . Hàng ngày
X XN Nhu cầu  nguyên liệu  sử dụng  cho sx

Trao đổi thông tin về giải quyết tồn kho

Trao đổi thông tin về  tiến độ SX  ĐH .

 

 Hàng ngày
X Phòng NK , GN Tìm nhà cung cấp , giá nguyên liệu, tiến độ cung ứng.

Kế hoạch  tiếp nhận nguyên liệu về.

Về số liệu tồn kho  và tình hình cấp phát  nguyên liệu  cho ĐH

 

 Hàng ngày

VI. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC:

  1. Bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại
  2. Máy vi tính có cài đặt các phần mềm  : Word, Excel,  Powerpoint, Foxpro , MS Outlook ..)
  3. Các văn bản, tài liệu, sách tham khảo liên quan đến  nguyên liệu , quản lý KHSX, tiêu chuần kỹ thuật mặt hàng …
  4.  Văn phòng phẩm :Bút , giấy , viết, bìa hồ sơ , Box file …

VII. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH

Trình độ chuyên môn Đại học
Kiến thức Quy trình SX, tính năng của nguyên liệu,  Năng lực quàn lý, Khà năng làm việc tốt ờ áp lực cao .
Kỹ năng Kiểm tra – kiểm soát,  phân tích tổng hợp & báo cáo đề xuất, vi tính văn phòng, khả năng xử lý thông tin
Tố chất Trung thực, tiếp thu nhanh, ham học hỏi, không ngại khó, nhạy bén, ứng biến tốt, có khà năng làm việc độc lập .Trình độ chuyên môn:  Tốt nghiệp Đại học Kinh tế
Đánh giá bài viết