Biểu mẫu & Thủ tục

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

I. THÔNG TIN CHUNG:

1. Tên chức danh:             Phó Phòng Kế Hoạch         
2. Mã chức danh:               PKH-02
3. Đơn vị công tác:            Phòng Kế hoạch
4. Cấp trên trực tiếp:          Trưởng Phòng Kế hoạch
5. Địa chỉ nơi làm việc:  TP.HCM

      II. QUYỀN HẠN:

1. Quyền hạn trực tiếp:

• Được quyền chủ động quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động của  bộ phận quản lý nguyên liệu 
• Lập biên bản các đơn vị vi phạm các quy định của Phòng KH ban hành
• Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin , chứng từ , tài liệu hồ sơ , các văn bản cần thiết để làm cơ sở cho quá trình kiểm tra, báo cáo phân tích cho CQTGĐ
• Làm việc  trực tiếp  các đơn vị để   giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan   nguyên liệu

2. Quyền hạn gián tiếp

• Đề xuất xử lý, hoặc khen thưởng các đơn vị, các nhân vi phạm quy định qua việc kiểm tra giám sát .
• Giám sát, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện  các đề xuất  của Phòng Kh đã được  CQTGĐ phê duyệt
• Đề xuất trang bị các phương tiện làm việc để đảm bảo hòan thành nhiệm vụ.

      III. NHIỆM VỤ:

1. Nhiệm vụ hàng ngày:

• Tiếp nhận mail chỉ đạo của CQTGĐ  & Trưởng Phòng Kế hoạch và triển khai thực hiện.
• Tiếp nhận và mail thông tin cho các đơn vị trong Công ty liên quan đến nguyên liệu để  tổ chức triển khai thực hiện, phối hợp
• Trình duyệt đề xuất mua nguyên liệu cho các đơn vị sản xuất .
• Phối  hợp các đơn vị giải quyết các khó khăn trong việc cung ứng va cân đối nguyên liệu cho SX .
• Thực hiện các công việc do Phó Phòng trực tiếp thực hiện hoặc  phối hợp các đơn vị bạn để thực hiện
• Kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện  của nhân viên trong  Phòng KH theo chỉ đạo của TPhòng phân công .
• Kiểm tra thực tế về lĩnh vực  nguyên liệu  và duyệt  cấp phát nguyên liệu cho XN

2. Nhiệm vụ hàng tuần:

• Xây dựng và triển khai kế hoạch công tác tuần của bản thân.
• Ký  duyệt quyết toán nguyên liệu cho đơn hàng của  XN
• Kiểm tra tiến độ nguyên liệu về để cung cấp cho hội ý SX tuần DHXK   

3. Nhiệm vụ hàng tháng:

• Tổng hợp tình hình thưc hiện kiểm tra giám sát theo kế hoạch của Phòng.
• Báo cáo & đề xuất  giải quyết  nguyên liệu tồn kho vượt định mức  thời gian ( thuộc danh mục Cty).
• Kiểm tra & khắc phục tình hình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Phòng đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong các kỳ đánh giá do Phòng KTCL thực hiện.
• Đề xuất giài quyết nguyên liệu hoàn kho  của đơn vị SX.
• Báo cáo tình hình cân đối nguyên liệu dự trữ vào đơn hàng của XN.

4. Nhiệm vụ hàng quý:

• Xây dựng chương trình công tác cho quý tiếp theo của Phòng 
• Đánh  giá kết quả thực hiện chương trình công tác trong quý của Phòng
• Xây dựng kế hoạch kiểm tra – giám sát  của Phòng
• Báo cáo đề xuất giải quyết nguyên liệu tồn lẻ lô  .
• Báo cáo tổng hợp tình hình cấp phát nguyên liệu cho XN
• Báo cáo tổng hợp và tính giá trị thiệt hại tình hình cấp bù nguyên liệu cho SX

5. Nhiệm vụ 6 tháng :

• Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác 6 tháng .
• Xây dựng Chương trình công tác  6 tháng cuối năm
• Đánh giá  tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng

6. Nhiệm vụ hàng năm:

• Xây dựng kế hoạch công tác cho năm tiếp theo
• Đánh giá tình hình hoạt động của Phòng trong năm
• Báo cáo xem xét lãnh đạo về công tác ISO, SA

     IV. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC: 

1. Làm việc tại văn phòng:                                         75%

• Tiếp nhận , xử lý thông tin:                                                    15%
• Kiểm tra & trình duyệt các  đề xuất mua nguyên liệu:           15%
• Giao việc, hướng dẫn công việc cho CBNV cấp dưới:           10%
• Phân tích  số  liệu &  báo cáo đề xuất:                                    20%
• Soạn thảo  quy định, quy chế:                                                 10%
• Kiểm soát tồn kho và  đề xuất giải quyết:                               5%

2. Làm việc tại nơi khác:                                           25%

• Kiểm tra thực tế  và làm việc tại các đơn vị:                          20%
• Hội ý, đi công tác:                                                                  5%

      V. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

(không bao gồm quan hệ với nhân viên cấp dưới)

VI. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC:

1. Bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại
2. Máy vi tính có cài đặt các phần mềm  : Word, Excel,  Powerpoint, Foxpro , MS Outlook ..)
3. Các văn bản, tài liệu, sách tham khảo liên quan đến  nguyên liệu , quản lý KHSX, tiêu chuần kỹ thuật mặt hàng …
4.  Văn phòng phẩm :Bút , giấy , viết, bìa hồ sơ , Box file …

VII. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH

1. Trình độ chuyên môn:  Tốt nghiệp Đại học Kinh tế 
2. Kiến thức: Quy trình SX, tính năng của nguyên liệu,  Năng lực quàn lý, Khà năng làm việc tốt ờ áp lực cao .
3. Kỹ năng: Kiểm tra – kiểm soát,  phân tích tổng hợp & báo cáo đề xuất, vi tính văn phòng, khả năng xử lý thông tin
4. Tố chất: Trung thực, tiếp thu nhanh, ham học hỏi, không ngại khó, nhạy bén, ứng biến tốt, có khà năng làm việc độc lập .