I. THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh TRƯỞNG PHÒNG GIAO NHẬN
2 Mã chức danh PGN-TP
3 Đơn vị công tác Phòng giao nhận
4 Cấp trên trực tiếp Phó Tổng Giám đốc / Nội Chính
5 Địa chỉ nơi làm việc Tp. HCM

II. QUYỀN HẠN

Nội dung quyền hạn Mức độ quyền hạn
Quyền hạn trực tiếp
Quyết định khen thưởng CBNV trong đơn vị. Số tiền tối đa được duyệt là 0,30 triệu đồng / lượt và không qúa 4 triệu đồng / tháng.
Duyệt chi phí tiếp khách.

Xuất tặng SP cho Hải quan khi giao hàng  XK

 Số tiền tối đa được duyệt là dưới 1 triệu đồng / lần tiếp khách và không quá 4 lần trong Quý.

Bốn SP cho 1 lô hàng xuất khẩu trị giá từ 20.000usd trở lên.
Bổ nhiệm, bãi nhiệm NV trong đơn vị Chức vụ cao nhất là Phó phòng
Quyết định kỷ luật NV. Từ chối tiếp nhận, trả về công ty những NV không đạt yêu cầu công việc. Hình thức kỷ luật cao nhất là khiển trách hay đình chỉ công tác.
Duyệt các nhu cầu về sử dụng VT, các khoản kinh phí khoán..v..v, phục vụ công tác của đơn vị nhằm mục đích thoả mãn các yêu cầu của khách hàng tốt nhất. Theo các QĐ ủy quyền, QĐ khoán kinh phí ..v.v.., của cơ quan TGĐ.
Ngưng thực hiện các nghiệp vụ theo nhiệm vụ phân công mà nghi vấn có vấn đề không đúng QĐ của Công ty hay vi phạm Chính sách, Pháp luật, Chế độ …v.v.. của Nhà nước và Hải Quan VN. Làm việc trực tiếp với Trưởng các đơn vị liên quan đồng thời báo cáo ngay cho cơ quan TGĐ khi các yêu cầu không được đơn vị phục vụ đáp ứng mà gây ảnh hưởng đến uy tín của Công ty.
Ký các công văn, giấy tờ, hóa đơn, chứng từ xuất nhập hàng hóa để phục vụ công tác giao nhận XNK, NĐ, phương tiện vận chuyển..v..v..v, Theo QĐ ủy quyền của cơ quan TGĐ
Quyết định tuyển dụng NV. Được quyền tuyển dụng NV từ trung cấp trở xuống với mức lượng dưới 2,50 triệu đồng / tháng.
Tham gia các ý kiến liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị, cũng như công tác cải tiến, xây dựng cho sự phát triển của Công ty. Theo chức năng của đơn vị.
Ký trên các Hóa đơn, Phiếu vận chuyển nội bộ Cty (Ký thay trưởng đơn vị) &  Ký trên các Phiếu thu đối với khách nộp tiền tại PGN.
Ký các chứng từ thanh tóan chi phí giao nhận hàng hóa XNK cho nhân viên trong đơn vị và các đơn vị dịch vụ giao nhận đang thực hiện Hợp đồng với Cty. Các chi phí liên quan đến công tác giao nhận XNK
Ký duyệt thanh tóan chi phí cầu đường phát sinh trên các tuyến đường vận chuyển trong quá trình phục vụ công tác của Đội vận tải. Theo chứng từ thực tế phát sinh.
Ký duyệt các khỏan chi từ quỹ giữ hộ của các bộ phận thuộc PGN. Cân đối theo tình hình thực tế.
Quyền hạn gián tiếp
Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức khi phát hiện không phù hợp với yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn. Theo chức năng của đơn vị.
Đề xuất trang bị phương tiện làm việc cho CBNV mới theo yêu cầu công tác trong Bảng MTCV đã được duyệt. Theo chức năng của đơn vị.
Đề xuất tuyển dụng NV hay điều chuyển về Công ty NV có trình độ đại học nhưng không phát huy được khả năng. Theo chức năng của đơn vị.
Đề xuất và yêu cầu hỗ trợ các thủ tục có liên quan đến lĩnh vực Hành chính, Pháp chế để giải quyết các công việc có liên quan tại PGN. Theo chức năng của đơn vị.

III. NHIỆM VỤ

Nhiệm vụ hàng ngày:

  • Triển khai, tổ chức giám sát, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch công tác được chỉ đạo đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, chất lượng, đáp ứng được yêu cầu của các đơn vị.
  • Giải quyết các phản ánh, khiếu nại của KH hay đơn vị bạn theo chức năng chuyên môn của đơn vị.
  • Thực hiện các báo cáo phát sinh trong ngày.
  • Tổ chức quản lý phương tiện vận chuyển, nhà xưởng, lao động tại Phòng.
  • Nhận, gửi các thông tin (qua mail nội bộ) liên quan đến đơn vị.
  • Ký các chứng từ xuất, nhập hàng hóa, hóa đơn bán hàng, chứng từ thu chi tiền mặt, hồ sơ chứng từ giao nhận XNK, nội địa, lệnh tăng ca….

Nhiệm vụ hàng tuần:

  • Kiểm điểm các công việc đã triển khai của các ngày trong tuần trước, chỉ đạo giải quyết những tồn tại, đề xuất biện pháp cải tiến để cho công tác tuần sau được triển khai, thực hiện theo đúng các kế hoạch đề ra đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng.
  • Thực hiện các báo cáo tuần theo quy định.

Nhiệm vụ hàng tháng:

  • Tổng hợp, phân tích, đánh gía kiểm điểm các mặt công tác chuyên môn, nghiệp vụ, quản lý chi tiêu, sử dụng vật tư, các khoản định mức khoán, tinh thần thái độ phục vụ và làm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng.
  • Triển khai, tổ chức giám sát, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch được duyệt đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, chất lượng.
  • Thực hiện các báo cáo tháng theo quy định.
  • Ký và phê duyệt các khoản chi tiêu liên quan đến hoạt động của đơn vị theo phân cấp ủy quyền.
  • Phê duyệt các phương án tiếp nhận hàng hóa, kế hoạch giao nhận hàng hóa mà các đơn vị yêu cầu.
  • Tìm kiếm, trao đổi, học tập các nghiệp vụ chuyên môn của các đơn vị ngoài Cty để không ngừng nâng cao chất lượng của công tác phục vụ.

Nhiệm vụ hàng quý:

  • Tổ chức công tác đánh gía và điều chỉnh lại các khoản định mức khoán liên quan đến các mặt hoạt động của PGN, nhằm bảo đảm sử dụng có hiệu qủa các khoản kinh phí này.
  • Triển khai các biện pháp tổ chức thi đua tại PGN.
  • Tổ chức thực hiện các chương trình, chuyên đề, đề tài, … về đổi mới công tác, đổi mới tư duy, phong cách phục vụ nhằm không ngừng nâng cao chất lượng của công tác phục vụ và thoả mãn khách hàng.
  • Tổ chức tốt hệ thống nghiệp vụ của PGN hoạt động có hiệu quả, phù hợp theo chính sách, mục tiêu chất lượng của PGN, Công ty và phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
  • Thực hiện các báo cáo Quý theo quy định.
  • Tổ chức quy hoạch, bồi dưỡng CB đương nhiệm, CB kế cận theo định hướng chung của Công ty.
  • Phê duyệt các phương án, kế hoạch giao nhận hàng hóa thuộc chức năng hoạt động của PGN.

Nhiệm vụ hàng năm:

  • Lập kế hoạch năm về các mặt hoạt động của PGN như: sử dụng vật tư, chi phí, tiền lương, lao động, phương tiện thiết bị vận chuyển, nhà kho, giao nhận hàng hoá XNK, thanh khoản, hòan thuế, an toàn .. trình Công ty phê duyệt.
  • Xây dựng kế hoạch chi phí hàng năm hoặc định kỳ trên cơ sở kế hoạch sản lượng được Công ty giao.
  • Kiểm tra, đánh giá công tác thi đua tại PGN.
  • Tổ chức xây dựng thực hiện các chuyên đề, các đề tài, … về đổi mới công tác, quy trình nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, kỹ thuật – chất lượng của công tác phục vụ
  • Tổ chức hệ thống kỹ thuật – chất lượng của PGN hoạt động hiệu quả, phù hợp theo chính sách, mục tiêu chất lượng của PGN và Công ty và phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.Thực hiện các báo cáo năm theo quy định.
  • Tổ chức quy hoạch, bồi dưỡng CB đương nhiệm, CB kế cận theo định hướng chung của Công ty.
  • Phê duyệt các phương án, kế hoạch lao động của PGN.

IV. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC

Làm việc tại văn phòng 50% quỹ thời gian
Báo cáo 8%
Ghi chép công việc 5%
Ký giấy tờ 10%
Đọc mail 10%
Soạn thảo quy định, hướng dẫn 12%
Hội ý đột xuất 2%
Các vấn đề khác 3%
Làm việc tại hiện trường 50% quỹ thời gian
Tiếp xúc CBNV 10%
Kiểm tra theo chức năng 15%
Tiếp xúc khách hàng 10%
Tiếp xúc các đơn vị bạn 15%

V. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC (không bao gồm quan hệ với nhân viên cấp dưới)

1- Chế  độ làm việc:

Chế độ làm việc của PGN được thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định chung của Công ty. PGN giải quyết công việc theo nguyên tắc phối hợp, hỗ trợ, đoàn kết trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau vì lợi ích của Công ty.

PGN thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định Công ty. TP có trách nhiệm báo cáo kiểm điểm về tình hình hoạt động trong kỳ, nêu các khó khăn, đề xuất các biện pháp khắc phục, phòng ngừa trong thời gian tới.

Quản lý và sử dụng phương tiện làm việc, các thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác đúng mục đích, theo tinh thần tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.

2- Các mối quan hệ làm việc:

Đối với Cơ Quan Tổng Giám Đốc:

  • PGN có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị , mệnh lệnh của Cơ quan TGĐ trong tất cả các lĩnh vực họat động.
  • Thường xuyên báo cáo tình hình họat động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạo giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.

Đối với các XN, Phòng chức năng trong Công ty:

  • Là quan hệ ngang cấp, họat động trên nguyên tắc phối hợp thực hiện nhằm hòan thành nhiệm vụ chung.
  • Trong lĩnh vực chuyên môn, PGN có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị về nghiệp vụ theo các qui định của Công ty.
  • Các khó khăn vướng mắc trực tiếp trao đổi với các Trưởng đơn vị để cùng bàn bạc tháo gỡ. Nếu không giải quyết được, báo cáo kịp thời cho Công ty để có chỉ đạo cần thiết.

VI. Mối quan hệ làm việc

Đơn vị – Cá nhân Nội dung quan hệ Thời điểm
Các XN SX – Kinh doanh XNK, nội địa trong Công ty và KH. Nhận yêu cầu thực hiện công tác giao nhận hàng hóa cho các KH; Cung ứng VT, HH, phương tiện … . . phục vụ SX Trước 1 ngày
Nhận thông tin – Phản hồi thông tin liên quan đến hàng hóa Ngay sau khi có thông tin từ các đơn vị yêu cầu thực hiện (Không qúa 4 giờ làm việc )
Phòng TC-KT Nhận thông tin – Phản hồi thông tin liên quan đến nộp thuế, thanh khoản hoàn thuế, chứng từ xuất nhập kho, chứng từ thanh toán….. Định kỳ theo hạn định báo cáo.

Ngay sau khi có thông tin từ các đơn vị yêu cầu thực hiện (Không qúa 4 giờ làm việc )
PhòngVT, TBị, KTCL, NS, HC Nhận thông tin – Phản hồi thông tin liên quan đến quản lý kho tàng, tiến độ tiếp nhận hàng hóa, quản lý hành chính, nhân sự, tiền lương, duy trì hệ thống ISO và SA….. Ngay sau khi có thông tin từ các đơn vị yêu cầu thực hiện (Không qúa 4 giờ làm việc )
Cơ quan TGĐ, HĐQT Báo cáo Theo chỉ thị của cơ quan TGĐ
Kiến nghị Khi có vấn đề phát sinh

VII. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC

  • Bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại bàn.
  • Bộ máy vi tính có cài đặt các phần mềm: MS Word, MS Excel, Internet Explorer, MS Outlook.
  • Hộp thư mail có thể giao dịch với các đơn vị bên ngoài Công ty.
  • Văn phòng phẩm: giấy, bút, thước kẻ, kẹp giấy, bấm kim, đục lỗ, bìa đựng hồ sơ, boxfile.

Tài liệu:

  • Bảng mô tả Trách nhiệm – Quyền hạn đơn vị.
  • Bảng mô tả công việc của TP PGN.
  • Các quy chế, quy định chung của đơn vị.
  • Nội quy kỷ luật lao động của Công ty.
  • Các quy định Khen thưởng – Kỷ luật.
  • Các văn bản, quy định, quyết định, thông tư hướng dẫn, biểu thuế XNK, trị gía GATT liên quan đến hoạt động giao nhận XNK.
  • Các văn bản, qui định, hướng dẫn liên quan đến quản lý, sử dụng, bảo quản các phương tiện vận chuyển, xe đưa đón CBNV.

VIII. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH:

Trình độ chuyên môn:

  • Có trình độ tốt nghiệp Đại học kinh tế hay ngoại thương.

Kiến thức:

  • Am hiểu về lĩnh vực giao nhận XNK, ngoại thương, quản lý kho tàng, quản lý phương tiện vận chuyển; Chính sách và pháp luật về hải quan, thuế, giao thông công chánh.
  • Am hiểu về các kiến thức liên quan đến công tác Quản trị kho tàng, Quản lý kế hoạch, Quản lý lao động, Quản lý phương tiện thiết bị vận chuyển.
  • Am hiểu Luật lao động.
  • Am hiểu cơ bản về Tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

Kỹ năng:

  • Năng lực quản trị và xử lý công việc.
  • Năng lực hoạch định chiến lược.
  • Khả năng hoạch định công việc.
  • Năng lực đàm phán, giao dịch với khách hàng, đối tác.
  • Năng lực tổ chức huấn luyện – đào tạo.
  • Khả năng thống kê, phân tích, tổng hợp.
  • Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính: Word, Excel, Internet…
  • Biết ngoại ngữ: Anh văn (trình độ B trở lên).

Tố chất:

  • Sức khoẻ tốt, chịu khó di chuyển.
  • Tính trung trực cao.
  • Ham học hỏi.
  • Nhạy bén, quyết đoán khi hành xử công việc.
  • Dám làm và dám chịu trách nhiệm.
  • Năng động, sáng tạo, ứng biến tốt.
  • Có khả năng làm việc độc lập, dưới áp lực cao, khả năng điều hành và làm việc theo nhóm.
Đánh giá bài viết