I- THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh Nhân viên tổng hợp
2 Mã chức danh PGN/NV
3 Đơn vị công tác Phòng giao nhận
4 Địa chỉ nơi làm việc TP.HCM

II-  QUYỀN HẠN

Quyền hạn trực tiếp :

  • Quyền được cung cấp các phương tiện làm việc
  • Quyền được yêu cầu các bộ phận trong PGN cung cấp số liệu, các thông tin liên quan đến kinh phí của PGN để tổng hợp báo cáo theo Quy định công ty.
  • Quyền được hưởng các chế độ của người lao động theo Quy định của Công ty và của pháp luật quy định.

Quyền hạn gián tiếp :

  • Quyền được báo cáo cho TP các vấn đề liên quan đến lãnh vực phụ trách
  • Quyền được chuyển mail cho các đơn vị liên quan  được TP cho phép.

III- NHIỆM VỤ

Nhiệm vụ hàng ngày:

  • Cập nhật hàng hóa XNK của công ty
  • Kiểm tra hồ sơ chứng từ hàng hóa XNK và lập chứng từ  HS khai báo TKHQ
  • Lưu trữ TKHQ, các chứng từ liên quan đến hàng hóa XNK
  • Giao TKHQ, các mẫu vải, sợi, nhãn… cho các nhân viên của Phong XK & Phong NK
  • Cho các đơn vị giao dịch XNK và các đơn vị liên quan mượn TKHQ
  • Lập phiếu nhập kho hàng hóa cho các đơn vị dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu
  • Thực hiện các chỉ đạo của TP
  • Thực hiện các báo cáo phát sinh trong ngày.

Nhiệm vụ hàng tuần:

  • Cập nhật, theo dõi chi phí giao nhận của PGN
  • Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ thanh toán của các dịch vụ giao nhận (nếu có)
  • Thực hiện các công việc phát sinh và báo cáo theo chỉ đạo của TP
  • Và các công việc như đã mô tả trong nhiệm vụ hàng ngày.
  • Thực hiện các báo cáo tuần theo quy định (nếu có).

Nhiệm vụ hàng tháng:

  • Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ thanh toán vận chuyển cho co quan cap tren
  • Tổng hợp báo cáo chi phí giao nhận theo quy định
  • Tổng hợp báo cáo kinh phí vật tư theo quy định
  • Theo dõi và tổng hợp đăng ký nhu cầu vật tư VPP của các bộ phận
  • Lập phiếu xuất kho nhận Vật tư VPP cho các bộ phận của PGN
  • Và các công việc như đã mô tả trong nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần.
  • Thực hiện các báo cáo tháng theo quy định.

Nhiệm vụ hàng quý:

  • Tổng hợp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng kinh phí giao nhận XNK
  • Tổng hợp báo cáo quyết toán sử dụng kinh phí vật tư
  • Và các công việc như đã mô tả trong nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

Nhiệm vụ hàng năm:

  • Tổng hợp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng kinh phí giao nhận XNK, kinh phí vật tư cả năm 2006
  • Thực hiện các chỉ đạo của TP
  • Và các công việc đã mô tả trong nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng qúy.

IV- QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC

  • Làm việc tại văn phòng : 80% quỹ thời gian
  • Tiếp nhận, xử lý các chứng từ hồ sơ XNK và lập TKHQ : 40%
  • Ghi chép lưu trữ hồ sơ, TKHQ… : 10%
  • Xem mail và báo cáo theo chỉ đạo TP  : 10%
  • Nghiên cứu, đọc các tài liệu liên quan đến XNK : 10%
  • Cập nhật các NĐ, thông tư mới về giao nhận XNK: 5%
  • Các vấn đề khác: 5%
  • Làm việc tại hiện trường : 20% quỹ thời gian
  • Liên hệ với các nhân viên giao dịch : 10%
  • Pho to, đóng dấu hồ sơ XNK, phiếu nhập kho : 5%
  • Giao hồ sơ chứng từ cho Phong KTTC, nhân viên Giao dịch : 5%

V- CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Phạm vi Cá nhân, đơn vị có quan hệ Mục đích quan hệ Thời điểm quan hệ
Nội bộ Bên ngoài
X Các Phong XNK, TCKT, và các đơn vị liên quan – Giao và nhận các hồ sơ chứng từ liên quan đến XNK hàng hóa

– Đối chiếu các chi phí giao nhận, chuyển các thông báo thuế để nộp thuế.

– Báo cáo quyết tóan chi phí GN theo quy định và cung cấp các TKHQ theo yêu cầu của Phong TCKT

 Hàng ngày
X Các đơn vị Dịch vụ giao nhận hàng hóa – Tiếp nhận các hồ sơ chứng từ liên quan đến GN hàng hóa, thông tin về tiến độ nhận hàng

– Kiểm tra và lập các chứng từ thanh tóan cho các đơn vị dịch vụ GN

 Hàng ngày
X Hải quan TP Đăng ký TKHQ, tính thuế và các vấn đề liên quan đến GN hàng hóa Hàng ngày

VI- PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC

  • Bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại bàn.
  • Bộ máy vi tính có cài đặt các phần mềm: MS Word, MS Excel, Internet Explorer, MS Outlook.
  • Hộp thư mail
  • Các văn bản tài liệu liên quan đến giao nhận XNK, và các văn bản của công ty liên quan đến nghiệp vụ

VII- TIÊU CHUẨN CHỨC DANH

Trình độ chuyên môn:

  • Có trình độ tốt nghiệp Đại học kinh tế hoặc ngành khác nhưng được đào tạo về giao nhận XNK.

Kiến thức:

  • Am hiểu về lĩnh vực giao nhận XNK, ngoại thương, Chính sách và pháp luật về hải quan, thuế
  • Am hiểu cơ bản về Tiêu chuẩn ISO 9001:2000, SA 8000

Kỹ năng:

  • Năng lực quản trị và xử lý công việc.
  • Năng lực đàm phán, giao dịch với khách hàng, đối tác.
  • Khả năng thống kê, phân tích, tổng hợp.
  • Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính: Word, Excel, Internet…
  • Biết ngoại ngữ: Anh văn (trình độ B trở lên).
  • Tố chất : năng động, thẳng thắn, cẩn thận, siêng năng, chịu áp lực và dễ hoà nhập
Đánh giá bài viết