Kết thúc hợp đồng lao động trước thời hạn có phải trả giấy phép lao động không?

Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp và người lao động băn khoăn: khi kết thúc hợp đồng lao động trước thời hạn có phải trả giấy phép lao động không? Việc xử lý giấy phép lao động (GPLĐ) không đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến hồ sơ xin cấp phép trong tương lai. Bài viết dưới đây Luật Trí Minh sẽ giúp bạn làm rõ quy định pháp luật hiện hành về vấn đề này.

1. Cơ sở pháp lý liên quan

• Bộ luật Lao động 2019;
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại việt nam.

2. Kết thúc hợp đồng lao động trước thời hạn có phải trả giấy phép lao động không?

Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, khi hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài chấm dứt trước thời hạn, thì giấy phép lao động đã được cấp cũng không còn hiệu lực. Do đó, doanh nghiệp sử dụng lao động có trách nhiệm thu hồi và nộp lại giấy phép lao động cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cụ thể, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động phải:

• Thu hồi bản gốc giấy phép lao động của người lao động nước ngoài;
• Nộp lại giấy phép lao động cho cơ quan đã cấp (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, tùy từng trường hợp).

Quy định này được áp dụng kể cả khi hợp đồng lao động kết thúc trước thời hạn ghi trong giấy phép lao động. Trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và gặp khó khăn khi làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động trong tương lai.

Như vậy, khi chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn, việc trả lại giấy phép lao động là nghĩa vụ bắt buộc, không mang tính lựa chọn.

3. Các trường hợp thu hồi giấy phép lao động

Giấy phép lao động của người lao động nước ngoài sẽ bị thu hồi khi thuộc một trong các trường hợp theo quy định của pháp luật, bao gồm:

– Thứ nhất, giấy phép lao động không còn hiệu lực, cụ thể khi xảy ra một trong các tình huống sau:

• Hợp đồng lao động đã chấm dứt;
• Nội dung hợp đồng lao động không phù hợp với thông tin ghi nhận trong giấy phép lao động;
• Người lao động làm việc không đúng vị trí, chức danh, phạm vi công việc đã được cấp phép;
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận trong các lĩnh vực là căn cứ để cấp giấy phép lao động đã hết thời hạn hoặc bị chấm dứt;
• Có văn bản của phía nước ngoài thông báo về việc chấm dứt cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
• Doanh nghiệp, tổ chức hoặc đối tác phía Việt Nam, cũng như tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng lao động nước ngoài chấm dứt hoạt động.

– Thứ hai, giấy phép lao động bị thu hồi do vi phạm quy định pháp luật, trong đó bao gồm:

• Người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài không tuân thủ đúng quy định về việc cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động;
• Người lao động nước ngoài trong quá trình làm việc tại Việt Nam vi phạm pháp luật Việt Nam và bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự.

Từ các quy định nêu trên có thể khẳng định, khi hợp đồng lao động chấm dứt trước thời hạn, giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài không còn giá trị pháp lý và bắt buộc phải nộp lại cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp này, giấy phép lao động được xác định là hết hiệu lực và thuộc diện bị thu hồi theo quy định của pháp luật.

4. Thủ tục thu hồi giấy phép lao động

Căn cứ quy định pháp luật hiện hành, khi hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài chấm dứt trước thời hạn, thủ tục thu hồi giấy phép lao động được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định thời điểm giấy phép lao động hết hiệu lực

Người sử dụng lao động xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động để làm căn cứ xác định giấy phép lao động không còn hiệu lực theo quy định.

Bước 2: Thông báo và yêu cầu người lao động bàn giao giấy phép lao động

Doanh nghiệp thông báo cho người lao động nước ngoài về việc chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bàn giao lại bản gốc giấy phép lao động.

Bước 3: Thu hồi giấy phép lao động trong thời hạn luật định

Trong vòng 15 ngày kể từ ngày giấy phép lao động hết hiệu lực, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc thu hồi giấy phép lao động của người lao động nước ngoài.

Bước 4: Lập văn bản báo cáo việc thu hồi giấy phép lao động

Doanh nghiệp chuẩn bị văn bản báo cáo về việc thu hồi giấy phép lao động, nêu rõ lý do chấm dứt hợp đồng. Trường hợp không thể thu hồi được giấy phép, cần trình bày cụ thể nguyên nhân.

Bước 5: Nộp lại giấy phép lao động cho cơ quan có thẩm quyền

Người sử dụng lao động nộp lại giấy phép lao động kèm theo văn bản báo cáo cho cơ quan đã cấp giấy phép lao động theo đúng quy định.

5. Không trả giấy phép lao động khi chấm dứt hợp đồng có bị xử phạt không?

Câu trả lời là: CÓ.

Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, khi hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài đã chấm dứt mà doanh nghiệp không thực hiện việc thu hồi và nộp lại giấy phép lao động đúng thời hạn cho cơ quan có thẩm quyền thì được xác định là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính.

Cụ thể, người sử dụng lao động có thể phải đối mặt với các hậu quả pháp lý sau:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực lao động đối với hành vi không thu hồi, không nộp lại giấy phép lao động khi giấy phép hết hiệu lực;
• Bị đánh giá không tuân thủ pháp luật lao động khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra;
• Gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài trong các lần tiếp theo.

Ngoài ra, việc không trả giấy phép lao động đúng quy định còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc bị cơ quan quản lý yêu cầu giải trình. Do đó, để tránh các chế tài không đáng có, doanh nghiệp cần thực hiện thu hồi và nộp lại giấy phép lao động đúng thời hạn ngay khi hợp đồng lao động chấm dứt.

6. Một số lưu ý quan trọng khi chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn

Khi chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn với người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề pháp lý sau để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hạn chế rủi ro phát sinh:

• Xác định chính xác thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động để làm căn cứ tính thời hạn thu hồi và nộp lại giấy phép lao động.
• Thu hồi và nộp lại giấy phép lao động đúng thời hạn theo quy định (trong vòng 15 ngày kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực).
• Giấy phép lao động đã cấp không được tiếp tục sử dụng hoặc chuyển cho doanh nghiệp khác, kể cả khi người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam.
• Thực hiện đồng thời các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh như chấm dứt hiệu lực visa, thẻ tạm trú (nếu có).
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng và thu hồi giấy phép lao động để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra sau này.

7. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục liên quan đến giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài thường gặp nhiều vướng mắc pháp lý. Việc lựa chọn Luật Trí Minh sẽ giúp doanh nghiệp an tâm và tối ưu thời gian, chi phí nhờ những lợi thế sau:

• Tư vấn đúng quy định, bám sát pháp luật hiện hành: Luật Trí Minh cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về lao động nước ngoài, đảm bảo hồ sơ và quy trình thực hiện đúng pháp luật.
• Kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực lao động – việc làm: Đội ngũ luật sư, chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm xử lý các thủ tục cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Hỗ trợ trọn gói, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp được hỗ trợ từ khâu tư vấn, soạn thảo hồ sơ đến làm việc với cơ quan nhà nước, hạn chế tối đa việc đi lại và phát sinh thủ tục.
• Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính: Việc thực hiện đúng và đủ thủ tục giúp doanh nghiệp tránh các vi phạm liên quan đến sử dụng lao động nước ngoài.
• Chi phí dịch vụ minh bạch, hợp lý: Luật Trí Minh báo giá rõ ràng, không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
• Tư vấn linh hoạt, hỗ trợ nhanh chóng: Doanh nghiệp được giải đáp kịp thời các vướng mắc phát sinh trong quá trình chấm dứt hợp đồng và thu hồi giấy phép lao động.
• Đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp: Luật Trí Minh không chỉ hỗ trợ một thủ tục riêng lẻ mà còn sẵn sàng tư vấn pháp lý thường xuyên, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và tuân thủ pháp luật.

Trên đây là những chia sẻ về thắc mắc “Kết thúc hợp đồng lao động trước thời hạn có phải trả giấy phép lao động không?”. Việc nắm rõ quy định và thực hiện đúng thủ tục thu hồi, nộp lại giấy phép lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế tối đa các rủi ro, xử phạt phát sinh. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được đội ngũ luật sư hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.