Công ty có bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động?

Nội quy lao động là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả và duy trì trật tự, kỷ luật trong môi trường làm việc. Bạn đang băn khoăn liệu công ty có bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước hay không? Bài viết dưới đây, Luật Trí Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ trường hợp nào phải đăng ký và hậu quả nếu không đăng ký nội quy lao động.

1. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các nguyên tắc, trật tự làm việc trong doanh nghiệp như:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Trật tự tại nơi làm việc;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật;
• Trách nhiệm vật chất.

2. Công ty có bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động không?

Căn cứ quy định tại Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp được xác định như sau:

• Đối với người sử dụng lao động có dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, các nội dung liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất vẫn phải được thỏa thuận cụ thể và ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng lao động ký kết với người lao động.
• Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Đồng thời, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, nội quy lao động phải được nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

3. Những nội dung bắt buộc phải có trong nội quy lao động

Thực tế cho thấy, không ít doanh nghiệp đã xây dựng nội quy lao động nhưng chưa bảo đảm đầy đủ các nội dung theo yêu cầu của pháp luật, dẫn đến nguy cơ bị yêu cầu sửa đổi hoặc không được chấp nhận khi đăng ký. Theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động của doanh nghiệp phải bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Quy định về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi của người lao động;
• Các nguyên tắc về trật tự tại nơi làm việc;
• Quy định liên quan đến an toàn, vệ sinh lao động;
• Nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bao gồm cả trình tự, thủ tục xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục;
• Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
• Các trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng;
• Quy định về trách nhiệm vật chất của người lao động;
• Xác định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động trong doanh nghiệp.

4. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể và việc phân cấp, ủy quyền của cơ quan nhà nước, thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động được xác định như sau:

• Trường hợp được cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền, cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã có thể thực hiện việc tiếp nhận và đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp.
• Đối với cấp tỉnh, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, có thể bao gồm Sở Nội vụ (theo quy định về việc hợp nhất Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và Sở Nội vụ tại Công văn số 24/CV-BCĐTKNQ18 ngày 18/12/2024) hoặc Ban Quản lý các khu chế xuất, khu công nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất.
• Trong trường hợp được ủy quyền, cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, cụ thể là Phòng Lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, cũng có thể là đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
• Đối với người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt tại nhiều địa bàn khác nhau, sau khi nội quy lao động được đăng ký, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi nội quy lao động đã đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh để theo dõi và quản lý theo quy định.

5. Nếu Công ty không đăng ký nội quy lao động thì bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 6 và Khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thuộc diện bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động, nhưng không thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định, thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ngoài nguy cơ bị xử phạt, việc không đăng ký nội quy lao động còn khiến doanh nghiệp không có cơ sở pháp lý hợp lệ để áp dụng nội quy làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động khi phát sinh tranh chấp.

6. Dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký nội quy lao động tại Luật Trí Minh

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp, Luật Trí Minh cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký nội quy lao động một cách chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý. Nội dung dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật lao động;
• Soạn thảo nội quy lao động bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và đặc thù hoạt động thực tế của từng doanh nghiệp;
• Hướng dẫn tổ chức lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động theo quy định;
• Rà soát, kiểm tra và điều chỉnh nội quy lao động trong trường hợp doanh nghiệp đã ban hành nội quy nhưng chưa bảo đảm tính pháp lý;
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong quá trình đăng ký nội quy lao động;
• Theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ và kịp thời đề xuất phương án xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có) nhằm bảo đảm thủ tục được hoàn tất đúng quy định.

7. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Giữa nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý hiện nay, việc lựa chọn một đối tác uy tín – am hiểu pháp luật – đồng hành lâu dài là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí tuân thủ. Luật Trí Minh tự hào là đơn vị được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn bởi những ưu điểm nổi bật sau:

• Đội ngũ luật sư, chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tiễn, am hiểu sâu các quy định pháp luật lao động và thường xuyên cập nhật chính sách mới;
• Tư vấn đúng – đủ – sát thực tế doanh nghiệp, không áp dụng máy móc quy định pháp luật, giúp nội quy lao động phù hợp với mô hình hoạt động cụ thể;
• Soạn thảo hồ sơ chuẩn pháp lý, hạn chế tối đa việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý;
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giúp tiết kiệm thời gian, nhân sự và chi phí vận hành;
• Theo sát hồ sơ đến khi hoàn tất, chủ động xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký nội quy lao động;
• Chi phí dịch vụ minh bạch, hợp lý, không phát sinh ngoài thỏa thuận, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ;
• Hỗ trợ pháp lý lâu dài sau dịch vụ, tư vấn các vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động, tranh chấp lao động và quản trị nhân sự khi doanh nghiệp có nhu cầu.

Trên đây là những chia sẻ về thắc mắc “Công ty có bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động?”. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được đội ngũ luật sư hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.