Biểu mẫu & Thủ tục

CHƯƠNG I

VỊ TRÍ – VAI TRÒ

1. Vị trí:

- Phòng Kinh Doanh (BKD1) là đơn vị trực thuộc Công ty.

- BKD1 chịu sự chỉ đạo trực tiếp của PTGĐ.

- BKD1 được quản lý điều hành bởi GĐ KD, do TGĐ bổ nhiệm theo đề xuất của PTGD.

2. Vai trò:

- Tham mưu trong lĩnh vực tiếp thị sản phẩm

- Kinh doanh sản phẩm (kể cả gia công).

- Cung cấp các mẫu sản phẩm mới của thị trường.

 

CHƯƠNG II

CHỨC NĂNG

Chức năng của BKD1: là thỏa mãn nhu cầu của lãnh đạo, khách hàng và các đơn vị bạn như sau:

Khách hàng	Nhu cầu
Các khách hàng truyền thống, Công ty, Cơ sở, Quầy, Đại lý, Cửa hàng, Sạp hàng, vv…	- Được thông tin chính xác, kịp thời về các chính sách bán hàng, chủng loại, mẫu mã hàng hóa. - Được cung cấp hàng hóa đúng mẫu mã, số lượng, chất lượng theo đúng đơn đặt hàng. - Được hưởng đầy đủ các quyền lợi công ty dành cho các đại lý, khách hàng doanh nghiệp.
Khách tiêu dùng	- Được thông tin đầy đủ về chất lượng, tính năng của sản phẩm.
Cơ quan TGĐ	- Báo cáo tình hình tình thị trường - Báo cáo giao dịch kinh doanh - Báo cáo khó khăn (đơn hàng trễ tiến độ khách không đồng ý) - Báo cáo v/v không nhận đơn hàng (do XN SX thông tin không triển khai được). - Tham mưu cho CQ TGĐ về định hướng kinh doanh của Công ty, - Tham mưu cho CQ TGĐ về chính sách thị trường, về đối thủ cạnh tranh, về giá bán, về phương thức bán hàng … - Doanh số bán hàng. - Lập kế hoạch, phương án phát triển kinh doanh.
Các đơn vị sản xuất	- Đơn đặt hàng
Phòng NS	- Tổ chức đào tạo và đánh giá hiệu quả đào tạo kế hoạch được duyệt. - Ra quyết định phân công, bố trí, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển theo phân cấp. - Tính toán tiền lương, thưởng và các chế độ khác cho người lao động - Ký quyết định nâng lương cho CBNV - Ký hợp đồng lao động với CBNV trong đơn vị - Lập quyết định tiếp nhận sinh viên thực tập..
Phòng KH	- Báo cáo số liệu thực hiện kế hoạch tháng – quý – năm - Đề xuất kỷ luật các đơn vị gây phát sinh tồn kho nguyên liệu. - Đề xuất khen thưởng các đơn vị hoàn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh. - Kiểm tra xác nhận việc thực hiện báo cáo theo dõi đơn hàng theo quy định.
Phòng Kế toán Tài Chính	- Thanh toán công nợ với khách hàng.
Phòng KTCL	- Hướng dẫn các đơn vị xây dựng hệ thống quy định, tài liệu thuộc hệ thống, hiệu chỉnh các điểm không phù hợp tìm thấy qua các cuộc đánh giá nội bộ hoặc của khách hàng bên ngoài Công ty - Xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ và triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra - Thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ và chính xác công tác quyết toán đơn hàng
Phòng NCPT	- Thông tin về kết quả phân tích mẫu, tiến độ & chi phí thử nghiệm.
Phòng Vật tư XN Tổng Hợp	- Kế hoạch giao hàng cho khách. - Cung cấp vật tư văn phòng phẩm …
Phòng Nhập Khẩu	- Thông tin giá nguyên liệu và tiến độ có nguyên liệu.
Phòng Hành Chánh	- Hướng dẫn,hổ trợ các thủ tục hành chánh, pháp lý liên quan để giải quyết các công việc của đơn vị. - Thông tin các quy định, quy chế mới của Công ty - Cung cấp các các dịch vụ hổ trợ về văn thư hành chánh, thông tin liên lạc (như đóng dấu văn bản, giải quyết sự cố máy vi tính…)
Phòng Vật tư	- Thông tin các lô hàng có sẳn của Cty. - Giải quyết hàng của khách tồn kho quá hạn

 

CHƯƠNG III

TRÁCH NHIỆM

1. Trách nhiệm trực tiếp:

- Không hoàn thành kế hoạch doanh thu được giao.

- Để mất khách hàng vì không thực hiện tốt các quy định chăm sóc khách hàng.

- Tỷ lệ chi phí kinh doanh so với doanh số vượt quá mức quy định.

- Tỷ lệ nợ quá hạn/công nợ kéo dài quá mức quy định.

- Không thông báo, triển khai quy định dẫn đến nhân viên vi phạm nội quy kỷ luật.

- Không thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.

- Không phát hiện các gian lận, móc ngoặc gây thiệt hại cho công ty

- Khách hàng từ chối nhận đơn hàng đã đặt vì các nguyên nhân do lỗi của đơn vị.

- Báo cáo cho CQ TGĐ bị chậm trễ.

- Để thất thoát tiền – hàng của các Cửa hàng tự doanh

- Số liệu báo cáo hay thông tin cung cấp thiếu chính xác, gây hậu quả trong công ty và uy tín đơn vị bạn (kể cả việc đánh giá, khen thưởng, xử lý nhân viên)

- Để hàng tồn kho (thành phẩm) quá hạn quy định.

2. Trách nhiệm gián tiếp:

- Không phản ánh kịp thời các bất hợp lý của các quy định, tiêu chuẩn, định mức của các đơn vị tham mưu, cấp trên dẫn đến mất khách hàng/thiệt hại vượt quá quy định.

- Không triển khai thực hiện kịp thời các hướng dẫn của các đơn vị tham mưu / các yêu cầu thông tin của các đơn vị bạn.

- Nhân viên vi phạm NQKL vượt quá mức quy định.

 

CHƯƠNG IV

QUYỀN HẠN

- Phân công, điều động, bổ nhiệm nhân sự trong đơn vị.

- Quyết định tuyển dụng đối với nhân viên trình độ trung cấp trở xuống, có mức lương chức danh dưới 3.000.000 đ/tháng.

- Từ chối tiếp nhận, trả về công ty những nhân sự không đạt yêu cầu công việc.

- Ra quyết định khen thưởng nhân viên đến mức tối đa 1.000.000 đồng/trường hợp, 3.000.000 đ/tháng.

- Ra quyết định xử lý kỷ luật nhân viên vi phạm nội quy đến mức khiển trách, đình chỉ công tác

- Đề xuất thay đổi các quy định không phù hợp của các đơn vị tham mưu/cấp trên.

- Ban hành các quy định/ thủ tục/ định mức nội bộ để hướng dẫn nhân viên trong đơn vị.

- Lập biên bản vi phạm quy định của các đơn vị bạn có ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.

- Duyệt các nhu cầu mua hàng của khách hàng, chào bán mẫu với điều kiện giá bán cao hơn hoặc bằng giá bán hiện hành

- Duyệt giấy đề nghị nhận hàng và nợ tiền của khách, mức nợ cho phép không được vượt quá 70% số tiền cọc của khách tại Công ty; Thời hạn trả trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày được ký mượn.

- Ký TUQ. PTGD các HĐ mua bán với điều kiện Đơn hàng đã được CQ TGĐ duyệt.

- Ký công văn yêu cầu khách hàng thanh toán nợ và các yêu cầu khách hàng thực hiện Hợp đồng đã ký kết.

- Duyệt nhận lại hàng khách khiếu nại về chất lượng (đối với khách hàng do đơn vị mình quản lý) để kiểm tra lại. Giá trị hàng nhận lại tối đa là 150 triệu.

- Duyệt phương án kinh doanh mua đi bán lại (mua sản phẩm bên ngoài về bán lại) - Giá trị tối đa 200.000.000 đồng, và có địa chỉ đầu ra, thời điểm giao hàng và việc thanh toán bảo đảm an toàn

- Duyệt tặng, chào vải mẫu cho khách đến giao dịch, làm việc với Công ty, (dưới mức quy định tối đa/ lần tặng hoặc chào mẫu)

- Ký duyệt chi phí mua hoa chúc mừng sinh nhật khách hàng, mức duyệt theo tiêu chuẩn Cty quy định

- Được quyền sử dụng chi phí khoán kinh doanh cho các hoạt động kinh doanh, bán hàng. Mức duyệt theo quy định của Quy chế khoán chi phí kinh doanh sản phẩm tại thị trường nội địa

- Quyết định & phê duyệt các khoản chi để mua sắm vật tư cho đơn vị trong kinh phí khoán

 

CHƯƠNG V

NHIỆM VỤ

- Tổ chức giao dịch, tiếp nhận các đơn đặt hàng, đề xuất giá cả, phương thức bán hàng.

- Thu thập mẫu mã, tự đặt hàng và tiêu thụ theo cơ chế Tự kinh doanh.

- Đàm phán, thương lượng hợp đồng bán hàng, v.v..

- Thực hiện các thủ tục trình duyệt đơn hàng và thông tin đến Phòng kế hoạch.

- Theo dõi, cập nhật tình hình thực hiện đơn hàng.

- Xây dựng hệ thống phân phối hàng hóa trực tiếp đến thị trường. Tổ chức quản lý điều hành hệ thống các kênh phân phối: đại lý, ký gửi, cửa hàng hợp tác kinh doanh và mở rộng tiêu thụ bằng các hình thức khác.

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, khách hàng mới thông qua việc chào hàng, tiếp thị...

- Duy trì các mối quan hệ chăm sóc và hậu mãi khách hàng, thực hiện tốt các yêu cầu làm cho khách hàng hài lòng.

- Cung cấp thông tin và hỗ trợ các đơn vị tiếp thị trong việc xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm.

- Phối hợp với các đơn vị trong công ty (các Phòng, Xí nghiệp) giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng như nhận hàng, giải cọc, giải trừ trách nhiệm, tồn kho, giải quyết chất lượng...

- Tham gia góp ý kiến cho các đơn vị sản xuất, phục vụ Công ty cũng như CBNV trong lĩnh vực phụ trách về các chính sách, quy chế khuyến khích các đơn vị Công ty làm hài lòng khách hàng.

- Thường xuyên đề xuất sửa đổi các quy định Công ty cho phù hợp, đề xuất sửa đổi các bất hợp lý liên quan đến thu nhập của đơn vị, đề xuất cải tiến các phương tiện điều kiện làm việc cho đơn vị để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ đáp ứng thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng.

- Nghiên cứu thị trường sản phẩm trong nước, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, phân tích đánh giá dự báo tình hình tiêu thụ và từ đó đề ra các biện pháp mở rộng mặt hàng, khách hàng, thị trường và mạng lưới tiêu thụ.

- Tổ chức theo dõi các phản ánh của khách hàng nhằm đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của khách ở mức cao nhất.

- Theo dõi tình hình chất lượng đơn hàng của khách đang đặt với công ty và có các đề xuất kịp thời để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng ở mức cao nhất.

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh của Phòng theo tháng, quý, năm.

- Thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với người lao động theo đúng pháp luật lao động và quy định Công ty, thường xuyên chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo Quy định & yêu cầu của Công ty.

- Tổ chức đánh giá và lưu trữ hồ sơ đo lường thỏa mãn khách hàng theo đúng yêu cầu quy định.

- Báo cáo đến CQ TGĐ về các lĩnh vực chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ được giao.

- Nghiên cứu đề xuất các kế hoạch, phương án, mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo từng giai đoạn phát triển nhằm phù hợp với cơ chế quản lý và hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược SXKD của công ty.

- Xây dựng chương trình đào tạo, hướng dẫn hội nhập nhân viên mới tuyển.

- Đánh giá kết quả học tập và hiệu quả công tác sau đào tạo của nhân viên tham gia các khoá đào tạo.

- Xây dựng tiêu chuẩn kết quả công việc, tiêu chuẩn năng lực nhân viên.

- Tổ chức đánh giá kết quả công việc, đánh giá năng lực nhân viên theo quy định công ty.

 

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

1. Cơ cấu tổ chức

- Các Nhóm Kinh doanh: chuyên giao dịch và phát triển khách hàng tiêu thu sản phẩm...

- Các CỬA HÀNG.

- Các NV trong Phòng: chuyên theo dõi triển khai đơn hàng & giao dịch với các khách hàng truyền thống và các đơn hàng tự doanh.

2. Sơ đồ tổ chức

- Trách nhiệm và quyền hạn các chức danh.

- Theo bảng mô tả công việc ứng với từng chức danh của Phòng.

3. Nguyên tắc quản lý điều hành

 a) Giám đốc KD: quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng và chịu trách nhiệm trước Cơ quan Tổng Giám Đốc về kết quả quản lý của mình.

b) PGD, Trưởng Nhom có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong việc quản lý, điều hành hoạt động các lãnh vực trong phạm vi bộ phận của mình và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh.

c) Các nhân viên có nghĩa vụ chấp hành sự phân công trực tiếp của cán bộ quản lý. Trong trường hợp cách giải quyết công việc không thỏa đáng hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại hoặc đã nhắc nhở nhưng cấp trên vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.

d) Trong hội họp, trao đổi và góp ý áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc một thủ trưởng.

 

CHƯƠNG VII

CÁC MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

Đối tượng	Nội dung quan hệ	Thời điểm
Khách mua hàng	- Báo giá - Nhận đơn hàng	Khách đặt hàng
	Cung cấp thông tin đơn hàng	Khách yêu cầu (theo Hợp đồng, theo thỏa thuận…)
	Đề nghị khách nhận hàng, thanh toán tiền hàng	Đến hạn theo Hợp đồng
Phòng KH	Thông tin Lệnh sản xuất	Khi khách đã đặt cọc
	Lập nhu cầu nguyên liệu	Định kỳ ngày 15 & 30 hàng tháng
Phòng KTCL	Thông tin quyết toán lời lỗ từng đơn hàng Thông tin kiểm tra định kỳ duy trì hệ thống ISO & SA	Sau khi kết thúc đơn hàng
		Định kỳ theo quý
Phòng NCPT	Thông tin về kết quả phân tích mẫu, tiến độ và chi phí thử nghiệm, phản hồi thị trường về mẫu mới thử ra.	Hàng ngày
Phòng KTTC	Thông tin tình hình công nợ của khách hàng và Cửa hàng.	Định kỳ hàng tháng
	Kiểm tra giá các mặt hàng	Khi có nhu cầu
Phòng Vật tư	Thông tin lịch và địa điểm giao nhận hàng.	Định kỳ thứ bảy hàng tuần
	Thông tin hàng có sẳn đã phân lô	Khi có nhu cầu
Phòng NK	Thông tin giá nguyên liệu	Định kỳ ngày 1 & 15 hàng tháng
Phòng HC, Phòng NS	Cung cấp thông tin	Khi có nhu cầu
CQ TGĐ	Báo cáo	Theo yêu cầu của CQTGĐ
	Kiến nghị – Góp ý kiến.	Khi có yêu cầu, vấn đề phát sinh.

 

 

CHƯƠNG VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Bảng mô tả trách nhiệm – quyền hạn BKD1 có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

2. Giám đốc KD chịu trách nhiệm phổ biến Bảng mô tả này cho tất cả nhân viên của Phòng hiểu rõ và triển khai thực hiện. Phổ biến trong vòng 5 ngày kể từ ngày ban hành.

3. Trong quá trình thực hiện, bảng mô tả này Giám đốc KD có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn.

4. Các P.TGĐ, GĐ KD, các trưởng đơn vị liên quan trực thuộc Công ty chịu trách nhiệm thực thi bảng mô tả này./.