Bảng Mô Tả Công Việc Chánh văn phòng

I.     THÔNG TIN CHUNG

1.    Tên chức danh           : Chánh Văn phòng (vieát taét CVP)

2.    Mã chức danh            : 01/MTCV/VP/CVP.

3.    Đơn vị công tác          : Văn phòng Công ty (VPCTy).

4.    Cấp trên trực tiếp       : Phó Tổng giám đốc/Nội chính (PTGĐ/NC).

5.    Địa chỉ nơi làm việc   : Tp.HCM.

II.   CHỨC NĂNG

• Là người giúp việc cho TGĐ trong hoạt động điều hành Công ty.
• Là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của VPCTy. Đảm bảo phục vụ tốt tất cả họat động của TGĐ như: họp, tiếp khách, đi công tác, làm việc CQ.
• Là cầu nối TGĐ với các đơn vị trong công ty.
• Là đầu mối thông tin, tuyên truyền các chế độ, chính sách, chủ trương từ TGĐ đến các đơn vị trong Công ty.
• Thay mặt TGĐ giám sát VP các đơn vị, góp ý xây dựng tất cả VP của đơn vị văn minh, hiện đại và hiệu quả.
• Thay mặt TGĐ tiếp khách khi TGĐ vắng hoặc bận, tránh khách hàng phiền lòng.

III. NHIỆM VỤ

A.    Nhieäm vuï toång quaùt

• Hoạch định kế hoạch hoạt động dài, trung, ngắn hạn của VPCTy t heo chiến lược công ty và chỉ đạo cấp trên.
• Tổ chức VPCTy nhằm hình thành một bộ máy h oạt động hữu hiệu có kết quả, hiệu quả, năng suất và chất lượng.
• Quản lý nhân viên VP công ty; Giám sát, nhắc nhở việc thực hiện các c ông việc hành chính, pháp chế, lễ tân, thông tin …. Đảm bảo hoạt động thông suốt tòan Công ty
• Phối hợp toàn lực lượng VPCTy, phối hợp tốt với các bộ phận bên trong và bên ngoài Công ty để hoàn thành mục tiêu đề ra
• Lập ngân sách tối ưu để hoạt động và kiểm soát việc thực hiện ngân sách.
• Xây dựng và phát triển đội ngũ C BNV VPCTy, phát triển cán bộ kế thừa.
• Triển khai kế hoạch, vạch ra những giải pháp, biện pháp cụ thể nhằm đạt mục tiêu Kế hoạch đã đề ra
• Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch v à chương trình hành động.
• Cải tiến liên tục nhằm đảm bảo hoàn thành và hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ đã cam kết.

B.    Nhiệm vụ cụ thể

1.       Nhiệm vụ hàng ngày

• Tiếp nhận và xử lý kịp thời các chỉ đạo của TGĐ, thông tin của các đơn vị trong và ngoài Công ty, báo cáo của CBNV trong VPCty.
• Phân công, giao việc, hướng dẫn cho CBNV trong VP thực hiện những công việc mới phát sinh.
• Kiểm tra, hiệu chỉnh các văn bản, báo cáo, kế hoạch, phương án, v.v.. của CBNV trong VPCTy trước khi trình duyệt hoặc phát hành.
• Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh
• Tham mưu, tham gia ý kiến với hoạt động của các đơn vị, của Công ty.

2.    Nhiệm vụ hàng tuần

• Triển khai xây dựng và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tuần của CBNV VPCty.
• Nhắc nhở rút kinh nghiệm, bổ sung kịp thời các thiếu sót trong công tác của CBNV VPCty.
• Kiểm tra chương trình làm việc với các đơn vị bên trong và ngoài Công ty.

3.    Nhiệm vụ hàng tháng

• Báo cáo các chương trình công tác của VPCTy định kỳ theo yêu cầu
• Xây dựng, triển khai và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tháng của VP.
• Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác hành chánh định kỳ như kiểm tra lưu trữ soát xét văn bản.
• Tổ chức họp SXKD định kỳ hàng tháng của Công ty.

4.    Nhiệm vụ hàng quý

• Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động quý của đơn vị .
• Lập kế hoạch công tác quý của đơn vị .
• Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác quý của Công ty

5.    Nhiệm vụ hàng năm và không định kỳ

• Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của đơn vị
• Lập kế hoạch công tác năm của đơn vị
• Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác năm - tất niên của Công ty
• Tổng hợp báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của các đơn vị trong Công ty
• Tổ chức các Lễ hội, sự kiện lớn trong năm
• Đề xuất xếp lương, điều chỉnh mức lương chức danh, khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNV trong đơn vị

IV. QUYỀN HẠN

• Ký sao y bản chính các hồ sơ, giấy tờ của Công ty;
• Ký giấy giới thiệu cử CBCNV các đơn vị trong Công ty đi liên hệ công tác;
• Duyệt chi thù lao cho công tác thông tin của Tổ thông tin tuyên truyền trên cơ sở phương án đã được TGĐ phê duyệt.
• Quyết định cấp/ điều chuyển/ thu hồi mã số điện thọai nội bộ (3 số) của các đơn vị.
• Cung cấp thông tin cho các cơ quan nhà nước, các phương tiện thông tin đại chúng.
• Được duyệt chi phí mua sách cho Thư viện Pháp luật, mua thẻ (card) cập nhật phần mềm Thư viện pháp luật với mức không quá 3 triệu đồng/ lần và không quá 3 lần/năm.
• Có quyền từ chối tuyển dụng nhân sự không đạt tiêu chuẩn công việc.
• Duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự các khóa đào tạo do công ty tổ chức.
• Được quyền giao việc, kiểm tra công việc của CBNV trong đơn vị. Được quyền trả nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc (năng lực kém, thường xuyên vi phạm, không hoàn thành nhiệm vụ, …) về Phong NS để bố trí việc khác hoặc cho nghỉ việc.
• Quyết định khen thưởng CBNV trong đơn vị mức tối đa 300.000 đ/trường hợp và không quá 2.000.000 đ/tháng.
• Quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị mức tối đa khiển trách;
• Ký giấy ra vào cổng cho CBCNV trong đơn vị.

V.    QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC

1.    Làm việc tại văn phòng:                                                     60%

• Tiếp nhận thông tin:                                                        10%
• Giao việc, hướng dẫn công việc cho CBNV cấp dưới:   15%
• Kiểm tra hoàn chỉnh kết quả công việc của CBNV:         15%
• Nghiên cứu cải tiến:                                                         15%
• Ký duyệt các văn bản, quyết định:                                    5%

2.    Làm việc tại hiện trường:                                                     40%

• Kiểm tra thực tế tại các đơn vị:                                        5%
• Làm việc với các đơn vị:                                                  15%
• Hội họp:                                                                            10%
• Đi công tác bên ngoài:                                                      10%

VI. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

VII. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC

• Bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ.
• Máy vi tính.
• Các phần mềm tin học: Word, Excel, Access, Powerpoint, Acrobat, quản lý nhân sự.
• Các văn bản, tài liệu, sách tham khảo liên quan đến quản trị nhân sự, quản lý doanh nghiệp, luật.

VII. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH

1.    Trình độ chuyên môn: Đại học chuyên ngành Hành chính hoặc ngành khác nhưng được đào tạo thêm có kiến thức và hiểu biết về công tác hành chính

2.    Kiến thức: có kiến thức về quản lý, công tác hành chính, pháp luật, thông tin. Có hiểu biết về tổ chức và hoạt động của Công ty.

3.    Kỹ năng: Hoạch định, Tổ chức, Giao tiếp nhân sự, Làm việc theo đội nhóm, Phân công - ủy quyền, Kiểm tra - Giám sát, Đánh giá, Thuyết trình, Soạn thảo văn bản.

4.    Tố chất: Năng động, sáng tạo, phối hợp tốt, chịu áp lực, cẩn thận, siêng năng.