Biểu mẫu & Thủ tục

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 1: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Tiếp Thị (viết tắt là PTT) được ban hành nhằm xác định vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT. Trong cơ cấu tổ chức công ty, PTT là một đơn vị nghiệp vụ ngang cấp với các Xí nghiệp, Phòng chức năng của Công ty.

ĐIỀU 2: PTT là đơn vị chức năng trực thuộc Công ty, do Tổng Giám đốc (TGĐ) quyết định thành lập, nhằm tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát, quản lý các hoạt động thuộc lĩnh vực marketing sản phẩm của Công ty.

ĐIỀU 3: PTT chịu sự chỉ đạo trực tiếp của PTGĐ thông qua sự quản lý và điều hành của Trưởng Phòng do TGĐ bổ nhiệm. PTT hoạt động theo chủ trương, chính sách, chiến lược kinh doanh- tiếp thị; tuân thủ theo đúng quy định của TGĐ Công ty, đồng thời tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.

ĐIỀU 4: Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành, biên chế và hoạt động của PTT do TGĐ quyết định trên cơ sở đề xuất của Trưởng Phòng.

 

Chương II

CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ

ĐIỀU 5: CHỨC NĂNG:

- PTT có chức năng hoạch định chiến lược, chính sách, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát, và tham mưu cho CQ TGĐ các vấn đề liên quan đến công tác marketing sản phẩm, cụ thể:

- Hoạch định chiến lược marketing

- Định hướng chính sách kinh doanh

- Định hướng chính sách sản phẩm

- Chiến lược thị trường và điều phối hàng hóa

- Công tác dịch vụ chăm sóc khách hàng, dịch vụ hậu mãi

- Các vấn đề liên quan đến việc nâng cao chất lượng hoạt động của công ty.

- Phối hợp, hỗ trợ các Phòng, Xí nghiệp liên quan trong việc thực hiện "MARKETING TỔNG LỰC".

ĐIỀU 6: NHIỆM VỤ:

     * PTT có nhiệm vụ:

- Quản lý nhu cầu (Ổn định và khai thác nhu cầu thị trường hiện tại - tương lai).

- Hoạch định các chiến lược marketing một cách hiệu quả theo định hướng chiến lược kinh doanh chung của Công ty (ngắn hạn - dài hạn):

+ Xây dựng chiến lược thương hiệu

+ Xây dựng chiến lược giá

+ Xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm

+ Xây dựng các hoạt động nghiên cứu thị trường (thuê ngoài hoặc tự thực hiện), nhằm tạo cơ sở dữ liệu giúp việc đưa ra quyết định chính xác.

+ Xây dựng các kế họach quảng bá, truyền thông, PR, tham gia các hội chợ, triển lãm (thuê ngoài hoặc tự thực hiện), nhằm nâng cao giá trị thương hiệu, nâng cao mức độ nhận biết thương hiệu của người tiêu dùng.

+ Xây dựng các hoạt động chiêu thị đối với người tiêu dùng và khách hàng, đối tác (thuê ngoài hoặc tự thực hiện), nhằm đạt được mục tiêu doanh số và kích thích tiêu thụ.

- Tham mưu CQ TGĐ và định hướng phối hợp với các bộ phận trong các hoạt động marketing/ thị trường/ sản phẩm:

+ Phát triển thương hiệu/ sản phẩm

+ Phát triển kênh phân phối

+ Phát triển chính sách marketing, chính sách kinh doanh.

+ Lập, phân bổ và kiểm soát ngân sách marketing phù hợp với mục tiêu phát triển các dòng sản phẩm và các hoạt động marketing.

+ Thực hiện trong việc giao dịch/ phát ngôn với các đối tác/ khách hàng, phù hợp với định hướng marketing từ  CQTGĐ.

+ Giải quyết các vấn đề thắc mắc/ khiếu nại của khách hàng

+ Truyền thông bên trong và bên ngoài công ty (đối với các vấn đề liên quan đến lãnh vực hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của PTT).

+ Phối hợp và triển khai thực hiện với các Phòng, Xí nghiệp liên quan trong việc thực hiện các chương trình marketing nghiên cứu thị trường/ sản phẩm/ đối thủ cạnh tranh/ đối tượng tiêu dùng, và chương trình marketing tổng lực toàn Công ty.

- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu và chiến lược marketing:

+ Hình thành cơ sở dữ liệu.

+ Cập nhật, thu thập, xử lý thông tin để tạo ra các thông tin có giá trị.

+ Xây dựng chương trình huấn luyện, đào tạo nhân viên nâng cao kiến thức sản phẩm, kỹ năng chuyên môn, kỹ năng tác nghiệp, tinh thần làm việc phối hợp trong nội bộ PTT, và giữa PTT với các đơn vị chức năng liên quan. 

+ Đảm bảo toàn bộ hoạt động của PTT được duy trì theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, đúng theo mục tiêu chất lượng của Công ty.

 

Chương III

TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN - QUYỀN LỢI

ĐIỀU 7: TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỞNG PHÒNG TT

7.1. Trách nhiệm

- Thiết lập, tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của PTT theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định.

- Thiết lập, triển khai áp dụng, duy trì Hệ thống chất lượng tại bộ phận.

- Quản lý, đào tạo, huấn luyện kỹ năng về kinh doanh tiếp thị, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên thuộc quyền, nhằm không ngừng cải tiến chất lượng công tác của PTT.

- Nghiên cứu, đề xuất lên CQTGĐ các cải tiến, các biện pháp, các giải pháp khả thi có liên quan đến nhiệm vụ được giao. Nghiên cứu áp dụng các biện pháp để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của PTT.

- Thường xuyên củng cố, xây dựng đoàn kết nội bộ; luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu.

- Phối hợp các Phòng liên quan trong triển khai thực hiện công việc nhằm đạt mục tiêu chung do Công ty đặt ra.

- Tham mưu cho CQTGĐ về toàn bộ các vấn đề liên quan nghiệp vụ marketing và công tác kinh doanh.

- Thực thi đúng quy chế, quy định chung của Công ty, và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn PTT.

- Thừa ủy nhiệm TGĐ, giao dịch với các đối tác hoặc các cơ quan, tổ chức trong khuôn khổ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT.

- Chịu trách nhiệm trước CQTGĐ về tòan bộ kết quả hoạt động của PTT.

7.2. Quyền hạn

- Được toàn quyền điều hành mọi hoạt động của PTT; Được chủ động phân công, phân nhiệm, điều chuyển nhân sự trực thuộc PTT thực hiện các công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT.

- Được quyền bảo lưu ý kiến, từ chối không thực hiện công việc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT.

- Được phối hợp ngang cấp với các đơn vị để thực hiện nhiệm vụ; Được đề nghị các cá nhân, bộ phận, đơn vị trực thuộc công ty cung cấp thông tin, tài liệu, hồ sơ, mẫu mã… phục vụ cho công tác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT.

- Được đề nghị Công ty cung cấp các phương tiện, trang thiết bị, điều kiện làm việc hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ.

- Được đề xuất các biện pháp khen thưởng, kỷ luật, tăng giảm lương, đề bạt, thuyên chuyển vị trí… của nhân viên thuộc quyền.

- Được đề xuất các biện pháp khen thưởng hay xử lý kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân không tích cực hỗ trợ, hợp tác khi được yêu cầu hoặc cản trở đến việc thực hiện nhiệm vụ của PTT.

- Được thừa ủy nhiệm TGĐ ký một số văn bản, chứng từ theo quy định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT.

ĐIỀU 8: TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA NHÂN VIÊN PTT

8.1. Trách nhiệm

- Thực hiện đúng và đầy đủ các nhiệm vụ được giao. Có kế hoạch và phương pháp thực hiện nhiệm vụ một cách khoa học, chủ động bảo đảm đạt yêu cầu chất lượng công việc. Có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy Công ty, có tinh thần đoàn kết, hợp tác, giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ.

- Nhân viên sau khi được phân công công việc cụ thể phải có kế hoạch thực hiện, bảo đảm về nội dung và tiến độ công việc theo yêu cầu, phải báo cáo cho TPTT về kết quả công việc hàng ngày và sau khi hoàn thành công việc được giao.

- Nghiên cứu, đề xuất lên Trưởng phòng và CQTGĐ Công ty các cải tiến, các biện pháp và giải pháp khả thi có liên quan đến nhiệm vụ được giao.

8.2. Quyền hạn

- Được đề nghị các cá nhân, bộ phận, đơn vị trực thuộc công ty cung cấp tài liệu, hồ sơ, phục vụ cho công tác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của PTT.

- Được nghiên cứu, đề xuất lên  Trưởng phòng và CQTGĐ các cải tiến, các biện pháp, các giải pháp khả thi có liên quan đến nhiệm vụ được giao và các công việc liên quan đến hoạt động chung của công ty.

- Được đề nghị TP, CQTGĐ công ty cung cấp các phương tiện, trang thiết bị, điều kiện làm việc hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ.

ĐIỀU 9: QUYỀN LỢI

- Được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo chủ trương, chính sách và quy định chung của Công ty.

- Được xét khen thưởng tùy theo mức độ tham gia và hiệu quả công tác đạt được thông qua chức năng- nhiệm vụ được giao.

- Được tạo điều kiện thuận lợi về chính sách huấn luyện đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc, tài liệu tham khảo học tập có liên quan đến hoạt động chuyên môn.

 

Chương IV

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

ĐIỀU 10: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH

10.1. Sơ đồ tổ chức:

- Định biên nhân sự PTT/SPM gồm X vị trí, cụ thể:

- Cơ cấu tổ chức nhân sự sẽ được thay đổi trong từng thời điểm cụ thể căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ của PTT.

10.2. Nguyên tắc quản lý, điều hành:

- PTT được hoạt động trên tinh thần tập trung dân chủ, đòi hỏi mọi thành viên phải đoàn kết, sáng tạo và nỗ lực để nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.

- Trưởng Phòng: là cấp chủ quản cao nhất của PTT, chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo trực tiếp toàn bộ các kế hoạch, chương trình làm việc chung của PTT. TP  chịu trách nhiệm trực tiếp trước CQ TGD về toàn bộ kết quả, hiệu quả công tác của PTT.

- Trong trường hợp TP vắng mặt, nhân sự được ủy quyền của PTT sẽ thay mặt TP xử lý công việc hàng ngày và báo cáo lại cho TP. Đối với những vấn đề không thể đơn phương giải quyết được thì phải trực tiếp xin ý kiến chỉ đạo từ CQ TGD.

- Các nhân viên trực thuộc PTT phải chấp hành sự phân công, phân nhiệm của TP; chịu trách nhiệm trực tiếp trước TP về toàn bộ kết quả, hiệu quả công tác được phân công thực hiện.

- Khi được giao việc, nhân viên được khuyến khích trao đổi cụ thể với cấp chủ quản để nắm vững yêu cầu nhiệm vụ. Trong trường hợp bản thân nhân viên đã nỗ lực hết sức nhưng công việc được giao đã vượt quá khả năng thực hiện, nhân viên có quyền kiến nghị lên cấp chủ quản PTT và CQTGĐ để có biện pháp giúp đỡ, xử lý kịp thời.

- Trước khi vắng mặt, nhân viên PTT phải xử lý gọn các công việc khẩn cấp, bàn giao các công việc còn dang dở cho nhân sự được chủ quản PTT chỉ định.

- Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân theo nguyên tắc một thủ trưởng.

- Các nhân sự trực thuộc PTT không được báo cáo vượt cấp trừ trường hợp khẩn cấp mà không có mặt cán bộ chủ quản trực tiếp để giải quyết. Tuy nhiên, trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại hoặc nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về báo cáo này.

10.3. Phân công phân nhiệm (mô tả công việc):

Theo bảng mô tả công việc.

ĐIỀU 11: NGUYÊN TẮC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ CHUYỂN GIAO THÔNG TIN

- Thông tin công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT phải được thực hiện, xử lý, phản hồi một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ theo đúng yêu cầu.

- Trong trường hợp nhân viên PTT là người trực tiếp tiếp nhận và xử lý thông tin, nhân viên này có trách nhiệm phải báo cáo đầy đủ sự việc cho TP.

- Công tác lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, an tòan, và đúng theo quy định của Công ty.

- Các thông báo, chứng từ chính thức của PTT phải có sự xem xét, xác nhận của TP trước khi được phát hành.

 

Chương V

CHẾ ĐỘ VÀ MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

ĐIỀU 12: CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

- Chế độ làm việc của PTT được thực hiện theo nội quy, quy chế, quy định chung của Công ty, và của PTT.

- PTT thực hiện hành xử công việc theo nguyên tắc tổ chức, đoàn kết, thống nhất trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau và luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu.

- Quản lý và sử dụng phương tiện làm việc, các thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác đúng mục đích, theo tinh thần tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.

- Chế độ họp và báo cáo:

* Chế độ họp:

- Họp cuối tuần để đánh giá và triển khai công việc.

- Họp đột xuất đối với các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của PTT.

* Chế độ báo cáo:

- PTT thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo quy định thống nhất của Công ty và chỉ thị của CQTGĐ.

- Đối với nội bộ PTT:

+ Báo cáo ngày: Đầu giờ làm việc mỗi ngày, từng nhân viên báo cáo trực tiếp hoặc qua mail nội dung công việc hoàn thành trong ngày hôm trước và kế hoạch công việc trong ngày cho TP để được chỉ đạo giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

+ Báo cáo tháng - quý - năm: vào ngày 05 hàng tháng, các đơn vị/ cá nhân trực thuộc PTT có trách nhiệm nộp báo cáo tổng kết nhận định chung về tình hình hoạt động trong kỳ vừa qua, phân tích các yếu tố thuận lợi/ khó khăn, đề xuất các biện pháp phản ứng và phòng ngừa thích hợp, làm cơ sở rút kinh nghiệm, hoàn thiện công tác trong kỳ tới.

ĐIỀU 13: MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

13.1. Đối với Cơ Quan Tổng Giám Đốc Công ty:

- PTT có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, quyết định của CQTGĐ trong khuôn khổ hoạt động chung của Công ty.

- PTT có trách nhiệm báo cáo, tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo kịp thời về các biện pháp, giải pháp, cải tiến những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh tiếp thị trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT

13.2. Đối với các Phòng nghiệp vụ khác trong Công ty:

- Là quan hệ ngang cấp, hoạt động trên nguyên tắc phối hợp giải quyết các công việc có liên quan trên tinh thần vì hiệu quả công việc và lợi ích chung của Công ty.

- Luôn giữ mối quan hệ chặt chẽ với thông tin hai chiều; Các đơn vị cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời; tích cực hỗ trợ lẫn nhau về mọi mặt trong phạm vi trách nhiệm được phân công.

- Khi phát sinh sự việc, chủ quản các đơn vị sẽ trực tiếp làm việc cụ thể, cùng nhau tìm biện pháp tháo gỡ các khó khăn vướng mắc.

- Các nội dung cụ thể sẽ được thể hiện trong các quy chế làm việc giữa PTT với các Phòng liên quan.

13.3. Đối với nội bộ PTT

- Đoàn kết, nêu cao ý thức trách nhiệm, giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ.

- Chủ trương chung của PTT là mỗi cá nhân không chỉ làm việc đóng khung trong phạm vi trách nhiệm được giao mà phải làm việc trên tinh thần sẵn sàng hợp tác, giúp đỡ đồng nghiệp vì mục tiêu chung của PTT và của Công ty.

- Thẳng thắn góp ý xây dựng với đồng nghiệp; không tạo mâu thuẫn, tranh chấp làm suy yếu tính tập thể và tinh thần đoàn kết nội bộ. Đồng thời, đấu tranh kiên quyết với những biểu hiện xấu để xây dựng được tập thể vững mạnh.

 

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

ĐIỀU 14: Quy định đã được TGD thông qua, có giá trị thay thế các quy định và quy chế trước đây có cùng nội dung nhằm phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới.

ĐIỀU 15: Quy định có hiệu lực kể từ ngày ban hành. TP chịu trách nhiệm phổ biến quy định này cho tất cả nhân viên của Phòng hiểu rõ và triển khai thực hiện.

ĐIỀU 16: Trong quá trình thực hiện, quy định này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. Tổng Giám Đốc là cấp có thẩm quyền ký duyệt văn bản sửa đổi, bổ sung.

ĐIỀU 17: Các P.TGĐ, các Phòng, Xí nghiệp trực thuộc Công ty, PTT và các cá nhân, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành quy định này.