Biểu mẫu & Thủ tục

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN THƯ

I. THÔNG TIN CHUNG:

1. Tên chức danh:                       Nhân viên Văn thư
2. Mã chức danh:                        02 MTCV/VP/NVVT
3. Đơn vị công tác:                     VPCTY
4. Cấp trên trực tiếp:                   CVP
5. Địa chỉ nơi làm việc:              TPHCM.

II. QUYỀN HẠN:

1. Quyền hạn trực tiếp
2. Quyền hạn gián tiếp

III. NHIỆM VỤ:

1. Nhiệm vụ hàng ngày :

• Tiếp nhận các công văn đến , phân phát báo chí đến các đơn vị.
• Kiểm tra xem xét công văn đến trước khi trình TGĐ, lấy số  pho to gửi chuyển công văn đến các đơn vị khi đã có bút phê của TGĐ
• Lấy số công văn, phát hành các văn bản trong công ty
• Trình TGĐ duyệt hồ sơ bằng văn bản và mail.
• Lập lịch công tác hàng tuần của CQ.TGĐ, tổng hợp lịch làm việc của các đơn vị
• Đôn đốc nhắc nhở, mời họp các đơn vị nhằm đảm bảo các cuộc họp đày đủ các thành phần dự họp
• Quản lý dấu và đóng dấu tất cả các công văn phát hành trong Công ty, các hóa đơn bán hàng, HĐ xuất nội bộ, chứng từ XNK, HS thanh khoản, chứng từ đi ngân hàng
• Lập giấy giới thiệu cho CBCN viên đi công tác.
• Chuẩn bị quà tặng  cho các đơn vị , cá nhân đến làm việc với CQTGĐ theo phê duyệt của TGĐ và CQTGĐ
• Tạm ứng, thanh toán các khoản cho CQ.TGĐ
• Chuyển  khẩu lệnh trực tiếp từ TGĐ đến các trưởng đơn vị
• Đánh tất cả các văn bản của TGĐ khi TGĐ yêu cầu đưa lên mail.
• Thực hiện một số công tác sự vụ do TGĐ và CVP giao.

2. Nhiệm vụ hàng tuần
3. Nhiệm vụ hàng tháng
4. Nhiệm vụ hàng quý
5. Nhiệm vụ hàng 6 tháng
6. Nhiệm vụ hàng năm
7. Nhiệm vụ không có tính định kỳ :

- Thực hiện các công việc khác do CVP chỉ đạo.

IV. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC:

1. Làm việc tại văn phòng: 90%
2. Làm việc tại nơi khác: 10%

V. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

VI. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC:

• Máy vi tính.
• Điện thọai.
• Bàn ghế làm việc
• Tủ đựng hồ sơ.
• Các văn bản tài liệu.

VII. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH:

1. Trình độ chuyên môn: Trung cấp  các ngành  Văn thư  hành chánh , Sư phạm, QTKD 
2. Kiến thức: Am hiểu các phương pháp làm việc trong lĩnh vực văn thư , hành chánh
3. Kỹ năng : tổ chức công việc tốt.
4. Tố chất: Nhanh nhẹn , tháo vát , chịu được áp lực công việc cao .