Các trường hợp không được trích khấu hao theo quy định mới

Các trường hợp không được trích khấu hao là vấn đề được nhiều doanh nghiệp, kế toán và nhà đầu tư quan tâm khi thực hiện hạch toán tài sản cố định. Việc trích khấu hao không đúng quy định không chỉ làm sai lệch chi phí sản xuất, kinh doanh mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Vậy pháp luật hiện hành quy định các trường hợp không được trích khấu hao như thế nào? Hãy cùng Luật Trí Minh tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Căn cứ pháp lý

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Thông tư 96/2015/TT-BTC;
• Các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.

2. Chi phí khấu hao tài sản cố định là gì?

Chi phí khấu hao tài sản cố định là khoản chi phí doanh nghiệp thực hiện ghi nhận nhằm phản ánh mức độ giảm dần về giá trị của tài sản cố định trong suốt quá trình khai thác, sử dụng. Thay vì hạch toán toàn bộ nguyên giá của tài sản vào chi phí tại một thời điểm, doanh nghiệp sẽ phân bổ giá trị này theo từng kỳ kế toán dựa trên thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, bảo đảm phù hợp với nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí.

Khoản chi phí khấu hao có vai trò quan trọng trong việc phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như là căn cứ để xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, chỉ những tài sản cố định đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật, chẳng hạn quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, mới được phép trích khấu hao và được tính vào chi phí hợp lý. Đối với các tài sản không đủ điều kiện hoặc thuộc những trường hợp pháp luật quy định không được trích khấu hao, phần chi phí khấu hao phát sinh sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

3. Các trường hợp không được trích khấu hao

3.1. Chi phí khấu hao đối với tài sản cố định không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được trích khấu hao đối với những tài sản cố định được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Một số tài sản phục vụ người lao động vẫn được coi là phục vụ hoạt động kinh doanh và được phép khấu hao, bao gồm: nhà ăn ca, nhà nghỉ giữa ca, phòng thay đồ, nhà vệ sinh, phòng y tế, cơ sở đào tạo nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao cùng các trang thiết bị, nội thất đi kèm đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định.

Bên cạnh đó, các công trình hạ tầng như bãi để xe, bể chứa nước sạch, phương tiện đưa đón người lao động hoặc nhà ở bố trí cho người lao động theo quy định cũng thuộc đối tượng được trích khấu hao. Tương tự, các khoản đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động giáo dục nghề nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật cũng được tính khấu hao vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ngược lại, đối với những tài sản được sử dụng cho mục đích cá nhân, phục vụ phúc lợi nội bộ, tiếp khách hoặc cho thuê nhưng không tạo ra doanh thu, phần chi phí khấu hao sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi kê khai thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích sử dụng của từng tài sản để thực hiện trích khấu hao đúng quy định, tránh phát sinh rủi ro khi quyết toán thuế.

3.2. Chi phí khấu hao đối với tài sản cố định không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu

Doanh nghiệp sẽ không được trích khấu hao đối với tài sản cố định nếu không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp. Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, một trong những điều kiện để tài sản được ghi nhận là tài sản cố định là phải có căn cứ pháp lý rõ ràng thông qua hóa đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc các chứng từ hợp lệ khác.

Trường hợp thiếu các giấy tờ nêu trên, tài sản sẽ không đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận theo quy định về kế toán. Khi đó, khoản khấu hao phát sinh sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ hồ sơ pháp lý của tài sản trước khi thực hiện trích khấu hao và hạch toán chi phí.

3.3. Chi phí khấu hao đối với tài sản cố định không được quản lý và hạch toán theo quy định

Những tài sản cố định không được ghi nhận, theo dõi và quản lý trên hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành sẽ không đủ điều kiện để trích khấu hao. Theo quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc ghi nhận tài sản trên sổ kế toán là căn cứ bắt buộc để doanh nghiệp quản lý nguyên giá, thời gian sử dụng và quá trình khấu hao của tài sản.

Ngay cả khi tài sản đáp ứng tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng nhưng doanh nghiệp không thực hiện ghi tăng, theo dõi hoặc hạch toán đúng quy định thì cơ quan thuế vẫn có thể loại toàn bộ khoản khấu hao khi xác định chi phí được trừ. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ việc ghi nhận tài sản cố định, mở sổ theo dõi chi tiết và phản ánh chính xác các nghiệp vụ liên quan nhằm bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

3.4. Phần chi phí khấu hao vượt mức quy định của Bộ Tài chính

Khoản khấu hao được trích vượt quá mức hoặc không đúng chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định do Bộ Tài chính ban hành sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trước khi thực hiện khấu hao, doanh nghiệp phải lựa chọn và thông báo phương pháp khấu hao áp dụng theo quy định, chẳng hạn như phương pháp đường thẳng.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện trích khấu hao đúng khung thời gian quy định. Đối với trường hợp đủ điều kiện áp dụng khấu hao nhanh, mức khấu hao tối đa không được vượt quá hai lần mức khấu hao theo phương pháp đường thẳng và doanh nghiệp phải bảo đảm hoạt động kinh doanh có lãi.

Đối với tài sản được hình thành thông qua góp vốn, điều chuyển, chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất doanh nghiệp và được đánh giá lại theo quy định, giá trị đánh giá lại sẽ được phân bổ hoặc tính vào chi phí theo quy định pháp luật. Trường hợp tài sản cố định do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự sản xuất, nguyên giá để tính khấu hao được xác định trên cơ sở toàn bộ chi phí thực tế hình thành tài sản.

Riêng đối với công cụ, dụng cụ hoặc bao bì luân chuyển không đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định thì không được trích khấu hao mà chỉ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 03 năm.

3.5. Khấu hao đối với tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị

Khi tài sản cố định đã được trích khấu hao đủ nguyên giá theo quy định nhưng vẫn tiếp tục được doanh nghiệp sử dụng thì doanh nghiệp không được tiếp tục trích khấu hao. Việc ghi nhận thêm chi phí khấu hao trong trường hợp này không phù hợp với quy định về kế toán và sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Mặc dù không tiếp tục trích khấu hao, doanh nghiệp vẫn phải quản lý, theo dõi tài sản trên sổ sách kế toán để phục vụ công tác kiểm kê, quản lý tài sản và bảo đảm tính chính xác của thông tin tài chính.

3.6. Phần khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống

Theo quy định hiện hành, đối với xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống, phần chi phí khấu hao tương ứng với giá trị nguyên giá vượt quá 1,6 tỷ đồng/xe sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt sau:

• Xe ô tô được sử dụng trực tiếp cho hoạt động kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch hoặc khách sạn và doanh nghiệp đã đăng ký đúng ngành nghề trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đồng thời có đầy đủ giấy phép hoạt động theo quy định.
• Xe ô tô được dùng làm xe trưng bày, xe mẫu hoặc xe lái thử phục vụ hoạt động kinh doanh ô tô.

Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển nhượng hoặc thanh lý xe ô tô thuộc đối tượng nêu trên, giá trị còn lại của tài sản được xác định bằng nguyên giá thực tế trừ đi số khấu hao lũy kế đã trích theo đúng chế độ quản lý, sử dụng và khấu hao tài sản cố định đến thời điểm chuyển nhượng hoặc thanh lý.

3.7. Khấu hao đối với tàu bay dân dụng, du thuyền không phục vụ hoạt động kinh doanh theo quy định

Chi phí khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng hoặc du thuyền sẽ không được tính vào chi phí được trừ nếu các tài sản này không phục vụ hoạt động kinh doanh vận tải hàng hóa, vận tải hành khách, kinh doanh du lịch hoặc kinh doanh khách sạn.

Cụ thể, trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao đối với tàu bay dân dụng hoặc du thuyền nhưng ngành nghề đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không bao gồm các lĩnh vực nêu trên thì khoản khấu hao phát sinh sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế.

3.8. Khấu hao đối với công trình trên đất sử dụng đồng thời cho hoạt động kinh doanh và mục đích khác

Đối với các công trình xây dựng trên đất được sử dụng đồng thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và các mục đích khác, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí khấu hao tương ứng với phần diện tích phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Phần diện tích còn lại không phục vụ hoạt động này sẽ không được trích khấu hao vào chi phí được trừ.

Để được ghi nhận chi phí khấu hao, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện như: có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê, mượn đất hợp pháp; có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng xây dựng và hồ sơ quyết toán công trình đứng tên doanh nghiệp; đồng thời công trình phải được quản lý, theo dõi và hạch toán theo đúng quy định về tài sản cố định.

3.9. Khấu hao đối với tài sản cố định tạm thời ngừng hoạt động

Trường hợp tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đang phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phải tạm thời ngừng sử dụng thì khoản khấu hao trong thời gian này chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Cụ thể, việc tạm ngừng phải xuất phát từ nhu cầu sản xuất theo mùa vụ với thời gian không quá 09 tháng hoặc do sửa chữa, bảo trì, di dời với thời gian không quá 12 tháng và sau thời gian tạm dừng, tài sản tiếp tục được đưa vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

3.10. Tài sản cố định hữu hình chưa có công năng sử dụng tại một số doanh nghiệp nhà nước

Đối với tài sản cố định hữu hình hiện có nhưng tạm thời chưa đủ điều kiện đưa vào sử dụng và chưa tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh tại các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ thuộc phạm vi Đề án xử lý các dự án, doanh nghiệp chậm tiến độ, kém hiệu quả của ngành Công Thương theo Quyết định số 1468/QĐ-TTg ngày 29/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, doanh nghiệp được phép chủ động giãn hoặc tạm hoãn việc trích khấu hao trong thời gian tài sản chưa được sử dụng.

Việc tạm dừng khấu hao phải bảo đảm tuân thủ khung thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

3.11. Quyền sử dụng đất lâu dài không thuộc đối tượng được trích khấu hao

Theo quy định hiện hành, quyền sử dụng đất có thời hạn lâu dài không được trích khấu hao và cũng không được phân bổ vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Khi doanh nghiệp mua nhà cửa hoặc công trình xây dựng gắn liền với quyền sử dụng đất lâu dài, giá trị quyền sử dụng đất phải được tách riêng khỏi giá trị tài sản hữu hình để ghi nhận là tài sản cố định vô hình. Trong khi đó, nguyên giá của tài sản cố định hữu hình chỉ bao gồm giá mua thực tế cùng các khoản chi phí trực tiếp phát sinh nhằm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Giá trị quyền sử dụng đất được xác định theo mức giá ghi trong hợp đồng chuyển nhượng bất động sản, bảo đảm phù hợp với giá thị trường và không thấp hơn bảng giá đất do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành tại thời điểm giao dịch. Nếu hợp đồng không xác định riêng giá trị quyền sử dụng đất thì doanh nghiệp sẽ căn cứ vào bảng giá đất của địa phương để xác định giá trị này.

Đối với các trường hợp tài sản cố định được tạm dừng trích khấu hao theo quy định, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh nguyên nhân tạm dừng để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.

4. Hậu quả khi trích khấu hao sai quy định

Việc trích khấu hao tài sản cố định không đúng quy định của pháp luật có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro về kế toán, thuế và pháp lý. Khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra, các khoản khấu hao không đáp ứng điều kiện sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế và phát sinh nghĩa vụ tài chính bổ sung.

Một số hậu quả mà doanh nghiệp có thể gặp phải bao gồm:

• Bị loại chi phí khấu hao khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
• Bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp
• Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế
• Làm sai lệch báo cáo tài chính
• Gia tăng rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm toán

Để hạn chế những rủi ro nêu trên, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát hồ sơ tài sản cố định, xác định đúng điều kiện ghi nhận tài sản, áp dụng đúng phương pháp và thời gian trích khấu hao theo quy định của pháp luật, đồng thời lưu giữ đầy đủ chứng từ, hồ sơ liên quan để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế khi cần thiết.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi trích khấu hao tài sản cố định?

Để hạn chế rủi ro về thuế và kế toán, doanh nghiệp nên:

• Xác định đúng điều kiện ghi nhận tài sản cố định.
• Lập đầy đủ hồ sơ mua sắm, bàn giao và đưa tài sản vào sử dụng.
• Áp dụng đúng phương pháp và thời gian trích khấu hao theo quy định.
• Theo dõi đầy đủ trên sổ kế toán và hồ sơ quản lý tài sản.
• Dừng trích khấu hao khi tài sản đã khấu hao hết hoặc không còn đủ điều kiện.

6. Vì sao nên sử dụng dịch vụ tư vấn của Luật Trí Minh?

Việc xác định tài sản có được trích khấu hao hay không đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ quy định về kế toán, thuế và quản lý tài sản cố định. Với đội ngũ luật sư và chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, Luật Trí Minh hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tư vấn quy định về tài sản cố định và khấu hao.
• Rà soát hồ sơ, chứng từ kế toán.
• Tư vấn chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra.
• Đồng hành trong quá trình quản trị rủi ro pháp lý và thuế cho doanh nghiệp.

Việc nắm rõ các trường hợp không được trích khấu hao là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về kế toán và thuế, đồng thời hạn chế nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh