Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng Thỏa thuận về việc chuyển giao dữ liệu cá nhân?

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân được ví như “dầu mỏ” mới của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi kèm với giá trị thương mại khổng lồ là những rủi ro pháp lý nghiêm trọng nếu việc quản lý và chuyển giao dữ liệu không tuân thủ pháp luật. Tại Việt Nam, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân đã đặt ra những tiêu chuẩn rất khắt khe.

Vậy khi hợp tác kinh doanh, chia sẻ thông tin, doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng Thỏa thuận về việc chuyển giao dữ liệu cá nhân? Hãy cùng Luật Trí Minh tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây để đảm bảo an toàn pháp lý cho doanh nghiệp của bạn.

1. Thỏa thuận về việc chuyển giao dữ liệu cá nhân là gì?

Thỏa thuận về việc chuyển giao dữ liệu cá nhân là văn bản thể hiện sự đồng thuận giữa các bên trong quá trình cung cấp, chia sẻ hoặc chuyển dữ liệu cá nhân từ tổ chức, cá nhân này sang tổ chức, cá nhân khác nhằm phục vụ cho các mục đích nhất định như hợp tác kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc vận hành hoạt động doanh nghiệp.

Thông qua văn bản này, các bên sẽ thống nhất và quy định cụ thể các nội dung như:

• Nhóm dữ liệu cá nhân được phép chuyển giao;
• Mục đích sử dụng và xử lý dữ liệu;
• Giới hạn phạm vi khai thác dữ liệu;
• Quyền lợi và trách nhiệm của từng bên liên quan;
• Cơ chế, biện pháp bảo vệ và bảo mật dữ liệu;
• Phương án xử lý trách nhiệm khi xảy ra sự cố rò rỉ hoặc vi phạm dữ liệu cá nhân.

Theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, hoạt động xử lý và chuyển giao dữ liệu phải đáp ứng các nguyên tắc như minh bạch, sử dụng đúng mục đích, chỉ thu thập dữ liệu cần thiết và bảo đảm an toàn thông tin cho chủ thể dữ liệu trong suốt quá trình xử lý.

2. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân?

Doanh nghiệp cần ký thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đặc biệt theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Mọi hoạt động chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu nếu không có căn cứ pháp lý rõ ràng đều có thể bị coi là vi phạm. Vì vậy, thỏa thuận này giúp xác định tính hợp pháp của dữ liệu, đồng thời phân định rõ vai trò giữa các bên như bên kiểm soát và bên xử lý dữ liệu, hạn chế rủi ro bị xử phạt.

Bên cạnh yếu tố pháp lý, thỏa thuận còn giúp quản lý rủi ro và xác định trách nhiệm khi xảy ra sự cố như rò rỉ hoặc mất dữ liệu. Đây là căn cứ quan trọng để xử lý bồi thường và quy trách nhiệm giữa các bên, đặc biệt khi thiếu quy định về bảo mật hoặc thông báo sự cố.

Ngoài ra, việc ký kết thỏa thuận còn góp phần bảo vệ uy tín doanh nghiệp và tạo dựng niềm tin với khách hàng. Trong bối cảnh dữ liệu cá nhân ngày càng được quan tâm, một cơ chế chuyển giao minh bạch và chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh.

3. Nội dung cần có trong thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân

Một thỏa thuận về chuyển giao dữ liệu cá nhân phải có các nội dung cơ bản sau:

• Mục đích chuyển giao dữ liệu cá nhân;
• Đối tượng chủ thể dữ liệu cá nhân và loại dữ liệu cá nhân được chuyển giao phù hợp với mục đích chuyển giao;
• Thời hạn xử lý dữ liệu cá nhân, yêu cầu về xóa, hủy dữ liệu cá nhân sau khi hoàn thành mục đích chuyển giao;
• Cơ sở pháp lý của việc chuyển giao dữ liệu cá nhân;
• Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình chuyển giao, xử lý dữ liệu cá nhân;
• Trách nhiệm thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân;
• Trách nhiệm phối hợp và tuân thủ của các bên trong trường hợp phát hiện vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

4. Các lưu ý cốt lõi khi xây dựng thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân

Khi soạn thảo thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần chú trọng nhiều yếu tố quan trọng để bảo đảm tính pháp lý và hạn chế rủi ro xử phạt theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP, thậm chí tránh các trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng hơn. Dưới đây là những nội dung cốt lõi cần lưu ý:

4.1. Xác định rõ vai trò pháp lý của các bên

Thỏa thuận cần phân định chính xác vai trò của từng bên như: bên kiểm soát dữ liệu cá nhân (quyết định mục đích và phương tiện xử lý), bên xử lý dữ liệu cá nhân (thực hiện xử lý theo ủy quyền), hoặc trường hợp một bên đồng thời đảm nhiệm cả hai vai trò.

Trong đó, bên kiểm soát dữ liệu luôn chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất, vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng điều khoản ràng buộc chặt chẽ đối với bên nhận dữ liệu nhằm đảm bảo nghĩa vụ bảo mật và tuân thủ.

4.2. Đảm bảo tính hợp pháp của nguồn dữ liệu

Dữ liệu cá nhân chỉ được chuyển giao khi đã có căn cứ hợp pháp, đặc biệt là sự đồng ý rõ ràng của chủ thể dữ liệu. Thỏa thuận cần ghi nhận cam kết rằng bên chuyển giao đã thu thập sự đồng ý hợp lệ, có thể lưu trữ, chứng minh được.

Nội dung đồng ý phải nêu rõ: loại dữ liệu được chia sẻ, mục đích xử lý và thông tin của bên nhận dữ liệu.

4.3. Giới hạn phạm vi và mục đích sử dụng dữ liệu

Nguyên tắc quan trọng là chỉ chuyển giao dữ liệu ở mức cần thiết và đúng mục đích. Doanh nghiệp chỉ nên chia sẻ các thông tin phục vụ trực tiếp cho hoạt động đã thỏa thuận và hạn chế tối đa dữ liệu không liên quan.

Bên nhận dữ liệu cũng không được sử dụng dữ liệu cho mục đích khác nếu chưa có sự đồng ý bổ sung của chủ thể dữ liệu.

4.4. Quy định chặt chẽ về bảo mật kỹ thuật

Thỏa thuận cần yêu cầu bên nhận áp dụng các biện pháp bảo mật cụ thể như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và kiểm soát người dùng nội bộ.

Đặc biệt, cần quy định rõ quy trình xử lý sự cố rò rỉ dữ liệu, bao gồm nghĩa vụ thông báo trong thời hạn cụ thể (ví dụ 12–24 giờ) kể từ khi phát hiện sự cố.

4.5. Cơ chế xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình phối hợp để xử lý các yêu cầu của chủ thể dữ liệu như quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc phản đối xử lý dữ liệu.

Ví dụ, khi có yêu cầu xóa dữ liệu, bên chuyển giao phải thông báo ngay cho bên nhận để thực hiện xóa bỏ và xác nhận kết quả bằng văn bản.

4.6. Trường hợp chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Nếu dữ liệu được chuyển ra ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc lưu trữ trên hệ thống máy chủ nước ngoài, doanh nghiệp phải tuân thủ Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Khi đó, cần lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài và kèm theo thỏa thuận giữa các bên trong hồ sơ gửi cơ quan có thẩm quyền (Cục A05 – Bộ Công an).

5. Rủi ro pháp lý nếu bỏ qua Thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang chia sẻ dữ liệu khách hàng qua các nền tảng như Zalo, Email hoặc Google Drive một cách tự phát, thiếu cơ sở pháp lý và không có thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng về pháp lý, tài chính và uy tín doanh nghiệp.

Dưới đây là tổng hợp các rủi ro chính:

Nhóm rủi ro	Biểu hiện cụ thể	Hệ quả đối với doanh nghiệp
Rủi ro hành chính	Không có thỏa thuận, không xác định căn cứ xử lý dữ liệu	Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an ninh mạng, mức phạt có thể lên đến hàng trăm triệu đồng
Rủi ro đình chỉ hoạt động	Vi phạm nghiêm trọng trong xử lý/chuyển giao dữ liệu	Có thể bị đình chỉ hoạt động xử lý dữ liệu từ 1–3 tháng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
Rủi ro dân sự	Dữ liệu bị rò rỉ, mua bán hoặc sử dụng sai mục đích	Bị khách hàng, đối tác hoặc người lao động khởi kiện yêu cầu bồi thường thiệt hại
Rủi ro uy tín	Sự cố lộ lọt dữ liệu ra công chúng	Khủng hoảng truyền thông, mất niềm tin khách hàng, suy giảm nghiêm trọng thương hiệu
Rủi ro hợp đồng	Không có cơ chế ràng buộc trách nhiệm giữa các bên	Dễ phát sinh tranh chấp hợp đồng, khó xác định bên chịu trách nhiệm khi có sự cố

6. Doanh nghiệp cần làm gì để bảo đảm tuân thủ pháp luật?

Để hạn chế rủi ro pháp lý trong hoạt động chuyển giao dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp trước hết cần rà soát toàn bộ quy trình xử lý dữ liệu đang áp dụng trong nội bộ. Việc này giúp xác định rõ dữ liệu nào đang được thu thập, lưu trữ, chia sẻ và chuyển giao, từ đó đánh giá mức độ tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng và ban hành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ, đồng thời ký kết đầy đủ các thỏa thuận xử lý hoặc chuyển giao dữ liệu với đối tác liên quan. Song song với đó là việc thiết lập quy trình quản lý, phân quyền truy cập và áp dụng các biện pháp bảo mật dữ liệu nhằm giảm thiểu nguy cơ rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.

Ngoài các biện pháp trên, doanh nghiệp cũng cần thực hiện đánh giá rủi ro trước khi chuyển giao dữ liệu, đào tạo nhân sự về các quy định pháp luật liên quan và thường xuyên kiểm tra điều kiện pháp lý nếu có hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài. Đây là những bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ và vận hành an toàn trong môi trường số.

7. Dịch vụ tư vấn thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân tại Luật Trí Minh

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Luật Trí Minh cung cấp các dịch vụ tư vấn sau:

• Soạn thảo thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân;
• Soạn thảo thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân (DPA);
• Rà soát toàn bộ quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp;
• Tư vấn các vấn đề liên quan đến chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;
• Tư vấn xử lý vi phạm và giải quyết tranh chấp liên quan đến dữ liệu cá nhân.

8. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Trong bối cảnh các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được siết chặt, việc tuân thủ pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường. Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực, Luật Trí Minh mang đến các giải pháp toàn diện, phù hợp với thực tiễn vận hành và nhu cầu của từng khách hàng.

• Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu về pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân và hoạt động doanh nghiệp;
• Tư vấn giải pháp phù hợp thực tiễn, xây dựng quy trình quản lý dữ liệu theo từng mô hình kinh doanh cụ thể;
• Hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm, kịp thời giải đáp các vướng mắc trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân;
• Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro pháp lý khi triển khai các quy định về dữ liệu;
• Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng trong toàn bộ quá trình tư vấn và triển khai dịch vụ;
• Quy trình làm việc chuyên nghiệp, rõ ràng và minh bạch, đảm bảo tiến độ và chất lượng dịch vụ;
• Đồng hành tư vấn lâu dài, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận hành và xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến dữ liệu cá nhân.

9. FAQ – Câu hỏi thường gặp

9.1. Thỏa thuận chuyển giao dữ liệu cá nhân có bắt buộc không?

Trong nhiều trường hợp, việc lập thỏa thuận là cần thiết để chứng minh hoạt động xử lý dữ liệu được thực hiện minh bạch và đúng quy định pháp luật. Đây cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm của các bên khi phát sinh sự cố.

9.2. Doanh nghiệp có được chuyển dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba không?

Doanh nghiệp chỉ được chuyển giao dữ liệu khi có căn cứ hợp pháp, đúng mục đích sử dụng và đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

9.3. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài cần lưu ý gì?

Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tác động, xây dựng cơ chế bảo mật phù hợp và tuân thủ các điều kiện pháp lý liên quan đến chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

9.4. Nếu xảy ra rò rỉ dữ liệu thì doanh nghiệp chịu trách nhiệm như thế nào?

Tùy vào tính chất vi phạm và nội dung thỏa thuận giữa các bên, doanh nghiệp có thể phải bồi thường thiệt hại, khắc phục hậu quả hoặc chịu xử phạt theo quy định pháp luật.

Trên đây là những chia sẻ về “Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng Thỏa thuận về việc chuyển giao dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025?”. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh