Thủ tục thành lập công ty doanh nghiệp mới nhất 2025

Thủ tục thành lập công ty doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng để một tổ chức chính thức được công nhận và đi vào hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, không ít cá nhân, nhà đầu tư thường gặp lúng túng khi tiếp cận các quy định pháp luật, hồ sơ và quy trình đăng ký. Bài viết hôm nay Luật Trí Minh sẽ chia sẻ những kiến thức cần thiết về thủ tục thành lập công ty, giúp bạn có cái nhìn tổng quan, chuẩn bị đúng và đủ ngay từ bước đầu tiên.

1. Điều kiện thành lập công ty, doanh nghiệp

Để tiến hành thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp, nhà đầu tư cần lưu ý đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

1.1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Hiện nay pháp luật Việt Nam quy định 5 loại hình phổ biến: Công ty cổ phần, Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Doanh nghiệp tư nhân và Công ty hợp danh. Mỗi loại hình có đặc thù riêng về vốn, cơ cấu tổ chức và trách nhiệm pháp lý, do đó cần cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn.

1.2. Đặt tên doanh nghiệp đúng quy định

Tên công ty phải bao gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Ví dụ: trong “Công ty luật TNHH Trí Minh”, phần “Công ty luật TNHH” là loại hình, còn “Trí Minh” là tên riêng.

• Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký trên toàn quốc, kể cả khi khác loại hình.
• Tên có thể bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài, miễn tuân thủ quy định pháp luật.
• Dù pháp luật không bắt buộc đặt tên theo ngành nghề, nhưng để thuận lợi trong xây dựng thương hiệu, doanh nghiệp nên chọn tên gắn liền với lĩnh vực kinh doanh.

Lưu ý: theo Nghị định 01/2021, quyết định của Phòng Đăng ký kinh doanh về việc chấp thuận tên doanh nghiệp là quyết định cuối cùng.

1.3. Địa chỉ trụ sở hợp pháp

Doanh nghiệp phải có địa chỉ rõ ràng trên lãnh thổ Việt Nam. Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty, nhưng nếu đặt tại chung cư/căn hộ, cần có giấy tờ chứng minh khu vực đó được phép sử dụng làm văn phòng và hợp đồng thuê hợp lệ.

1.4. Ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp cần lựa chọn và đăng ký ngành nghề theo mã ngành kinh tế Việt Nam. Nên xác định trước các ngành nghề có khả năng kinh doanh trong tương lai để tránh mất thời gian và chi phí bổ sung sau này.

1.5. Vốn điều lệ của công ty

Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu (trừ trường hợp ngành nghề yêu cầu vốn pháp định). Tuy nhiên, vốn điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến mức lệ phí môn bài, khả năng tài chính và uy tín với đối tác. Vốn càng cao càng thể hiện cam kết trách nhiệm và năng lực của doanh nghiệp.

1.6. Người đại diện theo pháp luật

Đây là cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty. Người đại diện có thể là Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT hoặc HĐTV. Luật Doanh nghiệp 2020 cũng cho phép người đại diện không nhất thiết phải giữ chức danh quản lý nào trong công ty, miễn bảo đảm thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo quy định.

2. Ưu và nhược điểm khi thành lập doanh nghiệp

Việc lựa chọn mô hình thành lập doanh nghiệp thay vì hoạt động theo hình thức hộ kinh doanh cá thể mang đến cho chủ sở hữu nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời kèm theo những trách nhiệm pháp lý nhất định. Hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm sẽ giúp bạn cân nhắc, đưa ra quyết định phù hợp với định hướng phát triển lâu dài.

2.1. Ưu điểm

Thành lập doanh nghiệp mang đến nhiều lợi thế nổi bật như:

• Tạo điều kiện thuận lợi trong việc huy động vốn từ cá nhân, tổ chức, ngân hàng hoặc nhà đầu tư.
• Không bị giới hạn ngành, nghề đăng ký kinh doanh, miễn là tuân thủ quy định pháp luật.
• Được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Có sự bảo vệ pháp lý rõ ràng khi xảy ra tranh chấp hoặc bị cạnh tranh không lành mạnh.
• Không hạn chế số lượng lao động, khác với hộ kinh doanh cá thể vốn chỉ được sử dụng tối đa 10 người.
• Dễ dàng mở rộng quy mô bằng việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh mới.

2.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu thế, doanh nghiệp cũng phải chấp nhận một số hạn chế nhất định, cụ thể:

• Hệ thống kế toán, sổ sách phức tạp, bắt buộc lập và nộp báo cáo thuế hàng quý, hàng năm.
• Phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, trong đó có thuế thu nhập doanh nghiệp với mức thuế suất phổ biến 20% trên lợi nhuận.
• Doanh nghiệp buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan trong quá trình hoạt động.

3. Hồ sơ thành lập công ty

Dù lựa chọn loại hình nào – Công ty TNHH, Công ty cổ phần hay các loại hình doanh nghiệp khác – thì thủ tục đăng ký đều có thể tiến hành theo hai hình thức: nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý, hiện nay tại TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội, cơ quan quản lý chỉ tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty qua hình thức trực tuyến.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:

• Điều lệ công ty.
• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu.
• Danh sách cổ đông sáng lập (áp dụng đối với công ty cổ phần).
• Danh sách thành viên (áp dụng đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trường hợp không phải là người đại diện theo pháp luật).
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên, người đại diện pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ (thời hạn không quá 06 tháng).

4. Quy trình, thủ tục đăng ký thành lập công ty năm 2025

Hiện nay, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp chủ yếu được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy trình cụ thể gồm các bước:

• Bước 1: Tạo tài khoản và đăng nhập vào hệ thống Cổng thông tin quốc gia.
• Bước 2: Khởi tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo mẫu quy định.
• Bước 3: Nhập đầy đủ, chính xác các thông tin về doanh nghiệp lên hệ thống đăng ký kinh doanh.
• Bước 4: Scan và tải lên các tài liệu, giấy tờ liên quan trong bộ hồ sơ.
• Bước 5: Ký xác thực hồ sơ điện tử và tiến hành nộp trực tuyến.

*** Lưu ý quan trọng

• Trường hợp nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực hồ sơ phải là cá nhân đã được cấp tài khoản này.
• Trường hợp nộp bằng chữ ký số (token), người ký xác thực phải được gán chữ ký số hợp lệ vào tài khoản đã đăng ký.

5. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty

Hiện nay, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp có thể nộp theo hai cách: nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Tuy nhiên, tại các tỉnh, thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Quảng Ninh…, cơ quan quản lý hiện chỉ áp dụng hình thức nộp hồ sơ online.

Vì vậy, để tránh mất thời gian chuẩn bị sai cách, doanh nghiệp nên kiểm tra và xác nhận trước với cơ quan đăng ký kinh doanh của địa phương về hình thức tiếp nhận hồ sơ đang được áp dụng, từ đó lựa chọn phương thức nộp phù hợp.

6. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thành lập công ty

Trong quá trình chuẩn bị và tiến hành thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật:

• Đặt tên công ty hợp lệ: Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Nên ưu tiên lựa chọn tên gắn liền với ngành nghề kinh doanh để thuận lợi xây dựng thương hiệu.
• Địa chỉ trụ sở rõ ràng, hợp pháp: Trụ sở phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng. Nếu đặt tại chung cư, căn hộ cần kiểm tra kỹ xem có được phép làm văn phòng hay không.
• Xác định ngành nghề kinh doanh phù hợp: Cần đăng ký đúng mã ngành kinh tế Việt Nam, đồng thời cân nhắc bổ sung các ngành nghề tiềm năng để tránh mất công điều chỉnh sau này.
• Lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý: Mặc dù pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu (trừ ngành nghề có vốn pháp định), nhưng vốn điều lệ ảnh hưởng đến lệ phí môn bài, uy tín với đối tác và trách nhiệm tài chính của doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật: Cần lựa chọn người có đủ năng lực, kinh nghiệm và trách nhiệm, vì đây là cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác: Hồ sơ thiếu hoặc sai sót thông tin sẽ bị trả lại, kéo dài thời gian thành lập doanh nghiệp.

7. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp tại Luật Trí Minh

Thực tế, không phải cá nhân hay tổ chức nào cũng am hiểu đầy đủ quy định pháp luật để tự mình chuẩn bị và hoàn tất thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp. Hồ sơ thiếu sót, quy trình thực hiện sai bước hoặc chậm xử lý sẽ khiến việc ra mắt doanh nghiệp bị kéo dài, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh. Để giải quyết những khó khăn này, Luật Trí Minh mang đến dịch vụ hỗ trợ trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô và định hướng phát triển.
• Hướng dẫn đặt tên công ty, lựa chọn ngành nghề kinh doanh đúng quy định pháp luật.
• Soạn thảo toàn bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đầy đủ, chính xác.
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Hỗ trợ thủ tục sau khi thành lập như khắc dấu, đăng ký chữ ký số, kê khai thuế ban đầu.

8. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc khởi nghiệp và đưa doanh nghiệp vào hoạt động nhanh chóng, đúng quy định pháp luật là yếu tố sống còn. Không ít cá nhân, tổ chức gặp khó khăn trong quá trình tự làm thủ tục vì hồ sơ phức tạp và dễ sai sót. Chính vì vậy, lựa chọn một đơn vị tư vấn pháp lý uy tín là giải pháp tối ưu. Trong số các đơn vị hiện nay, Luật Trí Minh nổi bật nhờ những lợi thế vượt trội:

• Kinh nghiệm chuyên sâu: Hơn 15 năm đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp trong và ngoài nước, Luật Trí Minh am hiểu sâu sắc pháp luật và thực tiễn, mang đến giải pháp chính xác và kịp thời.
• Dịch vụ trọn gói – nhanh chóng: Từ khâu tư vấn loại hình doanh nghiệp, soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ đến thủ tục sau thành lập, mọi quy trình đều được thực hiện trọn gói, tiết kiệm tối đa thời gian cho khách hàng.
• Đội ngũ luật sư và chuyên viên tận tâm: Luôn sẵn sàng giải đáp chi tiết mọi thắc mắc, đưa ra giải pháp phù hợp với từng nhu cầu riêng biệt của khách hàng.
• Chi phí hợp lý, minh bạch: Cam kết báo giá rõ ràng, không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.
• Hỗ trợ pháp lý toàn diện: Không chỉ dừng lại ở thủ tục thành lập công ty, Luật Trí Minh còn cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên về hợp đồng, lao động, thuế và tranh chấp.
• Mạng lưới kết nối rộng: Nhờ quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan, tổ chức và đối tác kinh doanh, chúng tôi có thể hỗ trợ khách hàng mở rộng cơ hội và kết nối hiệu quả sau khi thành lập doanh nghiệp.
• Cam kết đồng hành lâu dài: Chúng tôi coi khách hàng như người bạn đồng hành, sẵn sàng hỗ trợ pháp lý trong suốt quá trình hoạt động, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Trên đây là những thông tin quan trọng về thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp mà bạn cần nắm rõ trước khi bắt đầu khởi sự kinh doanh. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được đội ngũ luật sư hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.