Quy định về quản lý tài liệu trong doanh nghiệp

Quản lý tài liệu là một phần quan trọng trong việc vận hành của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Để đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và bảo mật thông tin, việc tuân thủ các quy định về quản lý tài liệu là điều cần thiết. Bài viết hôm nay Luật Trí Minh sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các quy định quản lý tài liệu trong doanh nghiệp.

Khái niệm quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu là quá trình tổ chức, lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu một cách khoa học và có hệ thống. Mục tiêu của việc quản lý tài liệu bao gồm:

– Đảm bảo an toàn thông tin.

– Tối ưu hóa việc truy cập và sử dụng tài liệu.

– Tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Các quy định pháp lý về quản lý tài liệu

Tại Việt Nam, quản lý tài liệu được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật, điển hình là:

– Luật lưu trữ 2011: Quy định về việc thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ.

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về công tác văn thư, bao gồm cách lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu.

– Các tiêu chuẩn quốc gia: Hỗ trợ việc quản lý tài liệu số, tài liệu giấy theo quy chuẩn kỹ thuật.

Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu

Ngày sửa đổi	Vị trí	Nội dung sửa đổi	Lần sửa	Ghi chú

Người biên soạn	Phó ban ISO	Giám đốc
Họ và tên	Họ và tên	Họ và tên
Chữ ký	Chữ ký	Chữ ký

I/ Mục đích:

• Thủ tục này được lập ra nhằm kiểm soát mọi tài liệu, bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong Công ty.

II/ Phạm vi:

• Tài liệu và dữ liệu cần kiểm soát theo thủ tục này bao gồm các tài liệu theo phần định nghĩa dưới đây.

III/ Định nghĩa:

• Tài liệu: là những văn bản, sơ đồ…mà CNV phải tuân theo để thực hiện công việc, tài liệu trước khi đưa vào sử dụng phải được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt (phân biệt với hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện tài liệu, bằng chứng về việc thực hiện công việc của nhân viên).
• Phân cấp tài liệu:   Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau:

Phân loại tài liệu: Tài liệu sử dụng trong công ty gồm 03 loại:

• Tài liệu nội bộ là những tài liệu phát sinh từ nội bộ công ty.
• Tài liệu bên ngoài là những tài liệu phát sinh từ bên ngoài công ty nhưng được đưa vào áp dụng trong công ty.
• Tài liệu tham khảo là những tài liệu không bắt buộc áp dụng nhưng có tính chất tham khảo, hướng dẫn thực hiện công việc.

Tài liệu nội bộ gồm các loại sau:

• Chính sách  bao gồm các chính sách và và mục tiêu của công ty.  Chính sách là những quan điểm của công ty về những lĩnh vực nhất định.
• Mục tiêu là những lĩnh vực cần hướng tới thể hiện qua các con số cụ thể, mục tiêu là sự cụ thể hoá của chính sách.
• Sổ tay: là tài liệu qui định một Hệ thống quản lý của Công ty.
• Thủ tục: cách thức ấn định để thực hiện một hoạt động hay một qúa trình trong một hay nhiều lĩnh vực.
• Hướng dẫn công việc: cách thức ấn định để thực hiện một công việc chuyên biệt, cụ thể trong một hoạt động.
• Biểu mẫu: là tài liệu đã có một hình thức sẵn có, áp dụng cho cùng một nội dung cho nhiều hành động khác nhau.
• Bản vẽ, sơ đồ: là các bản vẽ thiết kế, sơ đồ tổ chức liên quan đến các hoạt động của Công ty.
• Tài liệu bên ngoài: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Công ty được Ban Giám Đốc phê duyệt cho sử dụng trong Công ty.
• Tiêu chuẩn: là mức độ qui định cho một yêu cầu cụ thể cho một lĩnh vực nhất định.
• Qui định: Nêu những điều phải theo để quản lý một lĩnh vực.
• Kế hoạch: Là những sự việc định làm, giúp sắp xếp công tác có hệ thống qui vào một mục đích nhất định và thực hiện trong một thời gian định trước.

—————————————————-o0o———————————————————–

Phiếu đề nghị làm tài liệu mới

PHIẾU ĐỀ NGHỊ LÀM TÀI LIỆU MỚI
(mã số:  HC – 15 – BM01)

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty
Lãnh đạo cấp trên

Người đề nghị : …………………………………………………Bộ phận : ………………………..

Mục đích của việc làm tài liệu mới:………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

Nay đề xuất làm tài liệu mới với nội dung như sau:

Tên tài liệu mới : …………………………………………………………………………………….

Nội dung của tài liệu :……… ………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

Nơi nhận:	TP Hồ Chí Minh, Ngày ….tháng….năm 202…
Ông/Bà:…………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………	Người đề xuất ký tên Họ và tên:……………………………….

Phần ý kiến của Lãnh đạo cấp trên

Không đồng ý: (Vui lòng thông báo cho người đề nghị biết Đồng ý: Người được chỉ định soạn thảo là: ……………………………………………

TP Hồ Chí Minh, Ngày ..tháng….năm 202… Lãnh đạo ký tên Họ và tên:……………………………….

Phần dành cho người soạn thảo

• Người soạn thảo thực hiện theo hướng dẫn công việc soạn thảo tài liệu (tham khảo thêm Thủ tục kiểm soát tài liệu).
• Ý kiến của người soạn thảo tài liệu:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Sau khi soạn thảo xong, người soạn thảo liên hệ Phòng HCNS để xác định số của tài liệu cho phù hợp trước khi ký và chuyển cho Trưởng bộ phận ký và phần xem xét.

Ghi chú:	TP Hồ Chí Minh, Ngày ….tháng….năm 202…
Sau khi ký tên xong, người soạn thảo chuyển tài liệu đã được ký vào ô soạn thảo, ô xem xét kèm phiếu đề xuất này cho Phòng HCNS làm Thủ tục phê duyệt và phân phối	Người soạn thảo ký tên Họ và tên:……………………………….

Phần dành cho Phòng HCNS (trách nhiệm kiểm soát tài liệu của Công ty)

Nhận xét:	TP Hồ Chí Minh, Ngày ….tháng….năm 20.…
1. Phù hợp về hình thức tài liệu: Có phù hợp                    Không phù hợp 2. Phù hợp về tính hệ thống: Có phù hợp                    Không phù hợp	TP Hành chánh – Nhân sự Họ và tên:……………………………….

Ghi chú: Nếu không phù hợp, Phòng HCNS chuyển tài liệu lại cho  bộ phận soạn thảo chỉnh sửa lại, nếu phù hợp thì chuyển tài liệu cùng với phiếu này lên Ban Giám đốc phê duyệt.  Sau đó phân phối tài liệu và lưu phiếu đề nghị.

Danh sách phân phối tài liệu

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

(mã số:  HC – 15 – BM02)

Stt

Tên tài liệu

Mã số

Ngày ban hành

Số ban hành

Bộ phận nhận tài liệu “dánh số từ 1…”

 

 

 

Stt	Chức danh	Bộ phận	Họ và Tên	Ký nhận	Ghi chú khi thu hồi

Lưu ý : Bộ phận được nhận đánh dấu “x”, không được nhận đánh dấu “o”

Ghi chú: Phần bộ phận bên trên được đánh số thứ tự theo số tiến, phần bộ phận bên dưới ghi rõ tên bộ phận và ghi thêm mã số bộ phận bên trên.

Phê duyệt Giám đốc Công ty

Trưởng phòng HCNS

Ngày……tháng……năm 200… Người kiểm soát tài liệu

Danh sách tài liệu

DANH SÁCH TÀI LIỆU

(mã số:  HC – 15 – BM03)

Bộ phận:…………………………………………………………………………………………

Stt	Tên tài liệu	Mã số	Thời gian ban hành	Lần ban hành	Bộ phận soạn thảo	Ghi chú

Trưởng bộ phận

Ngày……tháng……năm 200… Người lập

Phiếu đề nghị thay đổi tài liệu

PHIẾU ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI TÀI LIỆU
(mã số:  HC – 15 – BM04)

Kính gởi: Ban Giám đốc Công ty
Lãnh đạo cấp trên

Người đề nghị : …………………………………………………Bộ phận : ………………………..

Tên tài liệu mới : …………………………………………………………………………………….

Mã số tài liệu:………………………….ngày ban hành……………………lần ban  hành:……….

Lý do đề nghị việc thay đổi:………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

Nay đề nghị thay đổi với nội dung như sau:

Stt	Trang, Chương, Mục đề nghị thay đổi	Nội dung đề nghị thay đổi		Ý kiến
				Chấp thuận	Không chấp thuận

Nơi nhận:				Ngày …..tháng….năm 200…
Ông/Bà:…………………………………… ……………………………………………….. …………………………………………………				Người đề xuất ký tên Họ và tên:……………………………….

Phần ý kiến của Lãnh đạo cấp trên

Không đồng ý: (Vui lòng thông báo cho người đề nghị biết) Đồng ý: Người được chỉ định soạn thảo là: …………………………………………………..

TP HCM, Ngày …..tháng….năm 20..… Lãnh đạo ký tên Họ và tên:……………………………….

Phần dành cho người soạn thảo

• Người soạn thảo thực hiện theo hướng dẫn công việc soạn thảo tài liệu (tham khảo thêm Thủ tục kiểm soát tài liệu).
• Ý kiến của người soạn thảo tài liệu:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Sau khi soạn thảo xong, người soạn thảo liên hệ Phòng HCNS để xác định số của tài liệu cho phù hợp trước khi ký và chuyển cho Trưởng bộ phận ký và phần xem xét.

Ghi chú:	TP HCM, Ngày …..tháng….năm 200…
Sau khi ký tên xong, người soạn thảo chuyển tài liệu đã được ký vào ô soạn thảo, ô xem xét kèm phiếu đề xuất này cho Phòng HCNS làm Thủ tục phê duyệt và phân phối	Người soạn thảo ký tên Họ và tên:……………………………….

Phần dành cho Phòng HCNS (trách nhiệm kiểm soát tài liệu của Công ty)

Nhận xét:	TP HCM, Ngày …..tháng….năm 202…
1. Phù hợp về hình thức tài liệu: Có phù hợp                    Không phù hợp 2. Phù hợp về tính hệ thống: Có phù hợp                    Không phù hợp	TP Hành chánh – Nhân sự Họ và tên:……………………………….

Ghi chú: Nếu không phù hợp, Phòng HCNS chuyển tài liệu lại cho  bộ phận soạn thảo chỉnh sửa lại, nếu phù hợp thì chuyển tài liệu cùng với phiếu này lên Ban Giám đốc phê duyệt.  Sau đó phân phối tài liệu và lưu phiếu đề nghị.

Phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngoài

PHIẾU ĐỀ NGHỊ ÁP DỤNG TÀI LIỆU BÊN NGOÀI
(mã số:  HC – 15 – BM05)

Kính gởi: Ban Giám đốc Công ty

Người đề xuất : …………………………………………………Bộ phận : ………………………..

Nay đề xuất áp dụng tài liệu bên ngoài như sau:

Stt	Tên tài liệu	Nội dung	Ngày ban hành	Mã số	Mã số tham khảo của Cty	Mục đích sử dụng

Phê duyệt		Ngày ..tháng….năm 202…
Giám đốc Công ty	Trưởng bộ phận	Người đề xuất ký tên

Biên bản giao nhận tài liệu