Khi nào phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang phát sinh nhu cầu chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài để phục vụ hoạt động quản trị, vận hành và kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ khi nào phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới? Bài viết dưới đây Luật Trí Minh sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ thời điểm bắt buộc lập hồ sơ đánh giá tác động, từ đó chủ động tuân thủ pháp luật và bảo vệ an toàn dữ liệu cá nhân.

1. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là gì?

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là hành động gửi, truyền tải hoặc cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam cho các tổ chức, cá nhân đặt tại địa điểm nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam. Điều này bao gồm việc di chuyển dữ liệu về mặt vật lý (như gửi file qua email, ổ cứng) hoặc kỹ thuật số (như đẩy dữ liệu lên các máy chủ đám mây Google, AWS, Azure có server đặt tại quốc gia khác).

Đáng chú ý, khái niệm này còn bao gồm cả trường hợp dữ liệu vẫn được lưu trữ tại Việt Nam nhưng bên nước ngoài được cấp quyền truy cập, xử lý hoặc quản trị thông qua hệ thống mạng. Do đó, bất kể doanh nghiệp sử dụng phần mềm quốc tế (SaaS), lưu trữ Cloud hay chỉ đơn giản là chia sẻ dữ liệu cho công ty mẹ ở nước ngoài để phân tích, tất cả đều được coi là hành vi chuyển dữ liệu xuyên biên giới và phải tuân thủ các thủ tục pháp lý tương ứng.

2. Khi nào phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới?

Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức và cá nhân bắt buộc phải lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (Transfer Impact Assessment – TIA/Cross-Border Transfer Impact Assessment) khi phát sinh hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra ngoài lãnh thổ Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

• Chuyển dữ liệu cá nhân đang được lưu trữ tại Việt Nam sang hệ thống máy chủ, trung tâm dữ liệu hoặc nền tảng lưu trữ đặt ngoài lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
• Chuyển giao hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân từ cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài dưới bất kỳ hình thức nào;
• Sử dụng hệ thống, nền tảng hoặc dịch vụ xử lý dữ liệu đặt ở nước ngoài để xử lý dữ liệu cá nhân được thu thập từ cá nhân tại Việt Nam, dù bên sử dụng là tổ chức, cá nhân trong nước hay ở nước ngoài.

3. Thời điểm phải lập hồ sơ

Để bảo đảm việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới diễn ra đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời điểm lập hồ sơ đánh giá tác động theo yêu cầu của pháp luật.

• Trước khi tiến hành chuyển dữ liệu lần đầu: hồ sơ đánh giá tác động phải được lập với đầy đủ nội dung theo quy định. 
• Gửi hồ sơ đến Cơ quan quản lý: doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong 60 ngày kể từ ngày bắt đầu chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới lần đầu tiên.

Lưu ý: Hồ sơ chỉ cần lập 1 lần cho mỗi trường hợp chuyển. Tuy nhiên, nếu có thay đổi liên quan (thay đổi mục đích xử lý, đối tác nước ngoài, loại dữ liệu xử lý…), hồ sơ cần được cập nhật và gửi lại cơ quan quản lý theo quy định. 

4. Các trường hợp được miễn lập hồ sơ đánh giá tác động

Theo quy định, không phải mọi hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới đều bắt buộc phải lập hồ sơ đánh giá tác động. Một số trường hợp sau đây được xem xét miễn thực hiện nghĩa vụ lập hồ sơ, nếu đáp ứng đúng điều kiện pháp luật:

• Hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
• Cơ quan, tổ chức lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động thuộc chính cơ quan, tổ chức đó trên nền tảng hoặc dịch vụ điện toán đám mây phục vụ hoạt động quản lý nội bộ;
• Chủ thể dữ liệu cá nhân tự mình thực hiện việc chuyển dữ liệu cá nhân của chính mình ra ngoài lãnh thổ Việt Nam;
• Các trường hợp miễn lập hồ sơ khác theo quy định cụ thể của Chính phủ.

5. Hồ sơ đánh giá tác động cần những gì?

Một hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới cần trình bày đầy đủ các nội dung chính sau:

• Báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài: Phải được lập theo mẫu quy định (Mẫu số 06 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 13), trình bày chi tiết về mục đích, loại dữ liệu và các biện pháp bảo mật.
• Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận chuyển giao dữ liệu: Bản sao các văn bản pháp lý thể hiện sự ràng buộc chặt chẽ về trách nhiệm và nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu giữa bên chuyển (tại Việt Nam) và bên nhận (ở nước ngoài).
• Hệ thống chính sách bảo vệ dữ liệu nội bộ: Các văn bản quy định, quy trình vận hành và tiêu chuẩn kỹ thuật mà đơn vị đang áp dụng để bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Các biểu mẫu liên quan: Các mẫu phiếu đồng ý của chủ thể dữ liệu, mẫu thông báo xử lý dữ liệu hoặc các tài liệu hướng dẫn thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu.
• Tài liệu chứng minh năng lực bảo mật: Các chứng chỉ an toàn thông tin (nếu có) hoặc tài liệu mô tả hạ tầng kỹ thuật của cả bên chuyển và bên tiếp nhận nhằm đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ khi ra nước ngoài.

6. Hậu quả pháp lý nếu không lập hồ sơ đánh giá tác động

Việc không lập hoặc không thực hiện đầy đủ hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có thể khiến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng, cụ thể như sau:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, với mức phạt có thể tăng nặng tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và loại dữ liệu bị chuyển;
• Bị yêu cầu tạm dừng, đình chỉ hoặc chấm dứt hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, cho đến khi hoàn tất đầy đủ hồ sơ đánh giá tác động theo quy định;
• Phải khắc phục hậu quả, bao gồm việc thu hồi, xóa hoặc ngừng xử lý dữ liệu cá nhân đã chuyển trái quy định, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh;
• Phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với chủ thể dữ liệu, trong trường hợp xảy ra rò rỉ, mất mát, lộ lọt dữ liệu cá nhân hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân;
• Ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh và niềm tin của đối tác, khách hàng, đặc biệt đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, tài chính, thương mại điện tử và dịch vụ số.

7. Dịch vụ hỗ trợ pháp lý tại Luật Trí Minh

Với kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp và bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp trong quá trình tuân thủ quy định về chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, bao gồm:

✅ Tư vấn xác định doanh nghiệp có thuộc đối tượng bắt buộc lập hồ sơ hay không
✅ Soạn thảo Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới
✅ Đại diện giao nộp hồ sơ đúng thời hạn tại cơ quan quản lý
✅ Rà soát biện pháp kỹ thuật, hợp đồng đảm bảo tuân thủ PDPL và Nghị định hướng dẫn

8. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại Luật Trí Minh

Trong bối cảnh pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới ngày càng được siết chặt, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ đúng quy định mà còn phải bảo đảm hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, an toàn. Việc lựa chọn một đơn vị tư vấn pháp lý giàu kinh nghiệm, am hiểu thực tiễn là giải pháp giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro và tối ưu chi phí tuân thủ. Luật Trí Minh tự hào là đối tác pháp lý đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhờ những lợi thế nổi bật sau:

• Kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt là tư vấn và thực hiện hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới;
• Tư vấn đúng trọng tâm, đúng nghĩa vụ pháp lý, giúp doanh nghiệp xác định chính xác trường hợp bắt buộc lập hồ sơ, tránh rủi ro pháp lý do hiểu sai hoặc áp dụng sai quy định;
• Cung cấp dịch vụ trọn gói từ rà soát, soạn thảo đến đại diện làm việc với cơ quan quản lý nhà nước, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực;
• Đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý am hiểu pháp luật và thực tiễn áp dụng, luôn cập nhật kịp thời các quy định mới liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin và dữ liệu của khách hàng, bảo đảm an toàn trong suốt quá trình tư vấn và thực hiện dịch vụ;
• Hỗ trợ tư vấn lâu dài sau khi hoàn tất hồ sơ, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cập nhật, điều chỉnh và duy trì tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi có thay đổi phát sinh.
• Tư vấn giải pháp tuân thủ linh hoạt theo mô hình hoạt động của từng doanh nghiệp, từ doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp FDI đến các tập đoàn có hệ thống xử lý dữ liệu đa quốc gia, giúp bảo đảm tuân thủ pháp luật nhưng không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Trên đây là những chia sẻ về “Khi nào phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới?”. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được đội ngũ luật sư hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.