Hồ sơ và thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân hiện nay

Thành lập doanh nghiệp tư nhân là lựa chọn phù hợp với cá nhân muốn trực tiếp sở hữu và điều hành hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, mô hình này có đặc thù về trách nhiệm tài sản, vốn đầu tư và quyền quản lý mà chủ doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi đăng ký. Bài viết dưới đây Luật Trí Minh cung cấp thông tin về điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân theo quy định hiện hành.

1. Doanh nghiệp tư nhân là gì?

Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân duy nhất làm chủ và trực tiếp chịu trách nhiệm đối với hoạt động kinh doanh.

Căn cứ Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân phải tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây là đặc điểm thể hiện chế độ trách nhiệm vô hạn của chủ doanh nghiệp.

Pháp luật cũng quy định mỗi cá nhân chỉ được thành lập một doanh nghiệp tư nhân và không được đồng thời giữ tư cách chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

Ngoài ra, doanh nghiệp tư nhân không được phát hành chứng khoán để huy động vốn. Loại hình này cũng không được góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp tại công ty hợp danh, công ty TNHH và công ty cổ phần.

2. Điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân

Để đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện về chủ thể, tên doanh nghiệp, trụ sở, ngành nghề và vốn đầu tư theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

2.1. Điều kiện chung

• Về tên doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định pháp luật, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Về trụ sở chính: Doanh nghiệp phải có trụ sở tại Việt Nam với địa chỉ xác định rõ ràng và phù hợp với quy định về địa điểm đặt trụ sở.
• Về ngành, nghề kinh doanh: Chỉ được đăng ký những ngành nghề pháp luật không cấm. Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng trước hoặc trong quá trình hoạt động.
• Về vốn đầu tư: Chủ doanh nghiệp tự đăng ký mức vốn đầu tư phù hợp với hoạt động kinh doanh và phải đáp ứng mức vốn tối thiểu nếu ngành nghề đăng ký có yêu cầu.
• Về thông tin đăng ký: Các thông tin kê khai trong hồ sơ, đặc biệt là vốn đầu tư, phải chính xác, trung thực và chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm về nội dung đã đăng ký.

2.2. Điều kiện riêng đối với doanh nghiệp tư nhân

Bên cạnh các điều kiện chung, doanh nghiệp tư nhân có một số yêu cầu riêng về chủ sở hữu và trách nhiệm tài sản:

• Chủ doanh nghiệp phải là cá nhân: Doanh nghiệp tư nhân chỉ có một cá nhân làm chủ, không thuộc quyền sở hữu của tổ chức.
• Mỗi cá nhân chỉ được thành lập một doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
• Chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản: Chủ doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm vô hạn đối với mọi nghĩa vụ tài sản phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp.
• Không được phát hành chứng khoán: Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào để huy động vốn.
• Hạn chế quyền góp vốn, mua cổ phần: Doanh nghiệp tư nhân không được góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp tại công ty hợp danh, công ty TNHH và công ty cổ phần.

3. Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Để thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành. Thành phần hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng Mẫu số 01 – Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp: Chuẩn bị bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, nếu chủ doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý trong hồ sơ.
• Văn bản ủy quyền: Trường hợp chủ doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho cá nhân khác, cần bổ sung văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.

4. Thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân

Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân được thực hiện qua các bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể được nộp theo các hình thức:

• Trực tiếp: Nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Qua bưu chính: Gửi hồ sơ đến địa chỉ của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Trực tuyến: Thực hiện đăng ký thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận và kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ. Việc xử lý hồ sơ được thực hiện khi đáp ứng các yêu cầu theo quy định, trong đó có:

• Hồ sơ có đầy đủ thành phần cần thiết;
• Tên doanh nghiệp được đăng ký đúng quy định;
• Thông tin liên hệ của người nộp hồ sơ đầy đủ;
• Các khoản lệ phí phải nộp đã được thực hiện theo quy định.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc. Trường hợp không đủ điều kiện đăng ký, hồ sơ sẽ bị từ chối và cơ quan có thẩm quyền phải nêu rõ lý do.

Đối với hình thức đăng ký trực tuyến, người thực hiện sử dụng tài khoản đăng ký để kê khai thông tin, tải hồ sơ điện tử, xác nhận hồ sơ và thanh toán các khoản phí, lệ phí theo hướng dẫn. Thông báo về quá trình tiếp nhận và kết quả xử lý được gửi qua hệ thống điện tử.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp tư nhân.

Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, thời gian giải quyết được tính theo quy định sau khi hồ sơ được hoàn thiện và đáp ứng đầy đủ yêu cầu.

Bước 4: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo thời hạn và trình tự pháp luật quy định.

Việc công bố thông tin giúp bảo đảm tính công khai của các nội dung đăng ký và là nghĩa vụ mà doanh nghiệp cần thực hiện sau khi thành lập.

5. Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân trong bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân phụ thuộc vào tính hợp lệ của hồ sơ. Theo quy định, nếu hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ có nội dung chưa chính xác hoặc chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

6. Những việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp tư nhân

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện thêm một số thủ tục để doanh nghiệp có thể chính thức đi vào hoạt động. Trước hết, doanh nghiệp cần công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia theo thời hạn pháp luật quy định. Đồng thời, chủ doanh nghiệp có thể tiến hành khắc con dấu để phục vụ các giao dịch, ký kết hợp đồng và hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được chủ động quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu, đồng thời không phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tiếp đó, chủ doanh nghiệp cần hoàn thiện các thủ tục liên quan đến thuế và tổ chức hoạt động tài chính. Việc kê khai, đăng ký các nội dung về thuế cần được thực hiện theo quy định hiện hành nhằm bảo đảm doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế ngay từ khi bắt đầu hoạt động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngân hàng để phục vụ việc thanh toán, thu chi và các giao dịch trong quá trình kinh doanh.

Trong quá trình chuẩn bị vận hành, doanh nghiệp tư nhân cũng cần đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Tùy thuộc vào phương thức và lĩnh vực kinh doanh, chủ doanh nghiệp lựa chọn giải pháp hóa đơn phù hợp, thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan thuế trước khi sử dụng để bảo đảm việc lập và xuất hóa đơn đúng quy định.

Cuối cùng, chủ doanh nghiệp cần rà soát các điều kiện kinh doanh áp dụng đối với ngành, nghề đã đăng ký. Nếu hoạt động thuộc ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và giấy phép chuyên ngành trước khi triển khai. Trường hợp có sử dụng lao động, doanh nghiệp cũng cần thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến lao động, bảo hiểm và những thủ tục pháp lý khác trong quá trình hoạt động.

7. Những lưu ý khi thành lập doanh nghiệp tư nhân

Trước khi lựa chọn mô hình doanh nghiệp tư nhân, cá nhân nên cân nhắc kỹ đặc điểm chịu trách nhiệm tài sản và khả năng huy động vốn của loại hình này.

• Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản: Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý vì nghĩa vụ tài sản của doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến tài sản của chủ doanh nghiệp.
• Không có tư cách pháp nhân độc lập: Doanh nghiệp tư nhân không có sự tách biệt hoàn toàn về trách nhiệm tài sản giữa doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp như công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.
• Khả năng huy động vốn hạn chế: Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành chứng khoán.
• Chỉ một cá nhân làm chủ: Không thể có nhiều cá nhân cùng đứng tên sở hữu doanh nghiệp tư nhân.
• Cân nhắc ngành nghề kinh doanh: Nếu lựa chọn ngành nghề có điều kiện, cần kiểm tra các giấy phép và điều kiện phải đáp ứng trước khi hoạt động.
• Kê khai vốn chính xác: Chủ doanh nghiệp cần đăng ký chính xác vốn đầu tư và quản lý, ghi chép đầy đủ vốn, tài sản sử dụng cho hoạt động kinh doanh.

8. Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tư nhân tại Luật Trí Minh

Thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân đúng quy định giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế những sai sót trong quá trình đăng ký. Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp tư nhân theo nhu cầu thực tế của khách hàng.

• Tư vấn mô hình và điều kiện: Phân tích đặc điểm doanh nghiệp tư nhân, quyền và nghĩa vụ của chủ doanh nghiệp trước khi đăng ký.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ: Hướng dẫn thông tin, biểu mẫu và giấy tờ cần thiết theo quy định hiện hành.
• Đại diện thực hiện thủ tục: Hỗ trợ nộp và theo dõi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo phạm vi ủy quyền.
• Hỗ trợ sau thành lập: Tư vấn các công việc cần thực hiện sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Hạn chế sai sót: Kiểm tra thông tin về tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn đầu tư và các nội dung đăng ký trước khi nộp hồ sơ.

Với đội ngũ có kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Luật Trí Minh hướng đến giải pháp phù hợp với từng trường hợp, giúp khách hàng chủ động hơn trong quá trình thành lập và đưa doanh nghiệp vào hoạt động.

9. Câu hỏi thường gặp về thành lập doanh nghiệp tư nhân

9.1. Thành lập doanh nghiệp tư nhân cần bao nhiêu vốn?

Pháp luật không quy định một mức vốn tối thiểu chung đối với doanh nghiệp tư nhân, trừ trường hợp ngành, nghề kinh doanh có quy định riêng về vốn hoặc điều kiện tài chính. Chủ doanh nghiệp tự đăng ký vốn đầu tư và phải kê khai chính xác số vốn đăng ký.

9.2. Doanh nghiệp tư nhân có cần điều lệ không?

Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ nên hồ sơ đăng ký không bao gồm điều lệ doanh nghiệp. Hồ sơ cơ bản gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp theo quy định.

9.3. Một người được thành lập bao nhiêu doanh nghiệp tư nhân?

Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân. Đồng thời, chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

9.4. Doanh nghiệp tư nhân có được góp vốn vào công ty khác không?

Không. Doanh nghiệp tư nhân không được quyền góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp trong công ty hợp danh, công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.

Kết luận

Thành lập doanh nghiệp tư nhân có thủ tục tương đối đơn giản nhưng chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về trách nhiệm tài sản, vốn đầu tư và các hạn chế riêng của mô hình này. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh