Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể mới

Thành lập hộ kinh doanh cá thể là lựa chọn phù hợp với nhiều cá nhân, hộ gia đình khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để thủ tục diễn ra thuận lợi, cần nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện. Luật Trí Minh cung cấp thông tin pháp lý cần thiết, giúp bạn chủ động chuẩn bị và hạn chế sai sót khi đăng ký hộ kinh doanh.

1. Hộ kinh doanh cá thể là gì?

Theo quy định hiện hành, pháp luật sử dụng thuật ngữ “hộ kinh doanh” thay cho cách gọi phổ biến là “hộ kinh doanh cá thể”.

Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ.

Trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình cùng thành lập, các thành viên phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên làm người đại diện hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

Hộ kinh doanh có thể hoạt động tại trụ sở và các địa điểm kinh doanh khác. Đáng chú ý, theo quy định mới, một hộ kinh doanh có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trên phạm vi cả nước nhưng phải thực hiện thông báo theo quy định về quản lý thuế và quản lý thị trường.

2. Điều kiện thành lập hộ kinh doanh cá thể

Để đăng ký hộ kinh doanh thuận lợi, chủ hộ cần đáp ứng các điều kiện cơ bản về chủ thể, tên gọi, địa điểm, ngành nghề và vốn, cụ thể:

• Chủ thể đăng ký: Công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc trường hợp bị pháp luật cấm thành lập hộ kinh doanh. Mỗi cá nhân chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc.
• Tên hộ kinh doanh: Tên phải gồm cụm từ “Hộ kinh doanh” và tên riêng, không sử dụng các từ “công ty”, “doanh nghiệp” hoặc tên gọi vi phạm quy định về văn hóa, đạo đức. Tên riêng không được trùng với hộ kinh doanh đã đăng ký trong phạm vi cấp xã.
• Địa điểm kinh doanh: Hộ kinh doanh phải có địa chỉ trụ sở đăng ký hợp lệ và có thể hoạt động tại nhiều địa điểm theo quy định. Không sử dụng căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở làm địa điểm kinh doanh.
• Ngành nghề và vốn: Được kinh doanh những ngành, nghề pháp luật không cấm; ngành nghề có điều kiện phải đáp ứng đủ điều kiện trước khi hoạt động. Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu hoặc tối đa đối với hộ kinh doanh.
• Lao động: Từ ngày 01/07/2025, hộ kinh doanh không còn bị giới hạn số lượng lao động được sử dụng.

3. Những thay đổi chính về đăng ký thành lập hộ kinh doanh từ 1/7/2025

Từ ngày 1/7/2025, quy định về đăng ký hộ kinh doanh có một số thay đổi đáng chú ý mà cá nhân, hộ gia đình cần nắm rõ:

• Thẩm quyền đăng ký chuyển xuống cấp xã: Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thay vì cấp huyện như trước.
• Sử dụng mã định danh cá nhân: Đối với cá nhân kinh doanh không thành lập doanh nghiệp, mã định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế. Thông tin đăng ký cần bảo đảm thống nhất với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Bổ sung hệ thống biểu mẫu mới: Từ ngày 1/7/2025, hộ kinh doanh áp dụng các biểu mẫu kê khai, đăng ký và báo cáo thuế mới theo quy định của Bộ Tài chính.
• Hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm: Hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.

4. Hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh

Để thực hiện thủ tục thành lập hộ kinh doanh, người đăng ký cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản sau:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu quy định.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân của chủ hộ kinh doanh; trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thì chuẩn bị giấy tờ pháp lý của các thành viên liên quan.
• Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh, áp dụng khi hộ kinh doanh do các thành viên trong gia đình cùng đăng ký.
• Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên đứng tên làm chủ hộ kinh doanh.

5. Quy trình thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể

5.1. Quy trình thành lập hộ kinh doanh cá thể tại cơ quan đăng ký

Từ ngày 1/7/2025, thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Người đăng ký có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thực hiện trực tuyến theo quy định.

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết theo quy định.

– Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hình thức trực tuyến đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

– Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra

Cơ quan đăng ký tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và điều kiện đăng ký hộ kinh doanh.

– Bước 4: Bổ sung hồ sơ nếu cần

Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan đăng ký thông báo bằng văn bản và nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

– Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận

Nếu hồ sơ hợp lệ và đáp ứng đầy đủ điều kiện, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

– Bước 6: Nhận kết quả

Chủ hộ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo hình thức đã đăng ký.

5.2. Hướng dẫn cách nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh online 2026

Đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến giúp người đăng ký chủ động thực hiện thủ tục mà không cần trực tiếp đến cơ quan đăng ký. Các bước thực hiện cơ bản gồm:

• Bước 1: Truy cập hệ thống đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến và đăng nhập bằng tài khoản phù hợp.
• Bước 2: Chọn chức năng “Đăng ký hộ kinh doanh”, sau đó lựa chọn thủ tục đăng ký thành lập mới hộ kinh doanh.
• Bước 3: Xác nhận thông tin và lựa chọn loại hình đăng ký tương ứng.
• Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin theo nội dung của Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và các giấy tờ kèm theo.
• Bước 5: Chỉ định người có thẩm quyền ký xác thực và thực hiện ký số hồ sơ theo yêu cầu.
• Bước 6: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, hoàn thiện hồ sơ và gửi hồ sơ trực tuyến.

6. Thành lập hộ kinh doanh cá thể cần bao nhiêu vốn?

Pháp luật hiện hành không quy định một mức vốn tối thiểu chung để thành lập hộ kinh doanh. Do đó, chủ hộ có thể tự xác định mức vốn phù hợp với quy mô và khả năng tài chính của mình.

Mức vốn nên được cân nhắc dựa trên:

• Chi phí thuê mặt bằng.
• Chi phí mua hàng, nguyên vật liệu.
• Chi phí máy móc, thiết bị.
• Chi phí nhân công.
• Chi phí marketing, quảng cáo.
• Chi phí vận hành trong thời gian đầu.

Tuy nhiên, đối với một số ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, pháp luật chuyên ngành có thể đặt ra yêu cầu về vốn hoặc điều kiện tài chính. Khi đó, hộ kinh doanh phải đáp ứng các điều kiện tương ứng trước khi hoạt động.

7. Nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh sau khi thành lập

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế và hóa đơn để bảo đảm hoạt động kinh doanh đúng quy định. Một số nội dung cần lưu ý gồm:

• Thực hiện nghĩa vụ thuế: Hộ kinh doanh căn cứ vào doanh thu và phương thức tính thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định. Từ năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống thuộc ngưỡng không phải nộp thuế GTGT, TNCN theo quy định hiện hành.
• Không còn phải nộp lệ phí môn bài: Kể từ ngày 01/01/2026, việc thu và nộp lệ phí môn bài được chấm dứt. Hộ kinh doanh không phải kê khai, nộp lệ phí môn bài cho năm 2026 và các năm tiếp theo.
• Sử dụng hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Trường hợp trong năm doanh thu vượt ngưỡng 01 tỷ đồng thì phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định.
• Tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ: Hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện lập, quản lý và sử dụng hóa đơn đúng quy định để hạn chế nguy cơ bị xử phạt về thuế.

8. Những việc cần làm sau khi thành lập hộ kinh doanh

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ nên nhanh chóng hoàn tất một số công việc cần thiết để hoạt động kinh doanh đúng quy định:

• Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Kết quả được cấp bởi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã theo quy định hiện hành.
• Hoàn thiện thông tin thuế: Thông tin đăng ký hộ kinh doanh được liên thông với cơ quan thuế. Chủ hộ cần kiểm tra, bảo đảm thông tin đăng ký thống nhất và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo doanh thu, phương pháp tính thuế áp dụng.
• Mở tài khoản phục vụ kinh doanh: Có thể mở tài khoản ngân hàng phù hợp để thuận tiện cho việc nhận, thanh toán và quản lý dòng tiền trong quá trình hoạt động.
• Lắp đặt và treo biển hiệu: Thực hiện biển hiệu tại địa điểm kinh doanh, bảo đảm thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết và phù hợp với quy định.
• Thực hiện chế độ sổ sách, chứng từ: Hộ kinh doanh cần tổ chức việc ghi chép, lưu trữ chứng từ, sổ sách và tài liệu liên quan để phục vụ công tác quản lý, kê khai thuế.
• Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khi thuộc diện áp dụng: Trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định về hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký và sử dụng đúng loại hóa đơn được yêu cầu.
• Kê khai và nộp thuế đúng hạn: Theo dõi thời hạn khai, nộp thuế và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Lưu ý: Chủ hộ cần lựa chọn tên đúng quy định, theo dõi doanh thu để thực hiện nghĩa vụ thuế và hóa đơn điện tử phù hợp. Đồng thời, nên cân nhắc mô hình doanh nghiệp nếu hoạt động kinh doanh có quy mô lớn hoặc định hướng mở rộng trong tương lai. 

9. Một số lưu ý khi thành lập hộ kinh doanh cá thể

Để hạn chế sai sót trong quá trình đăng ký và hoạt động, cá nhân nên lưu ý:

• Kiểm tra ngành nghề trước khi đăng ký: Một số ngành nghề yêu cầu giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh riêng.
• Đặt tên đúng quy định: Không sử dụng các cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”, “tập đoàn”… trong tên hộ kinh doanh.
• Xác định địa chỉ trụ sở chính xác: Địa chỉ cần phù hợp với quy định và thuận tiện cho việc quản lý.
• Lựa chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp: Khi đăng ký ngành nghề chính cần lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn theo quy định; các ngành nghề khác được ghi theo quy định tương ứng.
• Theo dõi doanh thu thường xuyên: Ngưỡng doanh thu ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và hóa đơn điện tử.
• Chú ý hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Không nhầm lẫn giấy đăng ký với giấy phép chuyên ngành: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không thay thế các giấy phép kinh doanh có điều kiện.
• Kê khai thông tin chính xác: Chủ hộ tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin trong hồ sơ đăng ký.

10. Dịch vụ tư vấn thành lập hộ kinh doanh tại Luật Trí Minh

Việc thành lập hộ kinh doanh tưởng đơn giản nhưng vẫn có thể phát sinh vướng mắc liên quan đến tên hộ kinh doanh, ngành nghề, địa chỉ, hồ sơ đăng ký, thuế và hóa đơn điện tử. Luật Trí Minh cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập hộ kinh doanh nhằm hỗ trợ khách hàng hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và hạn chế sai sót.

• Tư vấn điều kiện thành lập hộ kinh doanh.
• Tư vấn tên và ngành nghề kinh doanh.
• Tư vấn địa chỉ trụ sở, địa điểm kinh doanh.
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thành lập hộ kinh doanh.
• Soạn thảo hồ sơ đăng ký theo quy định.
• Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký.
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.
• Nhận và bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Tư vấn nghĩa vụ thuế sau khi thành lập.
• Tư vấn hóa đơn điện tử và các thủ tục cần thực hiện trong quá trình hoạt động.

11. FAQs – Câu hỏi thường gặp khi thành lập hộ kinh doanh cá thể

11.1. Hộ kinh doanh có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Không phải mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.

Hộ kinh doanh có doanh thu từ ngưỡng thấp hơn không mặc nhiên phải sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng có thể đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện.

11.2. Một cá nhân được đứng tên thành lập tối đa bao nhiêu hộ kinh doanh?

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, một cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình thuộc đối tượng được thành lập hộ kinh doanh chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh đó có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trong phạm vi cả nước theo quy định.

11.3. Hộ kinh doanh có được đăng ký nhiều ngành nghề không?

Có. Hộ kinh doanh được quyền đăng ký nhiều ngành, nghề mà pháp luật không cấm.

Khi đăng ký, hộ kinh doanh lựa chọn một ngành kinh tế cấp bốn để ghi ngành, nghề kinh doanh chính. Đối với các ngành, nghề khác, việc ghi ngành nghề thực hiện theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP và pháp luật chuyên ngành.

Nếu kinh doanh ngành, nghề có điều kiện, hộ kinh doanh phải đáp ứng đầy đủ điều kiện trước và trong quá trình hoạt động.

Thành lập hộ kinh doanh cá thể là giải pháp phù hợp với nhiều cá nhân, hộ gia đình có nhu cầu kinh doanh độc lập với quy mô vừa và nhỏ. Trong trường hợp cần trao đổi chi tiết hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Luật Trí Minh, vui lòng liên hệ qua Email: contact@luattriminh.vn hoặc số Hotline: 024 3766 9599 (Hà Nội) và 028 3933 3323 (TP.HCM) để được hỗ trợ kịp thời.

————————-

Liên hệ để được tư vấn

Hà Nội: 024 3766 9599

TP.HCM: 028 3933 3323

Email: contact@luattriminh.vn

Zalo: https://zalo.me/1348045542689641225

Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà Việt/Viet Tower, Số 1 phố Thái Hà, Phường Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

Chi nhánh: Lầu 11, Toà nhà Vimedimex, số 246 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh